Circolare numero 122 del 9-5-1991

Archiviazione dei fascicoli sanitari e delle radiografie

La circolare interviene sull’assetto organizzativo dell’Ufficio Sanitario già ristrutturato con la circ. n. 187 del 17.8.1989 e disciplina in modo più organico la conservazione della documentazione sanitaria. L’obiettivo è razionalizzare l’archiviazione, distinguendo nettamente tra fascicoli sanitari, radiografie e documentazione amministrativa, senza però alterare l’unitarietà giuridica della pratica di pensione.

Rielaborazione del mod. S.S.4/M e formazione del fascicolo sanitario

In conseguenza della ristrutturazione, il mod. S.S.4/M è stato rielaborato. La pag. 11, relativa al giudizio medico-legale, è predisposta in duplice esemplare per consentire agli uffici amministrativi di ricevere la sola parte contenente la decisione del Dirigente, evitando l’ulteriore adempimento dell’apposizione del timbro con la firma del Dirigente stesso.

La circolare precisa inoltre che tutta la documentazione sanitaria deve essere raccolta in un apposito fascicolo da conservare presso il Gabinetto Diagnostico. Nel fascicolo confluiscono:

• modd. S.S.3;
• modd. S.S.4/M;
• accertamenti specialistici;
• altra documentazione eventualmente esibita dall’assicurato.

Criterio di archiviazione dei fascicoli sanitari

A modifica delle istruzioni contenute nella circ. n. 187, e a seguito delle segnalazioni delle sedi sulle difficoltà operative derivate dall’archiviazione secondo la numerazione delle domande in EAD 75, viene adottato il criterio dell’archiviazione in ordine alfabetico. Questo sistema è finalizzato a rendere più agevole il reperimento dei fascicoli sanitari.

Le sedi che, in passato, abbiano adottato criteri diversi devono adeguarsi al nuovo ordine alfabetico con l’istituzione dei fascicoli sanitari.

Archiviazione delle radiografie e dei relativi referti

La circolare dedica particolare attenzione alle radiografie, considerate documenti con caratteristiche tali da richiedere una conservazione separata. Viene ribadito che le radiografie devono essere conservate a parte in appositi armadi-classoteche, ordinati alfabeticamente secondo lo stesso criterio dei fascicoli sanitari.

La separazione vale per tutte le radiografie, anche per quelle che, per formato, potrebbero essere inserite nel fascicolo. Ogni accertamento radiologico deve essere accompagnato dal relativo referto e una copia del referto deve essere inserita nel fascicolo sanitario.

Unicità della pratica e ricomposizione della documentazione

La separazione tra documentazione sanitaria e documentazione amministrativa ha finalità organizzative e di maggiore funzionalità degli uffici sanitari, ma non elimina l’unità della pratica di pensione sotto il profilo giuridico. La pratica deve quindi essere materialmente ricomposta ogni volta che ciò sia necessario per ragioni amministrative o sanitarie.

In particolare, quando il medico necessiti di esaminare la documentazione completa per motivi clinici o di studio, le radiografie devono essere riunite al fascicolo sanitario a cura del personale paramedico. Questa ricomposizione è possibile nei limiti dei tempi di conservazione delle singole parti della pratica.

Tempi di conservazione, scarto e alienazione

La distinzione tra archivi consente di gestire in modo autonomo i tempi di conservazione e le procedure di scarto, stabilendo scadenze differenti per i vari materiali. La separazione è particolarmente utile per il materiale radiografico, che richiede modalità di scarto diverse rispetto al materiale cartaceo.

La circolare precisa che:

• il materiale radiografico, avendo un valore commerciale per le sostanze contenute, deve essere venduto a ditte specializzate;
• il materiale cartaceo deve essere ceduto alla Croce Rossa Italiana ai sensi dell’art. 7 del R.D.L. 12.2.1930, n. 84;
• lo scarto del materiale radiografico, come quello degli atti d’ufficio, è subordinato al preventivo nulla-osta dei competenti Soprintendenti archivistici ai sensi dell’art. 35 del D.P.R. n. 1409/63.

Massimario di scarto e documentazione da conservare illimitatamente

La Sede Centrale comunica di avere avviato la rielaborazione del Massimario di scarto degli atti dell’Istituto, nel quale saranno indicati i tempi di conservazione dei singoli documenti. In attesa della nuova disciplina, le sedi riceveranno successivamente le istruzioni necessarie per procedere agli scarti dei propri archivi; per le radiografie verranno anche richiamate le regole per la loro alienazione.

Resta fermo che deve essere conservata illimitatamente la documentazione sanitaria che, a giudizio del responsabile del Gabinetto Diagnostico, presenti particolare interesse scientifico sotto il profilo medico-legale. Tale documentazione dovrà essere collocata, man mano che viene individuata, nella stessa sequenza degli altri documenti, in un’apposita sezione della lastroteca dell’archivio dei fascicoli.