Messaggio numero 8464 del 25-03-2010

Gestione degli indirizzi PEC nelle procedure INPS per aziende e intermediari

Il documento descrive l’adeguamento dei sistemi INPS per la ricezione, la memorizzazione e la gestione degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle aziende e dei loro intermediari. L’obiettivo è integrare la PEC nei flussi di iscrizione e variazione anagrafica, valorizzando lo strumento come canale di comunicazione con efficacia legale.

Premessa e quadro generale

La posta elettronica è indicata come il mezzo di comunicazione elettronica più diffuso, grazie alla rapidità e alla possibilità di trasmettere anche allegati di ogni tipo. La PEC viene qualificata come evoluzione della posta elettronica, idonea a garantire il flusso comunicativo tra mittente e destinatario con valore legale, equiparato alla raccomandata con ricevuta di ritorno.

I gestori PEC scambiano informazioni che assicurano correttezza e integrità della comunicazione e rilasciano ricevute valide come prova dell’avvenuto o mancato invio e recapito, anche con riferimento agli allegati. La tracciabilità informatica delle PEC è conservata per legge per 30 mesi.

Riferimenti normativi richiamati

Il documento richiama l’articolo 16, commi 6 e seguenti, del D.L. 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni nella legge 28 gennaio 2009, n. 2.

In base a tale disciplina:

• le imprese costituite in forma societaria devono indicare il proprio indirizzo PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese, oppure un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora di invio e ricezione e l’integrità del contenuto, con interoperabilità internazionale;
• i professionisti iscritti ad albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo PEC o analogo indirizzo;
• le società hanno tre anni dall’entrata in vigore del decreto per comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo PEC;
• per le categorie professionali il termine previsto dal comma 7 dell’articolo 16, pari a un anno, risulta già decorso.

Integrazione con il sistema COMUNICA

Sono richiamati i messaggi INPS n. 21952 del 1° ottobre 2009 e n. 28736 del 10 dicembre 2009, relativi alle novità nella gestione delle informazioni anagrafiche delle imprese tramite il canale telematico “Comunicazione unica per la nascita dell’impresa” (COMUNICA).

Per le pratiche di iscrizione provenienti da COMUNICA:

• sono riportati gli indirizzi PEC dell’impresa e dell’eventuale intermediario;
• se la società neo-costituita non indica l’indirizzo PEC nella copertina, il Registro delle Imprese ne assegna uno;
• l’indirizzo PEC dell’intermediario è dato obbligatorio;
• gli indirizzi già presenti vengono utilizzati dal Registro Imprese per l’invio della ricevuta e del numero di protocollo.

Per le pratiche di variazione provenienti dal medesimo canale:

• oltre alle informazioni di copertina, se la società ha già comunicato il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese, tale dato diventa reperibile nella visura camerale allegata alla pratica.

Adeguamento delle procedure INPS

L’INPS evidenzia l’importanza strategica di un sistema certificato di trasmissione delle comunicazioni con aziende, intermediari istituzionali, enti e organismi esterni, equiparato alla raccomandata A/R. Per questo motivo sono stati implementati i servizi per la gestione degli indirizzi PEC.

Sono state inoltre riviste:

• la modulistica cartacea per le residuali iscrizioni non telematiche, con aggiornamento del modello di domanda di iscrizione “DM68” siglato “SC06”;
• le procedure interne di “Iscrizione e Variazione Azienda” sulla piattaforma web INTRANET per gli operatori di sede.

Flussi procedurali: indirizzi PEC da COMUNICA

Per gli indirizzi PEC provenienti dal canale telematico COMUNICA, il Registro delle Imprese trasmette le informazioni relative all’impresa e agli eventuali intermediari, che vengono gestite dalla stessa infrastruttura informatica e smistate automaticamente nelle procedure INPS di anagrafica aziendale.

Nella procedura INTRANET di “Iscrizione e variazione azienda” è stato inserito, nella pagina dei “Dati generali”, un nuovo campo denominato “PEC Registro Imprese”, in aggiunta al precedente campo “Indirizzo e-mail”.

Flussi procedurali: indirizzi PEC dai servizi web INPS

I servizi di “Iscrizione e Variazione Azienda” disponibili sul sito INPS per aziende e intermediari sono stati aggiornati per acquisire gli indirizzi PEC.

Le principali implementazioni sono:

• nella procedura di “Iscrizione nuova azienda”, pagina “Dati generali”, è stato inserito il campo “PEC Azienda” oltre al campo “Indirizzo e-mail”;
• nella stessa procedura, pagina “Soggetti collegati”, in caso di nuova anagrafica, è stato inserito il campo “PEC” oltre al campo “E-mail”;
• nella procedura di “Variazione dati aziendali” è stato aggiunto il servizio “Variazione indirizzo Posta Elettronica Certificata”.

Con questa funzione l’azienda, direttamente o tramite intermediario istituzionale, può comunicare il proprio indirizzo PEC.

Flussi procedurali: gestione da parte degli operatori di sede

Per gli operatori INPS delle sedi, la procedura INTRANET è stata ulteriormente implementata.

Le modifiche previste sono:

• nella pagina “Dati generali” è disponibile, oltre ai campi “Indirizzo e-mail” e “PEC Registro Imprese”, il campo “PEC Azienda”;
• nella pagina “Soggetti collegati” è disponibile il campo “PEC” per l’intermediario;
• nel menu “Variazione”, tramite la funzione “Variazione”, è possibile gestire i dati presenti nei campi “PEC Azienda” e “PEC” dell’intermediario;
• nel menu “Variazione”, tramite la funzione “Variazioni da INTERNET”, è possibile gestire le richieste telematiche di variazione dell’indirizzo PEC provenienti dal servizio web.

Le informazioni presenti nel campo “PEC Registro Imprese” non sono modificabili dagli operatori, poiché l’aggiornamento avviene tramite le procedure di back-office che interagiscono con le infrastrutture di scambio dati di COMUNICA.

Indicazioni operative e documentazione di supporto

Per la gestione degli indirizzi PEC, gli utenti esterni devono fare riferimento alla “Guida Operativa procedure INTERNET di Iscrizione e Variazione Azienda” versione 3.2, allegata al messaggio.

Gli operatori di processo aziende devono invece consultare la “Guida Operativa procedure INTRANET di Iscrizione e Variazione Azienda” versione 3.2, disponibile nell’area “Utilità”, sottomenù “Manuali, software e documentazione”, alla voce “Aziende” della lista “Manualistica di procedure informatiche”.

Contatti e assistenza

Gli utenti esterni devono rivolgersi alla sede INPS di riferimento; le segnalazioni sulle procedure possono essere inviate alle caselle territoriali del tipo aziende.nomesede@inps.it, dove il nome della sede va riportato in chiaro e senza spazi.

Gli operatori del processo di gestione del Conto Azienda possono utilizzare l’indirizzo iscrizionevariazione.azienda@inps.it.

Per esigenze di informazione o chiarimento sono indicati anche i referenti centrali:

• per problematiche normativo-amministrative: Pascarella Leonardo, Direzione Centrale Entrate, leonardo.pascarella@inps.it, tel. 06/59054626, cell. 335/8773311;
• per problematiche tecnico-informatiche: Gregori Luciano, Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici, luciano.gregori@inps.it, tel. 06/59053157.