Circolare numero 30 del 26-1-1994

Razionalizzazione dei servizi di pulizia e vigilanza negli uffici INPS

La circolare definisce un nuovo assetto per gli appalti dei servizi di pulizia e vigilanza dei locali ad uso uffici dell’INPS, approvando le linee di indirizzo e i capitolati generali allegati. Le disposizioni precedenti incompatibili risultano abrogate, mentre alle Sedi regionali vengono affidati compiti organizzativi, istruttori e di trasmissione dati per consentire l’avvio delle nuove gare entro termini molto ravvicinati.

Quadro generale e finalità dell’intervento

L’obiettivo dichiarato è duplice: da un lato razionalizzare e uniformare i servizi, dall’altro contenere la spesa. La disciplina è costruita in modo da centralizzare alcune decisioni, demandando alle Sedi regionali la rilevazione dei fabbisogni, la quantificazione dei costi e la preparazione delle procedure di gara. La circolare prevede inoltre che le gare e i contratti futuri recepiscano espressamente la riserva collegata all’art. 6 della legge 24 dicembre 1993, n. 537.

Servizi di pulizia: impostazione delle gare e organizzazione regionale

Per i servizi di pulizia si stabilisce che tutti i contratti in corso debbano essere disdettati alla più vicina scadenza annuale. Una volta completati gli adempimenti istruttori, le procedure di gara devono essere avviate immediatamente a livello regionale, con l’obiettivo di rendere operativi i nuovi contratti, ove possibile, dal 1° luglio 1994.

Ciascuna Sede regionale deve affidare con un unico contratto la pulizia di tutte le Sedi del proprio territorio; per il Lazio, il contratto deve comprendere anche i locali della Direzione Generale. Ogni Sede deve inoltre individuare un funzionario responsabile della verifica dell’esecuzione del servizio e della segnalazione delle irregolarità alla Sede regionale competente.

Servizi di pulizia: capitolato, cauzioni e penali

Il nuovo capitolato di pulizia disciplina in dettaglio oggetto del servizio, periodicità degli interventi, obblighi dell’appaltatore, modalità di controllo e cause di risoluzione.

Sul piano economico e garantistico, la circolare precisa che:

• il deposito cauzionale provvisorio, previsto dall’art. 14 del capitolato, deve essere pari al 2% dell’importo autorizzato per la gara;
• le penali di cui all’art. 20 devono essere determinate a livello di Sede regionale sulla base di una valutazione collegiale, regolarmente verbalizzata, effettuata da tre funzionari, di cui almeno uno con qualifica dirigenziale.

Il capitolato prevede anche un deposito cauzionale definitivo nella misura del 5% dell’importo complessivo dell’appalto, oltre a numerose ipotesi di risoluzione del contratto in caso di inadempimenti, sospensione arbitraria del servizio, mancato rispetto degli obblighi previdenziali o assicurativi e subappalto vietato.

Servizi di pulizia: requisiti di partecipazione e criterio di aggiudicazione

Le gare devono svolgersi secondo i sistemi previsti dalla direttiva 92/50/CEE del 18 giugno 1992, che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi. Devono essere invitate tutte le imprese che presentino domanda e che dimostrino i requisiti richiesti, in particolare:

• inesistenza di cause di esclusione, come fallimento, liquidazione, condanne per reati professionali o finanziari, irregolarità contributive e fiscali;
• iscrizione alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura o a enti equivalenti;
• elenco delle principali forniture del servizio oggetto della gara eseguite negli ultimi tre anni, con importi, luoghi di esecuzione e nominativi dei committenti;
• fatturato annuo degli ultimi tre anni, desumibile dai bilanci.

La Commissione seleziona le imprese da invitare sulla base della documentazione prodotta e del fatturato medio annuo degli ultimi tre anni, che non può essere inferiore al 100% della spesa prevista per l’intera durata del contratto. L’aggiudicazione avviene con il sistema del prezzo più basso. Le offerte anormalmente basse, in conformità alla disciplina comunitaria richiamata dall’art. 37, devono essere respinte se i chiarimenti richiesti non risultano soddisfacenti.

Servizi di pulizia: adempimenti istruttori richiesti alle Sedi regionali

Per consentire la tempestiva autorizzazione delle gare, le Sedi regionali devono svolgere una serie di attività istruttorie e trasmettere i relativi dati alla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio entro 5 giorni dalla ricezione della circolare. In particolare devono:

• censire tutti gli stabili in dotazione agli uffici INPS del territorio regionale, indicando le date di scadenza dei contratti in corso;
• rilevare le superfici degli immobili secondo lo schema del messaggio n. 42230 del 14.12.93, includendo tra i magazzini anche i cosiddetti archivi morti e indicando le superfici adibite a CRAL ai fini dell’art. 16 del capitolato, fermo restando quanto previsto dal messaggio n. 01654 del 3.1.94;
• individuare i costi medi regionali mq/mese attualmente praticati;
• calcolare la spesa prevedibile senza IVA per un triennio a partire dall’1.7.94, distinguendo tra i casi in cui il canone attuale sia pari o inferiore ai costi medi regionali e quelli in cui sia superiore, con conseguente ricalcolo sulla base dei costi medi mq/mese regionali.

Le Sedi devono utilizzare il tempo necessario per la trasmissione dei dati e per l’autorizzazione centralizzata anche per predisporre, con l’Avvocatura locale, gli adempimenti previsti dalla normativa CEE, che comporta termini inderogabili.

Servizi di vigilanza: nuovo modello di organizzazione e contenimento della spesa

Per il servizio di vigilanza la circolare conferma il criterio di non applicare aumenti di canone derivanti da incrementi disposti dalle Prefetture nel corso del rapporto contrattuale. Per le nuove gare, tuttavia, il riferimento deve essere alla tariffa ultima fissata dalle Prefetture.

In attesa della completa realizzazione del nuovo sistema, le Sedi devono ridimensionare il servizio, se non ancora riorganizzato, per conseguire una riduzione del 15% su base regionale rispetto al 1992. Le Direzioni regionali devono inoltre individuare modelli omogenei, escludendo il ricorso alle guardie giurate per attività non strettamente connesse alla vigilanza fissa degli ingressi e dei centri elettronici non ancora dotati di sistemi di sicurezza computerizzati.

Servizi di vigilanza: impostazione tecnica del servizio

La nuova organizzazione del servizio di vigilanza è orientata all’uso combinato di presidio umano e sistemi tecnologici. Le indicazioni principali sono le seguenti:

• il presidio da parte di guardie giurate dipendenti da istituti di vigilanza deve essere limitato, durante le ore di funzionamento degli uffici, ai soli accessi riservati al pubblico, con controllo dei "passi" del pubblico che accede ai piani;
• per i pochi centri elettronici ancora non dotati di impianti di sicurezza computerizzati può essere previsto temporaneamente un presidio fisso;
• gli ingressi secondari devono essere controllati con tessere magnetiche e telecamere a video lento, con monitor collocati nella zona presidiata dalle guardie;
• devono essere installati impianti antieffrazione e antintrusione per il controllo dell’edificio nelle ore di chiusura o di notte;
• presso i Centri operativi, salvo motivate eccezioni per aree a rischio, il servizio deve essere assicurato con sistemi antintrusione, antieffrazione e telecamere a circuito lento.

I sistemi installati presso Sedi e Centri operativi devono essere interfacciabili con il sistema informatico dell’Istituto e corredati di teleallarme collegato con le sale operative della forza pubblica. Il nuovo modello sarà sperimentato nel corso del 1994 nell’area milanese e in una SAP con Centri operativi connessi dell’Italia centro-meridionale, secondo istruzioni del Ramo Tecnico Edilizio Centrale.

Servizi di vigilanza: durata, tipologia di gara e criteri di aggiudicazione

I nuovi contratti di vigilanza hanno durata di un anno e non possono essere tacitamente rinnovati. Le gare devono essere espletate mediante licitazione privata, salvo le località in cui i decreti prefettizi consentano una sola impresa, nel qual caso è ammessa la trattativa privata.

Per le gare a licitazione privata, l’aggiudicazione avviene in favore dell’offerta economicamente più vantaggiosa, valutata sulla base di tre profili:

• prezzo: 30 punti;
• capacità tecnica: 50 punti;
• capacità economico-finanziaria: 20 punti.

Il punteggio massimo per il prezzo è attribuito all’offerta più bassa; le offerte superiori ricevono punteggi proporzionalmente inferiori. Sono escluse le offerte superiori alla tariffa massima stabilita con decreto prefettizio.

Servizi di vigilanza: contenuto della capacità tecnica e finanziaria

La capacità tecnica viene valutata in base a:

• principali servizi prestati negli ultimi tre anni, con importi, date e destinatari, pubblici o privati;
• organico del personale;
• numero e tipo di automezzi;
• frequenze radio;
• coordinamento e controllo delle prestazioni da parte di ufficiali e sottufficiali.

La capacità economico-finanziaria è valutata sulla base del fatturato globale dell’impresa relativo ai tre ultimi esercizi finanziari, desumibile dai bilanci. La graduazione dei punteggi avviene proporzionalmente, attribuendo il massimo alla ditta che dimostri la migliore corrispondenza ai requisiti richiesti.

Servizi di vigilanza: obblighi operativi, cauzioni e responsabilità

Anche per la vigilanza il capitolato disciplina in modo rigoroso obblighi dell’appaltatore, controlli e cause di risoluzione. Tra gli aspetti rilevanti:

• deposito cauzionale provvisorio pari al 2% dell’importo autorizzato per la gara;
• deposito cauzionale definitivo pari al 5% dell’importo complessivo dell’appalto;
• obbligo di stipulare una polizza assicurativa con massimale non inferiore a 3 miliardi di lire entro un mese dalla comunicazione di aggiudicazione;
• nomina di un rappresentante presso la località indicata dall’Istituto entro 15 giorni dall’aggiudicazione, se l’appaltatore non risiede nella città in cui si svolge il servizio;
• obbligo di indicare un addetto presente sul posto di lavoro quale referente immediato per l’I.N.P.S.

Il capitolato prevede inoltre trattenute per prestazioni non eseguite, penali tra l’1% e il 5% di un dodicesimo del canone convenuto, risoluzione del contratto al raggiungimento di cinque inadempienze contestate, trattenute e possibile risoluzione in caso di arbitraria sospensione del servizio e divieto assoluto di subappalto o cessione del contratto.

Adempimenti richiesti alle Sedi regionali per la vigilanza

Le Sedi regionali e il Centro Servizi della Direzione Generale devono quantificare l’importo senza IVA necessario per l’affidamento del servizio per un anno, ripartito per esercizi finanziari, e indicare per ciascun contratto la decorrenza e la scadenza. Devono inoltre trasmettere alla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio, secondo lo schema allegato, una breve descrizione delle modalità di effettuazione del servizio, con indicazione del numero di ore di vigilanza fissa e del numero di accessi saltuari, ove previsti, in relazione agli stabili e agli ingressi da sorvegliare.

Poiché numerosi contratti devono essere aggiudicati entro il 30 aprile dell’anno in corso, la circolare richiede che i dati siano inviati entro un massimo di 10 giorni dalla ricezione. Anche in questo caso le gare dovranno contenere la riserva relativa all’art. 6 della legge 24 dicembre 1993, n. 537.

Contenuto dei capitolati generali allegati

I due capitolati generali allegati precisano nel dettaglio gli obblighi contrattuali, le prestazioni, le responsabilità, i controlli e le conseguenze dell’inadempimento.

Per la pulizia vengono elencate le operazioni giornaliere, settimanali, quindicinali, mensili, trimestrali e semestrali, con particolare attenzione agli uffici, archivi, magazzini, locali igienici, aree comuni e spazi esterni. Il capitolato disciplina inoltre la durata triennale dell’appalto, la facoltà di recesso dopo il primo anno, la variabilità del servizio in caso di aumento o riduzione dei locali e i criteri di determinazione del canone per uffici, CRAL e magazzini.

Per la vigilanza il capitolato descrive il servizio nelle sue diverse forme, cioè piantonamento fisso e vigilanza saltuaria tramite ispezioni, con indicazione di orari, numero di ispezioni, modalità di attestazione e compiti assegnati agli addetti. Sono poi regolati durata annuale, recesso, variazioni del servizio, obblighi del personale, responsabilità assicurativa, regime dei canoni, trattenute e risoluzione del contratto.

Nel complesso, la circolare introduce un modello più uniforme, controllato e orientato al contenimento dei costi, trasferendo alle strutture territoriali compiti molto serrati di censimento, calcolo, trasmissione dati e predisposizione delle gare, nel rispetto della normativa comunitaria e delle nuove regole interne.