Messaggio numero 3971 del 31-10-2019

Adempimenti UniEmens in caso di aspettativa e distacco

Il documento riordina gli obblighi del datore di lavoro nei casi di sospensione del rapporto di lavoro per aspettativa o distacco sindacale e per aspettativa dovuta a cariche pubbliche elettive. L’obiettivo è unificare in un solo canale, il flusso UniEmens, tutte le informazioni necessarie sia per gli accrediti figurativi sia per le verifiche sulla contribuzione aggiuntiva eventualmente versata dal sindacato.

Ambito di applicazione e finalità

La disciplina riguarda tre fattispecie:

• aspettativa sindacale;
• distacco sindacale;
• aspettativa per cariche pubbliche elettive.

Per tutte le ipotesi, il datore di lavoro deve continuare a trasmettere la denuncia mensile UniEmens anche in assenza di contribuzione e anche quando non venga elaborata la busta paga. La denuncia serve a documentare:

• l’esistenza della sospensione del rapporto;
• la causale della sospensione;
• il suo permanere nel tempo;
• la retribuzione virtuale o “persa” utile ai fini dell’accredito figurativo, nei casi previsti.

Dal gennaio 2020 la comunicazione tramite UniEmens sostituisce le attestazioni cartacee fino ad allora utilizzate. L’assenza di flussi UniEmens nel periodo di aspettativa o distacco impedisce l’accredito figurativo al lavoratore e rende illegittima l’eventuale contribuzione aggiuntiva versata dal sindacato.

Quadro normativo richiamato

Il documento richiama più fonti normative per spiegare la logica della comunicazione mensile:

• articolo 8, comma 8, della legge 23 aprile 1981, n. 155, che disciplina la retribuzione da assumere ai fini pensionistici per i lavoratori in aspettativa;
• articolo 40 della legge 4 novembre 2010, n. 183, che collega l’accredito figurativo alla retribuzione spettante nel mese dell’evento;
• articolo 44, comma 9, del decreto-legge 30 settembre 2003, n. 269, convertito dalla legge 24 novembre 2003, n. 326, che ha introdotto l’obbligo di trasmissione mensile telematica dei dati retributivi e assicurativi.

Viene inoltre richiamato l’articolo 3, commi 5 e 6, del decreto legislativo 16 settembre 1996, n. 564, in relazione alla contribuzione aggiuntiva per i sindacalisti.

Significato della retribuzione virtuale e della retribuzione “persa”

Il documento distingue due piani concettuali.

Per l’aspettativa sindacale, la base di riferimento per i fini pensionistici è la retribuzione virtuale, cioè il valore che corrisponde al trattamento economico che il lavoratore avrebbe percepito se fosse rimasto in servizio. Tale importo:

• coincide nella sostanza con la retribuzione annua teorica;
• comprende il dovuto contrattuale derivante da CCNL, contratti integrativi o individuali;
• esclude le componenti collegate alla presenza;
• ha natura dinamica, perché deve recepire aumenti contrattuali, reinquadramenti, scatti di categoria, nuove voci introdotte da rinnovi contrattuali o da successive disposizioni normative.

L’articolo 40 della legge n. 183/2010 viene invece richiamato per chiarire che, nei casi di contribuzione figurativa connessi ad assenze tutelate, il riferimento è alla retribuzione “persa” nel periodo dell’evento, anche se a durata oraria. In questo caso la nozione è più ristretta e si concentra sulla sola quota retributiva relativa al tempo di assenza.

UniEmens come unico canale di attestazione

A decorrere dalla competenza gennaio 2020, il flusso UniEmens diventa il canale esclusivo per:

• comprovare l’esistenza dell’aspettativa o del distacco;
• attestarne il permanere;
• indicare le retribuzioni da assumere a base dell’accredito figurativo, nei casi di aspettativa;
• fornire i dati utili alle istruttorie degli accrediti figurativi;
• consentire le verifiche sulla contribuzione aggiuntiva per i sindacalisti, se dovuta.

Il documento sottolinea che la mancata elaborazione della busta paga, o l’assenza di imponibile e copertura assicurativa nel caso di aspettativa, non esonerano dall’invio della denuncia mensile. Nel caso di rapporto sospeso, la denuncia contiene soltanto le informazioni attestabili in costanza di sospensione.

Adempimenti per l’aspettativa sindacale

Per l’aspettativa sindacale il datore di lavoro deve continuare a denunciare la sospensione del rapporto tramite UniEmens utilizzando il codice di cessazione 3S, con riferimento all’ultimo giorno dell’ultimo mese lavorato. Lo stesso codice 3S deve essere utilizzato alla ripresa dell’attività lavorativa come codice di assunzione.

Gli obblighi operativi indicati sono i seguenti:

• è obbligatoria la presentazione delle denunce anche per i mesi successivi all’inizio dell’aspettativa;
• i flussi del periodo di aspettativa devono riportare il codice S000;
• deve essere indicata la e del ;
• se vengono corrisposti importi retributivi come tredicesima, quattordicesima o arretrati, la denuncia deve riportare anche i dati retributivi e il codice S001;
• tali importi non devono essere riferiti alla ripresa del lavoro, ma alla corresponsione attuale di voci del rapporto precedente la sospensione;
• durante l’aspettativa i flussi non devono mai presentare settimane valorizzate.

Se nel concreto il lavoratore riprende a lavorare, anche solo per un giorno, oppure fruisce di ferie, l’aspettativa si interrompe. In tal caso:

• l’imponibile relativo alle ferie o alla giornata lavorata va dichiarato con le modalità ordinarie;
• nel flusso ordinario deve essere inserito il codice di assunzione 3S con riferimento alla data di rientro in servizio.

Adempimenti per il distacco sindacale

Per il distacco sindacale viene introdotto il nuovo codice di cessazione 3D, da utilizzare con riferimento all’ultimo giorno dell’ultimo mese lavorato. Anche in questo caso il medesimo codice 3D deve essere usato alla ripresa del lavoro come codice di assunzione.

A differenza dell’aspettativa, in caso di distacco il datore di lavoro continua a effettuare gli ordinari adempimenti come se il lavoratore fosse in servizio, pur non disponendo materialmente della prestazione lavorativa. Pertanto il flusso comprende normalmente:

• imponibile;
• copertura settimanale;
• altri dati contributivi ordinari.

La sospensione per distacco deve essere attestata con uno specifico elemento D000, da dichiarare anche se il distacco inizia o cessa nel corso del mese.

Quando il distacco non copre l’intero mese, deve essere valorizzato anche un ulteriore elemento di nuova istituzione, contenente la parte dell’imponibile del mese relativa al tempo di distacco. Questo elemento:

• non ha valenza contributiva;
• costituisce un di cui dell’imponibile della denuncia;
• serve a separare i dati retributivi del periodo in servizio da quelli percepiti nel distacco.

Se il distacco coincide con il mese intero, tale elemento non va compilato, perché tutto l’imponibile è riferibile al distacco.

Il documento evidenzia che questa distinzione è necessaria anche per determinare con precisione le date di inizio e fine dei due status: servizio e distacco sindacale. La regola del codice 3D vale sia per mesi interi sia per distacchi iniziati o cessati nel corso del mese.

Adempimenti per l’aspettativa per cariche pubbliche elettive

Per l’aspettativa per cariche pubbliche elettive il datore di lavoro deve denunciare la sospensione del rapporto con il codice di cessazione 3E, riferito all’ultimo giorno dell’ultimo mese lavorato. Lo stesso codice 3E va utilizzato alla ripresa del lavoro come codice di assunzione.

Anche in questo caso:

• è obbligatoria la presentazione delle denunce relative ai mesi successivi all’inizio dell’aspettativa;
• i flussi devono riportare il codice E000;
• deve essere indicata la e del ;
• se vengono pagati importi come tredicesima, quattordicesima o arretrati, la denuncia deve includere i dati retributivi e il codice E001;
• tali importi devono riguardare voci del rapporto precedente la sospensione e non la ripresa dell’attività;
• durante l’aspettativa non devono risultare settimane valorizzate.

Se il lavoratore riprende l’attività, anche temporaneamente o per un solo giorno, l’aspettativa si interrompe e l’imponibile relativo al periodo di lavoro o di ferie deve essere dichiarato con le modalità ordinarie. In tal caso, nel flusso ordinario deve essere esposto il codice di assunzione 3E con riferimento alla data di riammissione.

Effetti operativi e conclusione del sistema

L’iter descritto consente all’Istituto di acquisire mensilmente, senza interruzioni temporali, sia la notizia del permanere dell’aspettativa o del distacco sia la retribuzione virtuale del periodo, ove rilevante. Il documento conclude quindi con un forte spostamento della documentazione da attestazioni cartacee a dati flussi UniEmens, attribuendo al datore di lavoro un obbligo continuativo di comunicazione anche nei periodi di sospensione del rapporto.