Circolare numero 204 del 21-10-1996

Gestione delle certificazioni provvisorie e dei modelli O1/M sostitutivi (SOST)

La circolare definisce un nuovo impianto operativo per la gestione delle certificazioni provvisorie e dei modelli O1/M sostitutivi, nell’ambito della revisione dei criteri di liquidazione delle prestazioni e del passaggio a una logica organizzativa per processi. L’obiettivo è rendere più tempestiva, controllata e trasparente la gestione del conto assicurativo, riducendo il ricorso a soluzioni provvisorie non coerenti con l’aggiornamento ordinario degli archivi.

Quadro organizzativo e finalità del progetto

Il nuovo modello organizzativo pone l’utente al centro dell’azione amministrativa e articola le attività di sede in due macro-processi: utente azienda e utente assicurato/pensionato. In tale ultimo processo confluiscono prestazioni pensionistiche e temporanee, consulenza e ulteriori richieste di servizio, con una gestione integrata del conto assicurativo. La circolare chiarisce che l’uso delle certificazioni provvisorie non deve più rappresentare un mero supporto tecnologico alla liquidazione, ma uno strumento di ricomposizione tra gestione e utilizzo del conto, con integrazione automatica degli archivi e piena tracciabilità degli interventi.

Archivio SOST e logica di integrazione dei dati

Il progetto realizza un archivio dedicato alle certificazioni provvisorie e un punto unificato di accesso agli archivi assicurativi. L’operatore, tramite una sola stazione di lavoro, può memorizzare dati provvisori, richiamare la posizione assicurativa completa dei contributi acquisiti con certificazioni provvisorie, effettuare gli interventi di normalizzazione direttamente sugli archivi, prelevare la posizione aggiornata e liquidare la prestazione esclusivamente sui dati già registrati.

In fase di liquidazione non sono più ammesse variazioni del conto. Il sistema è inoltre pensato per:

• aggiornare gli archivi contributivi e anagrafici con i dati della prestazione liquidata;
• confrontare i flussi ordinari con quanto memorizzato nell’archivio delle certificazioni provvisorie;
• evidenziare eventuali disallineamenti significativi per l’intervento delle Sedi;
• attivare ricostituzioni automatiche se, successivamente alla liquidazione, vengono acquisiti periodi assicurativi anteriori alla decorrenza della pensione.

Il nuovo strumento è messo a disposizione degli operatori che trattano pensioni, prestazioni temporanee, riscatti, ricongiunzioni e autorizzazioni ai versamenti volontari, nonché per le ordinarie attività di gestione e aggiornamento dei conti assicurativi.

Regole di utilizzo delle certificazioni provvisorie

La procedura di acquisizione dei modelli O1/Msost è dichiarata immediatamente e obbligatoriamente operativa, per il momento, solo per la liquidazione e la ricostituzione delle pensioni. La circolare ribadisce che restano invariati i criteri già impartiti con la delibera del Consiglio di Amministrazione n. 123 del 1 luglio 1988, richiamata dalla circolare n. 186 del 17 agosto 1989.

In particolare:

• i modelli O1/Msost sono utilizzabili solo per i periodi per i quali non è ancora decorso il termine di presentazione dei modelli O1/M;
• le copie dei modelli O1/M rilasciate dal datore di lavoro sono utilizzabili solo per i periodi per i quali, in base allo stato di aggiornamento dell’archivio DM, gli originali non risultano ancora acquisiti.

La circolare insiste sulla necessità di usare la documentazione provvisoria in modo eccezionale e di accompagnarne l’uso con verifiche sul comportamento contributivo del datore di lavoro e con le necessarie attività di sistemazione degli archivi.

Qualità dei dati, normalizzazione e limite prescrizionale

L’Istituto richiede alle Sedi di adottare una strategia più attenta alla qualità dei dati contributivi e al livello di aggiornamento degli archivi, per ridurre al minimo gli interventi estemporanei finalizzati soltanto alla liquidazione di una prestazione. Anche le discordanze anagrafiche e le posizioni plurime relative allo stesso soggetto devono essere normalizzate mediante aggiornamento degli archivi contributivi, utilizzando l’apposita transazione in ESCO.

L’utilizzo di copie di modelli O1/M riferite ad anni precedenti a quello in corso di acquisizione deve avere carattere di eccezionalità. Inoltre, il riconoscimento di periodi oltre il termine prescrizionale previsto dall’articolo 3, comma 9, della legge 8 agosto 1995, n. 335 è ammesso soltanto sulla base di dati presenti in archivio o comunque in possesso della Sede che ha ricevuto i flussi dei modelli O1/M.

Procedura ESCO/CXESCO per la gestione dei modelli SOST

La gestione operativa dei modelli SOST avviene tramite la procedura ESCO, attivabile da NetINPS in ambiente host-3090 con l’opzione CXESCO. La circolare descrive i passaggi per:

• selezionare la funzione di variazione o visualizzazione dal menu principale;
• individuare il soggetto anagrafico interessato;
• accedere alla gestione specifica;
• visualizzare la lista dei modelli SOST già acquisiti oppure, se non presenti, il pannello per l’acquisizione.

Se il soggetto non è censito nella gestione prescelta, non è possibile acquisire contribuzione SOST e compare il messaggio che segnala l’assenza di codici individuali, con la necessità di definire preventivamente l’anagrafica nello specifico archivio di gestione.

Stati dei record e significato dei campi

La lista dei record SOST mostra tutti i modelli acquisiti per il soggetto anagrafico e per la gestione selezionata, indipendentemente dallo specifico codice individuale. I campi DATA_ACQ e DATA_CANC indicano rispettivamente la data di registrazione e la data di eventuale cancellazione.

Gli stati gestionali sono i seguenti:

• acquisizione eseguita: il record è stato regolarmente acquisito e registrato;
• acquisizione inoltrata: il record è stato acquisito ma non ancora registrato definitivamente per motivi tecnici; la procedura completa automaticamente l’operazione;
• acquisizione fallita: il record non può essere registrato, ad esempio perché duplicato, e richiede verifica da parte dell’operatore;
• cancellazione eseguita: la richiesta di cancellazione è stata regolarmente effettuata;
• cancellazione inoltrata: la richiesta è stata accettata ma non ancora concretizzata in archivio;
• cancellazione fallita: la richiesta non è stata accettata e il record resta valido.

Operazioni consentite: visualizzazione, acquisizione e cancellazione

Dalla lista dei record è possibile:

• visualizzare il dettaglio di un record, posizionando il cursore e premendo Invio;
• acquisire un nuovo record con PF9, compilando i pannelli previsti e confermando con PF2;
• cancellare un record attivo con PF5, operazione disponibile dal secondo pannello contributivo.

La procedura non consente modifiche parziali di un record già acquisito. Se un SOST deve essere corretto, l’operatore deve procedere alla cancellazione del record errato e alla sua riacquisizione ex novo. In modalità "visualizzazione" dal menu principale di ESCO sono consentite solo le consultazioni, non l’acquisizione né la cancellazione.

Controlli, errori e pannelli operativi

In fase di acquisizione è possibile verificare gli eventuali errori formali con PF1 prima dell’inoltro. Se i dati sono corretti, la procedura avvia la registrazione e mostra il messaggio di richiesta di acquisizione inoltrata. Per la cancellazione, il messaggio di richiesta di cancellazione inoltrata segnala l’avvio delle operazioni in archivio.

Per la gestione "Lavoratori dipendenti non agr. O1M" la circolare segnala che i pannelli di acquisizione sono due e che la navigazione avviene con PF7 e PF8.

Dati statistici

L’opzione "Dati statistici" consente di ottenere informazioni sui modelli SOST acquisiti da una specifica Sede. Inserendo "99" nella colonna REG si ottengono i totali nazionali; inserendo il codice di una regione nella medesima colonna si ottengono i totali regionali.

Le statistiche riportano, per ciascuna tipologia di modello, il numero di:

• acquisizioni richieste, accolte e fallite;
• cancellazioni richieste, accolte e fallite.

Stampe disponibili

Con l’opzione "Stampe" e il successivo menu "Stampa evidenza modelli SOST" sono disponibili due gruppi di stampe.

Per i modelli SOST consolidati è possibile stampare:

• i record acquisiti e consolidati in archivio;
• i record acquisiti da uno specifico utente, indicando la matricola;
• i record cancellati.

Per tutte queste stampe occorre indicare il codice stampante e un periodo di riferimento non superiore a un mese.

Per i modelli SOST acquisiti è possibile stampare:

• i record acquisiti e inoltrati ma non ancora consolidati in archivio;
• i record respinti, perché duplicati o contenenti dati non validi;
• i record respinti dall’ultima stampa, con tracciamento dell’ultima estrazione effettuata.

Indicazioni conclusive e riferimenti

La circolare annuncia una videoconferenza sull’argomento e rinvia all’allegato tecnico per le istruzioni operative dettagliate sulla transazione CXESCO e sulla gestione dei modelli SOST. Sono inoltre riportati i riferimenti di alcuni nominativi della D.C.T.I. e della S.I.R. Liguria per eventuali comunicazioni o segnalazioni.