Circolare ADM n. 17/2020

CDU – Sistema Customs Decisions: rilascio della versione 1.24

La circolare comunica il rilascio, dal 29 giugno 2020, della versione 1.24 del sistema unionale Customs Decisions (CDS), sviluppato dalla Commissione europea per la gestione informatizzata delle decisioni doganali. La nuova release è finalizzata all’allineamento al Codice doganale dell’Unione e ai regolamenti attuativi vigenti, con introduzione di modifiche tecniche e operative rilevanti per operatori economici e uffici doganali.

Quadro normativo e finalità dell’aggiornamento

Il sistema CDS si fonda sull’articolo 6, paragrafo 1, del CDU, che impone lo scambio informatico di informazioni, richieste e decisioni tra autorità doganali e operatori economici. La circolare evidenzia che la prima versione del sistema era stata costruita sulla base della terza bozza di lavoro dei regolamenti delegato e di esecuzione, mentre la versione 1.24 si conforma alla versione definitiva del Regolamento delegato (UE) 2015/2446 e del Regolamento di esecuzione (UE) 2015/2447.

Struttura del sistema e autorizzazioni gestite

Il CDS è articolato in tre componenti:

• "EU Trader Portal" (TP), tramite il quale l’operatore presenta le istanze e monitora l’iter delle autorizzazioni;
• "Customs Decisions Management System" (CDMS), utilizzato dagli uffici competenti per la gestione delle domande e del ciclo di vita delle decisioni;
• "Customer Reference Services" (CRS), che alimenta le applicazioni unionali e nazionali con dati consolidati sugli operatori e sulle loro autorizzazioni.

Il sistema consente la presentazione e la gestione delle decisioni e delle relative attività successive, come modifica, revoca, sospensione e annullamento.

Individuazione dell’ufficio competente e validità geografica

Le autorizzazioni possono avere validità nazionale o pluristatale, secondo il campo 1/4 dell’allegato A del RD. L’ufficio doganale competente a decidere varia in funzione del tipo di autorizzazione e della sua validità geografica. La circolare indica che la determinazione dell’ufficio competente deve avvenire tramite:

• consultazione dell’allegato 1 alla circolare;
• verifica, per gli uffici territoriali, della tabella organizzativa ADM per individuare lo specifico ufficio in base alla competenza geografica;
• consultazione della lista DG TAXUD degli uffici competenti nel CDS, che sostituisce l’originario allegato 2 della nota del 29/09/2017.

Se l’istanza è inviata a un ufficio non competente, quest’ultimo la rifiuta e il sistema ne notifica l’esito all’operatore.

Adempimenti di operatori economici e uffici

Dal 02/10/2017 le istanze per le autorizzazioni ricomprese nell’allegato 1 devono essere presentate esclusivamente in via elettronica tramite TP. Operatori e uffici devono monitorare rispettivamente TP e CDMS perché il processo è soggetto a termini perentori, il cui mancato rispetto può produrre effetti sfavorevoli. La circolare richiama inoltre l’obbligo, per gli operatori, di disporre di EORI valido, delle credenziali per i servizi digitali nazionali e dei profili EU necessari in base alle funzioni da svolgere:

• CUST_CONSULTATIVE;
• CUST_ADMINISTRATIVE;
• CUST_EXECUTIVE.

Accesso al TP e al CDMS

L’operatore economico accede al TP tramite l’indirizzo indicato dalla Commissione, con browser supportati e credenziali già in possesso. Per il personale doganale l’accesso al CDMS avviene tramite l’indirizzo dedicato; non è più possibile entrare dal menu AIDA, poiché Internet Explorer non è più supportato. I browser ufficialmente supportati sono Microsoft Edge, Mozilla Firefox e Google Chrome nelle versioni indicate.

La lingua ufficiale del sistema è l’inglese: la versione italiana è una traduzione amministrativa e, in caso di dubbi, prevale il testo inglese.

Presentazione dell’istanza, accettazione e istruttoria

L’operatore compila nel TP i dati relativi a Stato membro, tipo di autorizzazione, ufficio competente, dati del richiedente, informazioni generali e informazioni specifiche. I dati anagrafici sono precaricati dalla banca dati EORI; se non corretti, l’operatore deve chiederne l’aggiornamento tramite helpdesk prima dell’invio.

La domanda viene inviata dal soggetto in possesso del profilo CUST_EXECUTIVE. Il CDMS attribuisce un numero identificativo univoco e lo comunica al richiedente. L’ufficio competente ha 30 giorni per prendere in carico l’istanza e verificare:

• la propria competenza;
• la presenza degli allegati richiesti;
• le risposte al questionario di accettazione.

Se la domanda non è accettabile, viene rifiutata. Se mancano informazioni, l’ufficio richiede integrazioni; la risposta "Postponed" comporta, nella fase di accettazione, l’obbligo di richiedere ulteriori informazioni una sola volta, dopo di che un ulteriore "Postponed" determina il rifiuto automatico. In assenza di azione entro il termine, l’istanza si considera automaticamente accettata. La data di accettazione coincide con quella in cui l’ufficio ha ricevuto tutte le informazioni richieste ai sensi dell’articolo 22, secondo comma, del CDU e dell’articolo 12, paragrafo 1, del RE.

Decisione finale, validazione e gestione dell’autorizzazione

Accettata l’istanza, l’ufficio svolge l’istruttoria sulla sussistenza dei criteri e delle condizioni per il rilascio, potendo richiedere nuove informazioni, prorogare i termini o avviare consultazioni con altri Stati membri. La decisione finale è soggetta a validazione da parte del Direttore della struttura o di funzionari da lui incaricati e, una volta validata, viene notificata all’operatore con l’esito, le motivazioni e, in caso di rilascio, il numero identificativo dell’autorizzazione.

Il sistema consente anche la gestione successiva delle autorizzazioni: riesame, modifica, revoca, annullamento, sospensione, revoca della sospensione e inserimento di autorizzazioni preesistenti.

Consultazione tra Stati membri

Per autorizzazioni con validità in più Stati membri può essere necessario un processo di consultazione, che può essere:

• obbligatorio, con invio automatico a tutti gli Stati coinvolti;
• opzionale, con scelta discrezionale dell’ufficio competente;
• non applicabile, se l’autorizzazione ha validità solo nazionale.

Le consultazioni possono essere di tipo I, quando gli altri Stati verificano condizioni e criteri per il rilascio, oppure di tipo II, quando concordano sulla bozza di autorizzazione. Le tempistiche sono fissate per ciascuna tipologia di autorizzazione e sono riepilogate negli allegati della circolare.

Autorizzazioni con dati integrativi: CGU e DPO

Le autorizzazioni che richiedono dati integrativi sono la CGU, relativa alla costituzione della garanzia globale, e la DPO, relativa alla dilazione di pagamento.

Per la CGU, ai fini del rilascio con validità nazionale, deve essere inserito l’"Allegato II" richiamato nelle istruzioni precedenti. Per la DPO, l’operatore deve scaricare dal sito ADM i moduli DPO1 e DPO2, compilarli elettronicamente, allegarli alla domanda nel TP e inviarli all’ufficio competente. Il personale doganale deve validare gli allegati in AIDA, correggerli se possibile o richiedere integrazioni all’operatore. Gli allegati devono essere sempre aggiornati e non devono essere utilizzate copie locali obsolete.

Per garantire la corretta generazione o rettifica del conto di debito in AIDA, DPO1 e DPO2 devono essere presenti sia nell’istanza sia nell’autorizzazione, comprese le modifiche. Se la modifica riguarda solo uno dei due allegati, entrambi devono comunque essere inclusi. In caso di uso della funzione di precompilazione, occorre rimuovere la vecchia versione dei file prima di caricare quella nuova, per evitare duplicati che impedirebbero la generazione o rettifica del conto.

Una volta rilasciata o modificata la DPO, il conto di debito viene generato o rettificato in AIDA e posto nello stato "revocato"; per essere utilizzato deve essere attivato o riattivato. La consultazione e l’attivazione sono riservate ai profili indicati, con competenza operativa in capo ai Ricevitori degli uffici territoriali.

Altre autorizzazioni e adempimenti specifici

La circolare rinvia all’allegato 3 per gli adempimenti aggiuntivi richiesti per altre tipologie di autorizzazioni. Inoltre, disciplina l’inserimento del codice autorizzativo nei tracciati doganali, mantenendo invariati i messaggi elettronici esistenti e intervenendo solo sulle regole di compilazione. Per i destinatari autorizzati si richiama la necessità di gestire correttamente le versioni dei messaggi IE007 e IE044 ai fini della consultazione dei dati storici.

Monitoraggio di IPO e OPO e indicazione delle merci

AIDA effettua controlli automatici sull’utilizzo delle autorizzazioni di perfezionamento attivo (IPO) e passivo (OPO), verificando la coerenza di quantità e valore delle merci dichiarate rispetto ai residui autorizzati. Il personale doganale monitora tali utilizzi nella sezione dedicata di AIDA.

Per le autorizzazioni IPO e OPO è sempre obbligatorio compilare tutti i campi relativi alle merci, anche se il sistema li rende formalmente facoltativi. Se l’autorizzazione viene rilasciata senza tale completezza, essa non è spendibile nelle dichiarazioni doganali perché i controlli di coerenza impediscono la registrazione.

Principali novità della versione 1.24

La versione 1.24 introduce numerose funzionalità:

• nuova struttura dati V2, con coesistenza transitoria con V1;
• nuova interfaccia grafica con creazione/eliminazione e visualizzazione/nascondimento di gruppi di dati opzionali, campi pertinenti selettivi e messaggi di conferma;
• upload massivo via Excel per dati di istanze e autorizzazioni;
• revisione del processo di modifica, incluse modifiche minori, consultazioni multi-Stato, variazione della validità geografica, aggiornamento di navi e porti di scalo nelle autorizzazioni RSS e modifica della data di scadenza;
• aggiornamento della tabella dei livelli di garanzia per CGU, con nuovi codici e nuova logica di rappresentazione;
• possibilità per l’operatore di ricevere notifiche email sulle notifiche TP;
• cronologia delle notifiche e delle attività per il personale doganale;
• indicazione del Decision Maker Officer nell’autorizzazione;
• validazione delle bozze di autorizzazione e degli atti connessi;
• chiusura del processo di rilascio per superamento dei termini;
• assegnazione delle attività a specifici funzionari;
• precompilazione estesa a ulteriori maschere del CDMS;
• nuove notifiche relative alla revoca di autorizzazioni AEO;
• miglioramenti nelle funzioni di consultazione, visualizzazione ed esportazione, con aumento a 100 elementi per pagina e esportazione fino a 50.000 record.

Supporto e assistenza

La circolare rinvia alla documentazione ufficiale messa a disposizione dalla Commissione europea e disciplina il servizio di helpdesk ADM, riservato a quesiti tecnici e giuridico-procedurali. Le richieste vanno trasmesse alla casella dedicata con specifiche convenzioni nell’oggetto, distinguendo tra CDMS, TP, EORI, altre questioni tecniche e quesiti giuridico-procedurali. È inoltre regolato il meccanismo di sollecito e la procedura da seguire in caso di mancata risposta, con eventuale segnalazione alla Direzione Organizzazione e Digital Transformation.