Circolare Inail n. 91 del 23 dicembre 2015

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2015

La circolare fornisce alle Strutture centrali e territoriali le istruzioni operative di fine esercizio per la chiusura della contabilità finanziaria e per la predisposizione dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo 2015. Le indicazioni si inseriscono nel processo di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale e richiedono una puntuale attività di ricognizione, rettifica e trasmissione telematica dei dati.

Quadro normativo di riferimento

La circolare richiama come base normativa la Delibera del Presidente-Commissario Straordinario n. 31 del 27 febbraio 2009, modificata dalla determina del Presidente n. 10 del 16 gennaio 2013, recante le Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile in attuazione dell’articolo 43 del Regolamento di Organizzazione, nonché la determina del Presidente n. 297 del 30 luglio 2015, relativa al Regolamento di Organizzazione dell’Istituto.

Chiusura della cassa e riconciliazione bancaria

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, d’intesa con l’addetto alla funzione amministrativa competente, deve:

• acquisire, tramite la procedura "flussi di cassa", le contabili di accredito e digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione;
• generare il MOC di Entrata di tipo "C" e la reversale di incasso, aggiornando i saldi per ottenere la concordanza tra saldo contabile ed estratto conto;
• ritirare presso la banca locale gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2015, dopo avere emesso un mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e il conseguente ODP nella procedura "flussi di cassa".

Viene inoltre ricordato che devono essere contabilizzate tutte le operazioni bancarie con data banca entro il 31 dicembre, al fine di assicurare la riconciliazione tra movimenti bancari e contabilità.

Sottoconti di transito e operazioni di rettifica

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare integralmente le somme giacenti sui sottoconti di transito dei vari capitoli di bilancio, nei quali erano confluite partite prive, al momento della rilevazione, di elementi sufficienti per la corretta imputazione contabile. La circolare raccomanda una ricognizione tempestiva e accurata per acquisire gli elementi necessari alla corretta imputazione, precisando che i sottoconti devono comunque essere chiusi a fine esercizio.

Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica ritenute necessarie dalle Strutture devono essere digitare entro e non oltre il 27 gennaio 2016. Le modalità tecniche di chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2015, nonché di inserimento e validazione dei dati, devono seguire il materiale operativo in uso, fermo restando quanto già comunicato con la lettera del 1 dicembre 2015, prot. 9095.

Dati per il conto consuntivo 2015 e prospetti telematici

Per i dati non desumibili direttamente dalla contabilità integrata, la circolare prevede specifici prospetti da compilare e trasmettere telematicamente mediante le procedure "contabilità integrata" e "flussi di cassa". Dal presente esercizio non è più necessario compilare il prospetto 1 relativo alla situazione dei depositi in conto corrente bancari e postali al 31 dicembre 2015, poiché tali dati saranno rilevati centralmente tramite i prospetti di concordanza disponibili nell’applicativo "flussi di cassa".

Titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione

Il prospetto n. 2 riguarda la consistenza dei titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2015. Per ciascun depositante devono essere indicati:

• nominativo o ragione sociale;
• specificazione dei titoli;
• relativi valori nominali;
• motivazione del deposito.

Il prospetto, conforme al fac simile allegato n. 1, deve essere compilato e trasmesso telematicamente tramite l’apposita funzione della procedura di "contabilità integrata".

Fidejussioni e attestazioni di vincolo

Il prospetto n. 3 concerne le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2015. Le Strutture centrali e territoriali devono determinare la relativa consistenza di fine esercizio e darne analitica evidenza compilando il fac simile allegato n. 2.

La circolare precisa che in tale prospetto non devono essere riportate le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato rilasciati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto. Anche questo prospetto deve essere trasmesso per via telematica attraverso la procedura di "contabilità integrata".

Procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Il prospetto n. 4 riguarda le procedure contrattuali avviate e non aggiudicate al 31 dicembre 2015. Le relative prenotazioni di impegno confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, così da garantire la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione, in applicazione dell’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Il prospetto, da compilare secondo il fac simile allegato n. 3, deve indicare:

• importo prenotato e validato;
• capitolo di bilancio;
• tipologia della procedura;
• oggetto della gara indetta.

La circolare precisa inoltre che l’utilizzo dell’avanzo vincolato di amministrazione deve restare rigorosamente limitato alle procedure contrattuali ad evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2014

Il prospetto n. 5 concerne l’eliminazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2014, operazione considerata particolarmente delicata e disciplinata dall’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. Le Strutture devono procedere con diligenza alla ricognizione delle partite creditorie e debitorie, verificando l’esistenza di validi titoli giuridici; in caso contrario, devono proporre amministrativamente il riaccertamento negativo.

Per ogni posta da cancellare devono essere indicati, nel prospetto allegato n. 4:

• la posta creditizia o debitoria;
• il debitore o creditore;
• la causale del debito o credito;
• la motivazione specifica dell’eliminazione.

La circolare raccomanda di evitare indicazioni generiche e di specificare puntualmente, per ciascuna posta, le ragioni del riaccertamento, che in generale deve riguardare solo variazioni diminutive dei residui attivi e passivi. La trasmissione telematica alla Direzione Centrale Programmazione Bilancio e Controllo deve avvenire entro il 19 febbraio 2016. Entro la stessa data, anche le Direzioni centrali devono digitare in contabilità finanziaria le rispettive variazioni e inoltrare il prospetto per i successivi adempimenti.

Crediti inesigibili e distinzione dal riaccertamento

La circolare distingue il riaccertamento dei residui dalla procedura di abbandono dei crediti inesigibili. Il riaccertamento si riferisce ai residui privi di valido titolo giuridico; i crediti dichiarati inesigibili, invece, mantengono il titolo giuridico e non devono essere indicati nel prospetto n. 5.

Per tali crediti, l’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile prevede che la dichiarazione di inesigibilità sia proposta dal dirigente responsabile, dopo avere esperito tutti gli atti necessari per la riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare, e sia assunta con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, secondo le rispettive competenze gestionali.

Residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2015

Il prospetto n. 6 riguarda la situazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2015, anche se formatisi in esercizi precedenti. La ricognizione dei residui è considerata un’attività da svolgere con particolare scrupolo, sia per l’esigenza di coltivare i crediti e favorire i tempestivi incassi, sia per verificare l’effettiva esistenza dei residui passivi, soprattutto quelli di remota iscrizione e nel rispetto delle disposizioni sui pagamenti delle pubbliche amministrazioni.

Per consentire la verifica della sussistenza dei titoli giuridici e fornire evidenza al Collegio dei Sindaci, il prospetto deve riportare analiticamente:

• il debitore o creditore;
• la causale del titolo giuridico;
• le singole poste a credito e/o a debito in essere al 31 dicembre 2015.

Anche questo prospetto, conforme al fac simile allegato n. 5, deve essere trasmesso telematicamente entro il 19 febbraio 2016 dalle Direzioni centrali e regionali.

Esclusione delle strutture gestite con procedura G.R.A.

Per i capitoli interessati dalla procedura informatica G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi), le Strutture non devono svolgere alcuna operazione di riaccertamento né di rilevazione dei residui in essere e, di conseguenza, non devono compilare i prospetti nn. 5 e 6. Ciò dipende dal fatto che la procedura amministrativa G.R.A. riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria, movimentando di conseguenza anche la massa dei residui.

Termini, modalità di trasmissione e chiusura

Tutti i prospetti previsti dalla circolare devono essere inoltrati esclusivamente in via telematica, debitamente compilati, tramite le procedure informatiche indicate. Il termine inderogabile per la trasmissione alla Direzione Centrale Programmazione Bilancio e Controllo è il 19 febbraio 2016. La circolare sottolinea infine la necessità della collaborazione di tutte le Strutture per garantire una acquisizione omogenea dei dati e una più tempestiva verifica da parte della Direzione competente.