Circolare numero 2 del 3-1-1994

Chiusura della contabilità 1993 e avvio del 1994

La circolare definisce le modalità operative per la chiusura dell’esercizio 1993 e per la riapertura contabile del 1994 nell’ambito dell’INPS. Il documento individua il "periodo suppletivo" fino al 28 febbraio 1994 come arco temporale di riferimento per completare le registrazioni dell’anno chiuso e per predisporre le comunicazioni e i rendiconti richiesti.

Finalità e quadro generale

L’istruzione è rivolta alle sedi, alle sedi zonali e ai centri operativi interessati dal decentramento contabile. Lo scopo è assicurare che tutte le registrazioni dell’esercizio 1993 siano completate, che i saldi risultino allineati con quelli comunicati dagli enti esterni e che la contabilità 1994 si apra con una corretta ripresa dei valori residui.

Calendario degli adempimenti nel periodo suppletivo

La circolare scandisce con precisione le scadenze:

• entro il 20 gennaio 1994: imputazione al conto GPA 55/00 delle partite trasferite ad altre sedi o alla Direzione generale; spedizione per espresso degli SC/10R emessi nel periodo suppletivo; verifica del caricamento ed elaborazione dei nastri DM per il "non ripartito";
• entro il 31 gennaio 1994: registrazione delle operazioni su conti correnti bancari, contabilità speciali di tesoreria e conti correnti postali riferite a contabili emesse fino al 31 dicembre 1993; imputazione dei fondi in giro non conclusi nel 1993; sistemazione degli interessi maturati nel 1993 ma accreditati nel 1994; chiusura delle differenze tra saldo di mastro e saldo comunicato da banche e tesoreria;
• entro il 28 febbraio 1994: completamento delle imputazioni residue e delle scritture di assestamento, nonché definizione delle partite ricevute da altre sedi e dalla sede centrale.

Operazioni contabili da eseguire nel periodo suppletivo

Le istruzioni impongono una serie di registrazioni, spesso con effetti di storno o di riclassificazione. Tra le principali:

• partite trasferite ad altre sedi o alla Direzione generale da imputare al GPA 55/00 entro il 20 gennaio e, successivamente, ai conti GPA 51/99 e GPA 52/99, con specifiche eccezioni per particolari modelli e contribuzioni;
• operazioni sui conti bancari, postali e di tesoreria riferite a contabili 1993;
• gestione dei fondi in giro e dei girofondi locali non conclusi;
• imputazione al conto GPA 00/91 degli interessi maturati nel 1993 ma accreditati nel 1994, con eccezioni per gli interessi sui conti speciali regionali;
• sistemazione delle differenze tra conto di mastro e saldi comunicati dagli enti collettori, con allineamento finale dei saldi INPS al 31/12/1993.

La circolare precisa inoltre che le contabili bancarie emesse nel 1994 ma con valuta 1993 non vanno rilevate nel 1993, salvo il trattamento degli interessi disciplinato dalle istruzioni specifiche.

Gestione delle entrate e dei mandati preacquisiti

Una parte rilevante del testo riguarda i programmi di annullamento delle operazioni preacquisite e non ancora contabilizzate. In sintesi:

• per le entrate preacquisite non contabilizzate, il programma effettua un controllo sugli 80T sospesi e produce una lista per la loro sistemazione o annullamento; l’ufficio di ragioneria deve gestire gli importi al conto GPA 52/99 o procedere all’annullamento manuale;
• per i mandati preacquisiti e non contabilizzati, è indispensabile verificare l’avvenuto consolidamento; il programma può ripreacquisire automaticamente nel 1994 i mandati consolidati, ma in presenza di conti non più movimentabili la sede deve procedere manualmente.

Scritture di assestamento più rilevanti

La sezione dedicata alle scritture di assestamento contiene numerosi casi specifici. Tra gli interventi principali figurano:

• rilevazione delle indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti familiari giacenti presso gli organi erogatori al 31 dicembre 1993, con apposita scrittura nell’esercizio 1993 e annullamento nel 1994;
• rettifiche previste dalla circolare n. 286/1982 sui trasferimenti di contributi, sui rimborsi e sulle imputazioni alle gestioni di pertinenza;
• attribuzione ai conti di competenza delle partite in ammortamento sui conti ARR 52/11, COR 52/11, CMR 52/11 e FPR 52/11, con codice documento 80;
• eliminazione delle partite prescritte dai partitari ARR 10/99, COR 10/99, GMR 10/99 e GMS 10/99;
• storni ai conti delle gestioni per i debiti da "somme non riscosse dai beneficiari" rilevati nel conto GPA 10/31;
• storni per i "crediti per prestazioni da recuperare" evidenziati nei conti GPA 00/30 e GPA 00/32;
• sistemazioni di partite su conti particolari, tra cui GPA 52/92 e GPA 52/93, GPA 51/25, GPA 52/46, GPA 52/85 e GPA 51/85, GPA 52/84, GPA 54/61, conti per cedole ottiche, conti delle prestazioni automatizzate, conti per lavoratori domestici, pescatori autonomi, sanzioni 01/M, trattenute e operazioni di recupero.

Controlli di concordanza e verifiche contabili

La circolare insiste molto sui controlli di quadratura. Le sedi devono verificare, tra l’altro:

• la corrispondenza tra alcuni saldi dare e avere di conti specifici;
• la coincidenza tra entrate e uscite per partite di giro;
• la chiusura a pareggio di diversi conti di movimento e di riparto;
• la concordanza tra saldi di conti collegati, come quelli relativi a prestiti, mutui, sgravio contributi, conti di cassa, conti di tesoreria e conti di gestione.

Sono richiamati anche controlli specifici per i conti relativi a cessioni crediti, conti delle prestazioni pensionistiche, analisi del movimento delle marche assicurative, depositi particolari e altri conti di supporto alle gestioni.

Comunicazioni e rendiconti per la Direzione generale

La parte quarta elenca in modo dettagliato i rendiconti e le comunicazioni da trasmettere, con scadenze diverse tra febbraio e aprile 1994. I contenuti riguardano, ad esempio:

• dati dei modelli P.18/1 e P.18/2;
• movimento delle marche assicurative e del deposito particolare;
• analisi di saldi di conti come GPA 00/40, GPA 31/75-08, GPA 51/36, GPA 52/47, GPA 00/59, GPA 00/48, GPA 23/99, GPA 33/99, GPA 51/82, GPA 51/83, DFR 30/00;
• comunicazioni su personale sanitario soggetto a contributo ONAOSI;
• oneri per pensionamenti anticipati, indennità di fine rapporto, compensi incentivanti, indennità di funzione, liquidazioni una tantum, prestazioni assistenziali, sussidi e provvidenze varie;
• dati su crediti contributivi, aziende beneficiarie di agevolazioni, lavoratori agricoli, trattamenti di integrazione salariale, disoccupazione e mobilità.

Le trasmissioni avvengono, a seconda dei casi, via terminale con maschere precompilate o mediante moduli cartacei standardizzati.

Programmi e adempimenti per la chiusura informatica

La chiusura della contabilità richiede l’attivazione di specifici programmi sul sistema LSX e sulla procedura SC1/29. Tra le operazioni da eseguire:

• validazione degli articoli;
• aggiornamento degli archivi conti e partitari;
• stampa dei modelli di fine mese e di fine esercizio;
• chiusura annuale dei flussi di cassa;
• ripresa a nuovo dei partitari generici e dei riscatti;
• trasmissione al centro elettronico dei dati contabili;
• verifica che l’ultimo articolo trasmesso coincida con l’ultimo articolo acquisito e che l’archivio di ricezione sia vuoto.

La circolare chiarisce inoltre che le eventuali registrazioni da effettuare dopo il 28 febbraio 1994, ma ancora riferite al 1993, devono essere concordate telefonicamente con gli uffici centrali competenti.

Avvio dell’esercizio 1994 e ripresa in carico dei saldi

Prima di iniziare le scritture 1994, le sedi devono eseguire il dump con verifica e consentire alla procedura automatizzata di:

• cancellare gli archivi 1992;
• creare gli archivi 1994;
• aggiornare l’archivio conti eliminando quelli cessati o non più movimentabili.

La ripresa in carico dei saldi 1994 avviene con le seguenti regole principali:

• entro il 31 gennaio 1994, con tipo operazione 1 o 3 e data contabile 3 gennaio 1994, per conti correnti bancari, postali e contabilità speciale provinciale;
• entro il mese di marzo 1994, con tipo operazione 0, per i restanti conti amministrati dalle sedi.

Per alcuni conti, come IPC 00/10, IPC 00/11, IPD 00/10, IPD 00/11, IPE 00/10, IPE 00/11, IPF 00/10 e IPF 00/11, la procedura riprende i saldi in automatico e le sedi devono eventualmente reintegrare la posizione con scritture specifiche se occorre distinguere saldi debitori e creditori.

Allegati e utilità operative

Gli allegati completano la disciplina con:

• uno schema di scrittura in partita doppia per disoccupazione e mobilità;
• l’elenco delle maschere precompilate da utilizzare via terminale;
• l’elenco dei moduli a stampa;
• lo schema delle registrazioni di ripresa in carico dei saldi nel 1994;
• gli estremi di pubblicazione dei provvedimenti richiamati;
• l’elenco alfabetico delle banche nazionali e delle altre banche;
• fac-simili di rendiconti e attestazioni per specifiche prestazioni e oneri;
• la variazione al piano dei conti con introduzione dei conti ASR 55/50 e ASR 55/51 come contropartite del riporto a nuovo dei saldi dare e avere.

Nel complesso, la circolare costituisce una guida operativa molto ampia per la chiusura della contabilità 1993, la produzione dei rendiconti collegati e la corretta riapertura dell’esercizio 1994.