Circolare numero 167 del 29-12-2011

Passaggio ai Paper SED nel sistema EESSI per legislazione applicabile e distacchi

La circolare inquadra l’evoluzione della disciplina comunitaria in materia di sicurezza sociale dopo l’entrata in vigore, il 1° maggio 2010, dei nuovi regolamenti europei. L’obiettivo è accompagnare gli operatori dell’Istituto nel passaggio dagli scambi cartacei ai documenti elettronici strutturati, fornendo indicazioni operative e aggiornando la documentazione disponibile.

Contesto normativo di riferimento

La premessa richiama i regolamenti (CE) n. 987/2009 e n. 988/2009, nonché una serie di messaggi e circolari già emanati dall’Istituto tra il 2010 e il 2011 in tema di formulari E101, A1, distacchi, legislazione applicabile e materiali formativi. Il quadro richiamato serve a collocare la presente circolare nel percorso di attuazione dei nuovi regolamenti comunitari.

Dal cartaceo al sistema EESSI

La circolare chiarisce che, in base alle nuove disposizioni, lo scambio di dati tra istituzioni non sarà più effettuato mediante formulari cartacei, ma tramite il sistema europeo EESSI, con l’utilizzo di Structured Electronic Documents (SED) trasmessi sulla rete protetta sTESTA. I Paper SED rappresentano la versione cartacea temporanea dei futuri documenti elettronici e servono a gestire la fase di transizione.

Periodo transitorio

È previsto un periodo transitorio per consentire un passaggio graduale tra i due sistemi. In origine tale periodo era compreso tra il 1° maggio 2010 e il 30 aprile 2012, ma è stato prorogato al 30 aprile 2014 dalla Decisione della Commissione amministrativa n. E3 del 19 ottobre 2011. La proroga tiene conto delle esigenze organizzative delle istituzioni dei diversi Stati membri.

Paper SED pubblicati e strumenti operativi

Con la circolare vengono pubblicati, in formato compilabile, i Paper SED della serie A, quelli della serie H, comuni a tutti i settori della sicurezza sociale, e i Paper SED R010 e R011. Tali moduli sono disponibili nella CARTELLA UE del sito FTP riservato agli operatori dell’Istituto. È inoltre in fase di implementazione la procedura "Archivio Distacchi e Lavoro Contemporaneo nell'Unione Europea", destinata a consentirne l’emissione automatizzata.

Tabelle di correlazione e guide pratiche

Per agevolare l’attività degli operatori, la circolare segnala la presenza di tabelle di correlazione negli allegati 1, 2, 3 e 4. Tali tabelle, in italiano e in inglese, indicano per ogni Paper SED la funzione svolta, le norme di riferimento e l’eventuale corrispondenza con i formulari della serie E. Negli allegati 5 e 6 sono invece inserite guide pratiche predisposte a livello comunitario, al momento disponibili soltanto in lingua inglese.

Principi da seguire nel periodo transitorio

La circolare richiama i principi fissati dalla Decisione della Commissione Amministrativa n. E1 del 12 giugno 2009. Durante il periodo transitorio, le istituzioni devono ispirarsi a collaborazione, pragmatismo e flessibilità, con l’obiettivo di non pregiudicare l’esercizio dei diritti degli interessati. Per questo motivo è raccomandato accettare anche documenti non aggiornati nel formato, nel contenuto o nella struttura. In caso di dubbi sui diritti di un cittadino, le istituzioni devono coordinarsi secondo reciproca collaborazione e buona amministrazione.

Modifiche già introdotte ai Paper SED

La Commissione amministrativa di Bruxelles ha comunicato che i Paper SED sono ancora oggetto di revisione, anche per correggere inesattezze linguistiche e carenze contenutistiche, con ulteriori aggiornamenti previsti nel corso del 2012. Nel frattempo sono già state apportate alcune modifiche rilevanti: il Paper SED A001 è stato ridenominato "Richiesta di eccezione" e l’A002 "Risposta a richiesta di eccezione"; è stato introdotto l’A003A, identico all’A003 ma destinato a certificare definitivamente la legislazione applicabile in caso di divergenza tra istituzioni di Stati membri diversi; è stato infine introdotto il Paper SED A008, "Notifica di informazioni pertinenti", per la comunicazione di ulteriori elementi relativi alla pratica in materia di legislazione applicabile e distacco.