Circolare numero 228 del 26-7-1994

Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni

La circolare illustra il decreto ministeriale 31 marzo 1994 che ha adottato il Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni, pubblicato in G.U. n. 149 del 31 marzo 1994. Il documento richiama i principi ispiratori del Codice e ne sintetizza i contenuti più rilevanti, con particolare attenzione all’etica del servizio pubblico, alla trasparenza e alla responsabilità dirigenziale.

Inquadramento normativo e finalità

Il Codice si colloca nel quadro di rinnovamento della pubblica amministrazione delineato dalla normativa sul pubblico impiego, in particolare dall’art. 58-bis del d.lgs. n. 29/1993, come modificato dall’art. 26 del d.lgs. n. 546/1993. La finalità è quella di specificare e rafforzare gli obblighi di diligenza, lealtà e imparzialità già posti da leggi, contratti e regolamenti, elevando la soglia di legalità e orientando la condotta dei dipendenti verso lo spirito di servizio e la tutela dell’interesse pubblico.

Ambito di applicazione e responsabilità

Il Codice si applica ai dipendenti pubblici all’atto dell’assunzione, con esclusione del personale militare, della Polizia di Stato, del Corpo di polizia penitenziaria, delle magistrature e dell’Avvocatura dello Stato. Restano ferme le responsabilità penale, civile e amministrativa. Il provvedimento richiama inoltre il collegamento con la responsabilità disciplinare, demandando alla contrattazione collettiva la definizione della tipologia e dell’entità delle infrazioni e delle sanzioni.

Gli uffici competenti in materia di affari generali e personale vigilano sulla corretta applicazione del Codice e prestano consulenza ai dipendenti nei casi concreti. Il dirigente dell’ufficio è espressamente individuato come responsabile dell’osservanza delle norme codicistiche.

Principi generali di comportamento

Il dipendente deve instaurare con i cittadini un rapporto di fiducia e collaborazione e conformare la propria condotta al dovere costituzionale di servire esclusivamente la Nazione con disciplina e onore, nel rispetto dei principi di buon andamento e imparzialità.

Nello svolgimento delle mansioni deve:

• anteporre il rispetto della legge e l’interesse pubblico agli interessi privati propri e altrui;
• dedicare al lavoro il tempo e le energie necessari, operando nel modo più semplice ed efficiente;
• assumere le responsabilità connesse ai propri compiti;
• usare e custodire con cura i beni di cui dispone per ragioni d’ufficio;
• non utilizzare a fini privati le informazioni acquisite per ragioni di ufficio;
• mantenere una posizione di indipendenza, evitando anche situazioni solo apparenti di conflitto di interessi;
• nei rapporti con il cittadino, assicurare massima disponibilità, non ostacolare l’esercizio dei diritti e favorire l’accesso alle informazioni dovute;
• nella vita sociale, evitare comportamenti che possano nuocere agli interessi o all’immagine della pubblica amministrazione.

Regali, utilità, associazioni e conflitti di interesse

Il Codice contiene una disciplina particolarmente rigorosa sui regali e sulle utilità. Il dipendente non può chiedere o accettare, per sé o per altri, neppure in occasione di festività, regali o altre utilità da soggetti che abbiano tratto o possano trarre benefici da decisioni o attività dell’ufficio, salvo i regali d’uso di modico valore. È altresì vietato offrire regali o utilità al superiore o ai suoi parenti o conviventi, nonché chiederli o accettarli da subordinati, salvo i medesimi limiti di modestia.

Sul piano delle associazioni, l’adesione a organizzazioni i cui interessi siano anche indirettamente coinvolti con le funzioni dell’amministrazione va comunicata al dirigente dell’ufficio e all’organo di vertice. La comunicazione non si applica ai partiti politici e ai sindacati. Inoltre, il dipendente non può costringere altri dipendenti ad aderire ad associazioni né indurli a farlo promettendo vantaggi di carriera.

Per i conflitti di interesse, il dipendente deve comunicare per iscritto al dirigente gli interessi, finanziari o non finanziari, propri, dei parenti o conviventi, nonché quelli di soggetti con cui abbia o abbia avuto rapporti di collaborazione retribuita, quando tali interessi siano connessi alle attività o decisioni dell’ufficio. I dirigenti devono a loro volta dichiarare partecipazioni azionarie e altri interessi finanziari che possano generare conflitto con la funzione svolta, nonché eventuali attività di parenti o conviventi che li pongano in contatto frequente con l’ufficio o con le relative decisioni.

Obblighi di astensione

L’obbligo di astensione è una delle regole più estese del Codice. Il dipendente deve astenersi dal partecipare all’adozione di decisioni o ad attività che possano coinvolgere, direttamente o indirettamente, interessi propri o di parenti e conviventi. L’astensione è dovuta anche quando, pur in assenza di un conflitto effettivo, la partecipazione possa ingenerare sfiducia nell’indipendenza e imparzialità dell’amministrazione.

L’obbligo riguarda anche:

• soggetti con i quali il dipendente abbia rapporti di collaborazione retribuita, compresi i due anni successivi alla cessazione del rapporto di lavoro o collaborazione;
• per chi abbia avuto cariche direttive in imprese o enti pubblici o privati, i cinque anni successivi;
• individui o organizzazioni che abbiano contribuito alle spese elettorali del dipendente negli ultimi cinque anni;
• soggetti presso cui il dipendente aspiri ad ottenere un impiego o incarichi di collaborazione;
• individui o organizzazioni con cui abbia rapporti particolari, come causa pendente, grave inimicizia, rapporti di credito o debito, o nei confronti dei quali sia tutore, procuratore, agente, amministratore o gerente.

Il dipendente deve inoltre astenersi in ogni altro caso in cui vi siano gravi ragioni di convenienza. Sull’astensione decide il dirigente dell’ufficio; se l’astensione riguarda il dirigente, decide il dirigente competente in materia di affari generali e personale. Se presso l’ufficio sono avviati procedimenti che coinvolgono i soggetti rispetto ai quali opera l’astensione, il dipendente deve informare per iscritto il dirigente.

Attività collaterali e incompatibilità operative

Il Codice vieta attività collaterali incompatibili con il corretto adempimento dei compiti d’ufficio. In particolare:

• il dipendente non deve svolgere attività in contrasto con le funzioni affidategli;
• non deve sollecitare ai superiori incarichi remunerati;
• non deve accettare da soggetti diversi dall’amministrazione retribuzioni o utilità per prestazioni che è tenuto a rendere per dovere d’ufficio;
• non deve frequentare abitualmente persone rappresentanti di imprese o organizzazioni che abbiano procedimenti o contenziosi pendenti presso l’ufficio, o che vi chiedano sovvenzioni, contributi, autorizzazioni, licenze o altri atti di consenso, salvo il caso di parenti o conviventi.

Per i dirigenti è previsto il divieto di accettare incarichi di collaborazione da soggetti che abbiano avuto un interesse economico nelle decisioni o attività dell’ufficio nel biennio precedente.

Imparzialità, raccomandazioni e progressioni

Il dipendente deve assicurare la parità di trattamento tra i cittadini e rifiutare le pressioni illegittime, anche se provenienti dai superiori, indicando le corrette modalità di partecipazione all’attività amministrativa. Le raccomandazioni o segnalazioni a favore o a danno di partecipanti a gare, contenziosi, esami o concorsi pubblici sono vietate.

La disciplina si estende anche alle promozioni, ai trasferimenti e ad altri provvedimenti interni:

• il dipendente che aspiri a un provvedimento favorevole non deve influenzare o chiedere che altri influenzino i decisori;
• il dipendente che può incidere sulla decisione non deve accettare o considerare raccomandazioni o segnalazioni;
• le segnalazioni scritte devono essere trasmesse al dirigente competente e all’ufficio procedente;
• le segnalazioni orali devono essere respinte e segnalate per iscritto.

Vita sociale e rapporti con i mezzi di informazione

Il dipendente non deve sfruttare la posizione ricoperta nell’amministrazione per ottenere utilità non spettanti. Nei rapporti privati, soprattutto con pubblici uffici, non deve menzionare la propria qualifica in modo da nuocere all’immagine dell’amministrazione.

Il Codice impone inoltre di evitare dichiarazioni pubbliche lesive dell’immagine dell’ente, ferma restando la tutela dei diritti sindacali e dei cittadini. Il dipendente deve informare il dirigente dei propri rapporti con gli organi di stampa; se vengono pubblicate notizie inesatte o valutazioni pregiudizievoli, la circostanza va segnalata al dirigente, che valuterà eventuali precisazioni ufficiali.

Comportamento in servizio e uso delle risorse

Durante l’orario di lavoro il dipendente deve mantenere un comportamento corretto e rispettoso delle esigenze di servizio. Il dirigente, salvo giustificato motivo, non deve ritardare o delegare ad altri dipendenti attività o decisioni di propria competenza. Il dipendente non può assentarsi dal luogo di lavoro senza autorizzazione.

È vietato, salvo autorizzazione del dirigente:

• organizzare rinfreschi o cerimonie durante l’orario di lavoro;
• usare carta intestata, materiale di cancelleria, computer, fotocopiatrici o altre attrezzature per fini privati;
• effettuare telefonate personali con le linee d’ufficio, salvo casi eccezionali comunicati al dirigente;
• ricevere telefonate personali se non nei limiti indispensabili;
• utilizzare i mezzi di trasporto dell’amministrazione per fini diversi dal servizio o per trasportare abitualmente estranei;
• accettare, detenere o fruire a titolo personale utilità offerte a causa dell’acquisto di beni o servizi per ragioni di ufficio.

Rapporti con il pubblico

Particolare rilievo è attribuito ai rapporti con cittadini e utenti. Il dipendente addetto al pubblico deve prestare adeguata attenzione alle richieste, fornire spiegazioni sul proprio comportamento e su quello di altri dipendenti, rispettare l’ordine cronologico delle pratiche e non rifiutare prestazioni dovute con motivazioni generiche come il carico di lavoro o la mancanza di tempo.

Nella comunicazione con l’utenza deve:

• adottare un linguaggio chiaro e comprensibile;
• fornire risposte complete e adeguate;
• mantenere disponibilità, cortesia e rispetto;
• favorire un rapporto diretto e personalizzato;
• operare in un clima di accoglienza e ascolto.

Contratti pubblici e prevenzione di interferenze

Nella stipulazione di contratti per conto dell’amministrazione, il dipendente non deve ricorrere a mediazioni o ad altra opera di terzi, né corrispondere o promettere utilità per facilitare la conclusione o l’esecuzione del contratto. Inoltre non può concludere contratti pubblici con imprese con le quali abbia stipulato contratti privati nel biennio precedente.

Se l’amministrazione stipula un contratto con una di tali imprese, il dipendente deve astenersi dalle decisioni e dalle attività relative all’esecuzione del contratto e informare per iscritto il dirigente. Se il soggetto interessato è il dirigente, quest’ultimo informa il dirigente competente in materia di affari generali e personale.

Valutazione dei risultati, aggiornamento e diffusione del Codice

Il dirigente deve fornire all’ufficio interno di controllo tutte le informazioni necessarie alla valutazione dei risultati dell’ufficio, in rapporto agli standard di qualità e quantità dei servizi stabiliti dall’amministrazione nelle carte dei diritti dell’utenza. La valutazione deve considerare, tra l’altro, parità di trattamento, modalità di erogazione, livello qualitativo, accessibilità per utenti disabili, semplificazione, rapidità delle procedure, rispetto dei termini e tempestività nelle risposte a reclami, istanze e segnalazioni.

Il Codice prevede che il Dipartimento della funzione pubblica lo modifichi e lo integri ogni quattro anni, anche sulla base dei suggerimenti provenienti da amministrazioni, organizzazioni sindacali, associazioni di utenti e consumatori. Le modifiche devono essere considerate nelle direttive per la contrattazione collettiva.

Sul piano organizzativo, i responsabili di struttura devono recepire i contenuti del Codice, diffonderli immediatamente tra i dipendenti e verificarne l’osservanza. Ogni dipendente deve firmare per presa visione una copia del Codice, che resta agli atti; una copia va consegnata a ogni nuovo assunto e un’altra deve essere affissa in via permanente agli albi di ogni struttura.