Circolare numero 132 del 11-10-2011

Nuove modalità di gestione del contenzioso amministrativo e giudiziario INPS

La circolare integra il modello organizzativo delle sedi di produzione e definisce una nuova disciplina, in via sperimentale su tutto il territorio nazionale, per il presidio del contenzioso amministrativo e giudiziario. L’intervento mira a rafforzare l’autotutela, rendere più efficiente il flusso istruttorio e migliorare il coordinamento tra strutture amministrative, uffici legali e avvocature.

Finalità dell’intervento organizzativo

La circolare si colloca nel processo di riorganizzazione già avviato con le precedenti circolari sul modello delle sedi di produzione. Le linee guida di fondo sono la ricompattazione delle attività in un unico flusso di processo, il potenziamento delle linee di prodotto/servizio, la strutturazione del servizio di consulenza e la semplificazione dell’area di controllo dei flussi contributivi. In tale cornice viene ulteriormente dettagliata la gestione del contenzioso, considerata essenziale per prevenire e ridurre il ricorso al giudizio.

Esiti della sperimentazione e criticità emerse

Dalla sperimentazione della precedente assetto organizzativo è emersa la particolare rilevanza del contenzioso, indicato come una delle principali criticità per l’Istituto. Sono stati monitorati i miglioramenti introdotti con l’istituzione dell’UO gestione ricorsi amministrativi e giudiziari, con attenzione anche ai rapporti con il personale di supporto alla funzione legale, con gli avvocati e con le altre unità organizzative di sede. È stato inoltre analizzato lo stato delle procedure informatiche utilizzate per integrare la fase amministrativa con quella giudiziaria.

La sperimentazione ha evidenziato la necessità di:

• semplificare le relazioni tra UO gestione ricorsi e avvocature;
• presidiare in modo efficace l’autotutela e il ricorso amministrativo, considerati strumenti idonei a deflazionare il contenzioso giudiziario;
• monitorare l’istruttoria del ricorso giudiziario, la costituzione in giudizio e l’ottemperanza alla sentenza;
• curare la corretta alimentazione degli applicativi gestionali;
• rafforzare la formazione del personale amministrativo su profili normativi, operativi e procedurali.

Nuova articolazione delle unità organizzative

L’attuale UO "Gestione ricorsi amministrativi e giudiziari" viene scissa in due nuove unità:

• UO "Gestione organizzativa ricorsi amministrativi", collocata in staff al Direttore della struttura;
• UO "Supporto area legale e gestione del contenzioso giudiziario", in rapporto di servizio rispetto all’Ufficio legale.

La prima UO presidia la gestione dell’autotutela, del contenzioso amministrativo, dell’assistenza all’utenza per l’invio telematico dei ricorsi e del procedimento di accertamento tecnico-preventivo obbligatorio in materia di invalidità civile fino al decreto di omologazione del giudice.

La seconda UO presidia la fase iniziale del ricorso giudiziario, curando:

• protocollazione, acquisizione in SISCO-WEB e formazione del fascicolo elettronico;
• richiesta di istruttoria alle competenti UO e monitoraggio dei tempi;
• gestione dei rapporti con avvocati domiciliatari, sostituti di udienza e controparte;
• ritiro, protocollazione e acquisizione di dispositivi e sentenze;
• gestione delle operazioni peritali in materia di invalidità previdenziale;
• gestione del contenzioso di primo grado in materia di invalidità civile nelle fasi successive all’accertamento tecnico-preventivo;
• acquisizione e gestione di precetti e pignoramenti in SISCO-CV;
• recupero di somme eccedenti quelle assegnate;
• acquisizione di ricorsi al TAR e di giudizi penali;
• adempimenti ulteriori indicati nell’allegato 1.

Uffici legali, risorse e coordinamento professionale

Presso ciascuna Direzione provinciale è presente un Ufficio legale; nelle Direzioni provinciali di area metropolitana di Roma e Napoli sono previste articolazioni presso le Filiali di coordinamento. All’Ufficio legale sono attribuite la gestione del contenzioso giudiziario e delle ulteriori attività legali indicate nell’allegato 1.

Il personale amministrativo necessario viene assegnato secondo il dimensionamento definito dai Direttori regionali, tenendo conto dei carichi di lavoro e comprendendo anche il personale già assegnato al supporto legale ai sensi della circolare n. 34/2010 e quello già impegnato nella precedente UO del contenzioso giudiziario. Tale personale è incardinato nella UO "Supporto area legale e gestione del contenzioso giudiziario".

Il Coordinatore legale fornisce al responsabile della UO e alle risorse amministrative le istruzioni tecnico-operative per la gestione del contenzioso giudiziario e delle altre attività legali. Nelle strutture con alta concentrazione di contenzioso può essere prevista la figura dell’Avvocato referente organizzativo dell’Ufficio legale, nominato dal Direttore Generale su proposta del Direttore regionale, d’intesa con il Coordinatore legale distrettuale e sentito il Coordinatore generale legale. L’incarico dura un anno, è rinnovabile previa verifica dei risultati e dà luogo a un apposito riconoscimento economico. Dove tale figura non è prevista, l’indirizzo tecnico-operativo è svolto dagli avvocati dell’ufficio o, in mancanza di legali, da un delegato del Coordinatore distrettuale.

Ruolo delle linee di prodotto/servizio e flussi istruttori

Le linee di prodotto/servizio e le UO che generano gli atti contestati assumono una posizione centrale nel processo di gestione del contenzioso. La circolare afferma che la riduzione dei volumi in ingresso e della percentuale di soccombenza dipende dalla completezza e dalla tempestività dell’istruttoria dei ricorsi, nonché dalla trasmissione della relativa documentazione in forma cartacea e telematica alle UO preposte.

I responsabili delle unità di presidio del contenzioso devono trattarsi, rispetto alle strutture che hanno emesso gli atti impugnati, come clienti che richiedono tempestivamente la documentazione, ne monitorano la fornitura e la sollecitano quando il ritardo possa produrre rischi per l’Istituto. Il Direttore provinciale deve inoltre organizzare un calendario di incontri periodici tra coordinamento legale, eventuale avvocato referente organizzativo, responsabili delle nuove UO, Responsabile di Agenzia interna, Responsabile di Unità di Coordinamento operativo e, se presenti, i responsabili di Agenzia complessa e di Agenzia sul territorio, per monitorare e ottimizzare il flusso di informazioni e documenti utili alla difesa in giudizio.

Procedure informatiche e gestione dei ricorsi amministrativi

La circolare sottolinea che una gestione efficace del contenzioso richiede l’utilizzo costante e puntuale delle procedure informatiche, che garantiscono tracciabilità dei processi, riduzione della frammentazione dei flussi e integrazione della comunicazione tra gli attori coinvolti. Il loro corretto utilizzo è anche presupposto per il monitoraggio e la reportistica direzionale.

Per il contenzioso amministrativo sono richiamate le seguenti procedure:

• IncasWeb, per la gestione dei ricorsi amministrativi ex lege n. 88/1989 di competenza del Comitato Provinciale INPS in materia di prestazioni pensionistiche e a sostegno del reddito; la procedura gestirà anche le sospensive ex art. 46 L. 88/1989 e si prevede l’inserimento dei ricorsi CISOA;
• DicaWeb, versione web di DICA, per i ricorsi di competenza degli Organi Collegiali Centrali in materia di contributi e prestazioni, con possibile estensione ad altre materie;
• RiOL, procedura per la trasmissione telematica dei ricorsi amministrativi, che dal 26 aprile 2011 costituisce il canale esclusivo di presentazione per cittadini, aziende e intermediari;
• Autotutela Web, procedura che ha sostituito la precedente autotutela e semplifica annullamenti, rettifiche e convalide;
• la nuova procedura per l’accertamento tecnico-preventivo obbligatorio, da rilasciarsi entro il 30 novembre 2011 e destinata a interagire con COGISAN e SISCO WEB.

Procedure informatiche e gestione del contenzioso giudiziario

Il contenzioso giudiziario è gestito tramite SISCO, nel quale confluiscono tutti gli atti giudiziari notificati all’Istituto, con esclusione dei ricorsi al giudice amministrativo e dei giudizi penali; per i ricorsi dinanzi alla Corte di Cassazione è previsto un prossimo rilascio di una sezione dedicata.

Le principali macro-funzionalità del sistema SISCO WEB elencate dalla circolare sono:

• accesso alle informazioni di DICA e INCAS, collegate con la procedura di autotutela;
• consultazione dell’Archivio Anagrafico Unico e delle informazioni anagrafiche presenti in Anagrafe Tributaria;
• integrazione con il Fascicolo Elettronico Aziendale e con il Cassetto Previdenziale del Cittadino;
• interconnessione con COGISAN per la gestione automatizzata delle operazioni peritali da parte delle strutture medico-legali;
• apposita sezione per la gestione delle parcelle degli avvocati INPS;
• integrazione con il Processo Civile Telematico per l’acquisizione automatica delle informazioni di pratica;
• integrazione con la procedura SIMON per la gestione delle sospensioni.

Autotutela come strumento prioritario

La circolare ribadisce che l’autotutela è uno strumento centrale per evitare il protrarsi del contenzioso e correggere tempestivamente gli atti errati. La UO "Gestione organizzativa ricorsi amministrativi" è responsabile della gestione di tutti i provvedimenti di autotutela, sia d’ufficio sia su istanza di riesame dell’utenza.

I ricorsi devono essere trattati, in via prioritaria, come istanze di autotutela e sottoposti ai Comitati competenti solo quando non sia possibile adottare il provvedimento in autotutela. A supporto di tale impostazione viene richiamato il Regolamento per l’autotutela di cui alla deliberazione n. 275 del 27 settembre 2006 e la circolare n. 146/2006. Viene precisato che il ricorso può essere portato al Comitato solo se già inserito all’ordine del giorno inviato con la convocazione della riunione. In parziale modifica della disciplina precedente, il responsabile del procedimento può proporre l’autotutela d’ufficio, mentre il responsabile della UO ricorsi amministrativi la propone quando emerga dall’esame dell’istanza o del ricorso.

Formazione e sviluppo delle competenze

Per garantire la piena funzionalità delle nuove UO e del complessivo presidio del contenzioso, le Direzioni regionali devono effettuare, prima dell’avvio della sperimentazione, una ricognizione delle competenze del personale e attivare i necessari interventi formativi. La Direzione centrale Risorse Umane, con la Direzione centrale Organizzazione, predisporrà un pacchetto formativo da presentare in videoconferenza ai responsabili di team di sviluppo professionale e alla UO "Gestione organizzativa ricorsi amministrativi".

Sono inoltre previste sessioni formative dedicate ai legali e al personale dell’Ufficio legale, in ragione delle nuove funzionalità di SISCO WEB e del collegamento con PARCELLE WEB. La formazione sarà organizzata su base interregionale dal Coordinamento generale legale, con il supporto della Direzione centrale Risorse Umane e in accordo con Direttori regionali e Coordinatori distrettuali con funzioni di coordinamento regionale.

Monitoraggio centrale e supporto alle sedi

La Direzione generale svolgerà attività di monitoraggio e verifica sull’attuazione delle nuove disposizioni, oltre a fornire supporto e affiancamento alle Direzioni regionali e provinciali. Per richieste di informazioni o chiarimenti, le sedi possono utilizzare il form "Scrivi a Fase Pilota102", disponibile nell’area intranet dedicata all’estensione della sperimentazione del modello organizzativo.