Decreto dirigenziale n. 37 del 28/02/2023

Procedure operative per la cooperazione nel monitoraggio degli organismi autorizzati e affidati

Il decreto definisce le modalità di collaborazione tra la Direzione generale per la vigilanza sulle Autorità di sistema portuale, il trasporto marittimo e per vie d'acqua interne (DGVPTM) e il Comando Generale del Corpo delle Capitanerie di porto – Guardia Costiera per il monitoraggio e il controllo degli organismi autorizzati e affidati alla certificazione statutaria delle navi italiane soggette alle convenzioni internazionali, esclusa la MARPOL. Il quadro richiamato è quello del d.lgs. 14 giugno 2011, n. 104, come modificato dal d.lgs. 12 novembre 2015, n. 190, e della Risoluzione IMO A.1070(28) (III Code).

Base normativa e finalità

La procedura è adottata per rafforzare l'efficacia del sistema nazionale di vigilanza sugli organismi riconosciuti, in attuazione degli accordi di delega dei servizi di certificazione statutaria approvati dalla DGVPTM. L'obiettivo dichiarato è incrementare la sicurezza della navigazione, assicurando uno scambio strutturato di informazioni tra amministrazione centrale e autorità tecnica marittima.

Ruoli delle amministrazioni coinvolte

La DGVPTM è individuata come autorità competente per il monitoraggio e il controllo degli organismi riconosciuti ai sensi dell'art. 6, comma 6, lett. e), del D.P.C.M. 23 dicembre 2020, n. 190, come modificato dal D.P.C.M. 24 giugno 2021, n. 115. Il Comando Generale opera in collaborazione, nei limiti delle proprie attribuzioni in materia di sicurezza della navigazione e marittima, con particolare riferimento al Reparto VI.

Modifiche, interpretazione degli strumenti IMO e istruzioni agli organismi

La DGVPTM partecipa alle attività del Comando Generale quando le modifiche della normativa vigente e delle convenzioni internazionali applicabili alla delega impongano l'emanazione o l'aggiornamento di istruzioni agli organismi, nelle circolari dedicate alla sicurezza della navigazione. Il Comando Generale deve comunicare alla DGVPTM, via PEC, i casi di:

• mancata o parziale applicazione di strumenti interpretativi;
• equivalenze o sostituzioni di requisiti applicabili disposte senza preventiva autorizzazione.

Il Comando Generale informa inoltre la DGVPTM dei casi in cui l'organismo non abbia rispettato i requisiti di tempestività e adeguatezza nell'invio delle informazioni previste dagli accordi di delega.

Monitoraggio sulla base del port State control (PSC)

Quando, a seguito di controllo dello Stato di approdo, emergano rilievi che possano riflettersi sulla responsabilità dell'organismo che ha svolto gli accertamenti tecnici per l'emissione o il rinnovo della certificazione statutaria, il Comando Generale trasmette alle parti coinvolte e alla DGVPTM il rapporto di ispezione PSC e le misure di follow-up. La trasmissione avviene nei casi in cui vi sia detenzione della nave con irregolarità riconducibili all'organismo oppure altri elementi che facciano ipotizzare una performance non adeguata.

Monitoraggio basato su ispezioni di bandiera e altre verifiche

Nel contesto delle ispezioni di bandiera, dei procedimenti per il rilascio o rinnovo della certificazione di sicurezza affidata, nonché per provvedimenti quali esenzioni o equivalenze, il Comando Generale segnala alla DGVPTM eventuali carenze nella condotta degli organismi rispetto all'applicazione dei requisiti tecnici di sicurezza. Se le informazioni sono raccolte a livello territoriale, la trasmissione passa attraverso il Comando Generale; se invece sono raccolte a livello centrale, il Comando Generale informa direttamente la DGVPTM. Le segnalazioni devono essere corredate da documentazione di supporto.

Audit degli organismi: programmazione e svolgimento

La DGVPTM gestisce l'intero processo di audit previsto dall'art. 9 del d.lgs. n. 104/2011 e dagli accordi con gli organismi, avvalendosi del supporto del Comando Generale sui requisiti tecnici di sicurezza della navigazione. Nella fase preparatoria, la DGVPTM individua il campo dell'audit e lo comunica al Comando Generale via PEC, specificando l'ambito di scrutinio. Il Comando Generale risponde indicando i componenti del proprio gruppo di verifica e accettando l'area tematica oggetto di esame.

La DGVPTM costituisce il proprio gruppo di audit, preferibilmente composto da auditor qualificati come Lead Auditor o Auditor di sistemi di gestione per la qualità, e redige un piano di audit con scopo, modalità, giornate, siti, contenuti e criterio di campionamento. In questa fase condivide con il gruppo di verifica del Comando Generale il questionario di pre-audit e la documentazione trasmessa dall'organismo, oltre all'architettura documentale di riferimento.

Conduzione dell'audit e limiti del controllo tecnico

La verifica affidata agli auditor del Comando Generale mira ad accertare, soprattutto tramite campionamento, l'attuazione da parte dell'organismo delle istruzioni tecniche e dei requisiti IMO in materia di sicurezza della navigazione. L'oggetto del controllo è limitato alle evidenze e registrazioni dei fascicoli o processi campionati collegati a visite, ispezioni, audit, approvazioni e certificazioni; restano invece esclusi gli aspetti relativi alla struttura organizzativa, ai processi di gestione e ai rilievi operativi complessivi dell'organismo.

Esiti dell'audit, rilievi e azioni correttive

Il Comando Generale trasmette alla DGVPTM il rapporto di audit e le eventuali schede rilievo che registrano i disallineamenti accertati. Successivamente acquisisce, nei tempi stabiliti in relazione alla rilevanza del rilievo e in contraddittorio con l'organismo, il trattamento dei disallineamenti. Valuta e accetta le azioni proposte sulla base delle evidenze fornite dall'organismo e ritrasmette alla DGVPTM le schede aggiornate.

La valutazione delle cause radice dei rilievi e delle azioni preventive e correttive resta di esclusiva competenza della DGVPTM. Anche l'efficacia delle azioni correttive sarà oggetto di valutazione da parte della DGVPTM e, per i rilievi ancora aperti, sarà misurata nel successivo audit.

Rapporto periodico sugli organismi riconosciuti

Ai fini della relazione periodica sugli organismi riconosciuti dall'Italia da inviare alla Commissione europea e agli altri Stati membri, la DGVPTM tiene conto non solo degli esiti degli audit, ma anche delle risultanze del monitoraggio PSC e delle informazioni derivanti dalle attività svolte dal Comando Generale. In tal modo il decreto coordina le diverse fonti informative che alimentano il giudizio complessivo sulla performance degli organismi.

Accesso al sottosistema SICNAV

Per agevolare le attività di vigilanza, il Comando Generale rende disponibile alla competente unità organizzativa della DGVPTM un set di credenziali per l'accesso al sottosistema SICNAV, insieme al manuale d'uso aggiornato. Lo strumento consente la consultazione delle informazioni relative alla certificazione di sicurezza del naviglio nazionale soggetto alle convenzioni internazionali.