Circolare INAIL n. 3 del 10 gennaio 2008

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2007

La circolare fornisce alle strutture INAIL centrali e territoriali le istruzioni di fine esercizio per la chiusura della contabilità finanziaria 2007 e per la raccolta dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo. Le indicazioni riguardano sia le operazioni contabili di chiusura, sia la compilazione di prospetti extracontabili destinati a rappresentare residui, garanzie, depositi e prenotazioni di spesa.

Quadro normativo e finalità

Il documento si colloca nel quadro delle "Norme sull'Ordinamento Amministrativo-Contabile" richiamando la deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 409 del 12 ottobre 2006. Lo scopo è quello di disciplinare le consuete attività di fine anno, precisando gli adempimenti che le strutture devono porre in essere per la corretta chiusura della contabilità e per la predisposizione di dati non direttamente desumibili dalla contabilità finanziaria.

Chiusura della cassa

Per gli accrediti e gli addebiti sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, di concerto con l’addetto alla funzione amministrativa, deve acquisire le contabili tramite la procedura flussi monetari, digitare gli incassi, attribuirli alle diverse aree di produzione e generare il MOC di Entrata di tipo C, la reversale di incasso e l’aggiornamento dei saldi, così da ottenere la concordanza tra saldo contabile e saldo reale.

Gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2007 devono essere ritirati dalla locale agenzia bancaria e riproposti nell’esercizio 2008, previa emissione di un mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e del conseguente ODP nella procedura flussi monetari. Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate entro e non oltre il 18 gennaio 2008.

Sottoconti di transito

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare integralmente le somme giacenti sui sottoconti di transito dei vari capitoli di bilancio, utilizzati quando non erano disponibili elementi sufficienti per l’esatta imputazione contabile. La circolare richiama l’esigenza di ricostruire attentamente le operazioni e di attribuire le partite ai corretti capitoli e sottoconti, con l’obbligo di chiudere tali sottoconti a fine esercizio.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi

Il riaccertamento dei residui in essere al 31 dicembre 2006 è qualificato come operazione particolarmente sensibile ai sensi dell’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. Le strutture centrali e territoriali devono verificare tutte le poste residuali, in particolare quelle per le quali è difficile individuare uno specifico titolo giuridico, e procedere, se del caso, alla cancellazione riportandole nell’apposito prospetto n. 5.

Devono essere indicate singolarmente le poste creditorie e debitorie relative a tutti gli esercizi antecedenti al 2007, specificando puntualmente le motivazioni del riaccertamento. La circolare evidenzia inoltre che, per i residui passivi, l’operazione di riaccertamento per inesistenza del titolo giuridico non dovrebbe normalmente sussistere, se non per variazioni diminutive.

Adempimenti delle strutture e scadenze

Le sedi territoriali dipendenti dalle Direzioni regionali devono registrare le rispettive variazioni e riportarle nel prospetto allegato n. 5. Le rettifiche effettuate dalle sedi di tipo B devono confluire, ai fini della compilazione del prospetto, in quelle della sede di tipo A da cui dipendono.

I prospetti devono essere trasmessi alle rispettive Direzioni regionali entro il 23 gennaio 2008. Le Direzioni regionali devono verificarne la corrispondenza con la contabilità finanziaria, correggere eventuali anomalie, riepilogare i dati con le proprie variazioni e trasmettere il tutto alla Direzione Centrale Ragioneria in formato Excel entro il 31 gennaio 2008, con anticipo via e-mail all’indirizzo indicato. Entro la medesima data anche le Direzioni centrali devono digitare le proprie variazioni, compilare il prospetto n. 5 e inviarlo alla Direzione centrale Ragioneria.

Crediti inesigibili

La circolare distingue chiaramente il riaccertamento dei residui dalla dichiarazione di inesigibilità del credito. I crediti inesigibili, pur avendo un valido titolo giuridico, non devono essere inseriti nel prospetto n. 5. La dichiarazione di inesigibilità è proposta dal dirigente responsabile secondo i criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione, dopo aver esperito gli atti necessari alla riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare, ed è adottata con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia.

Aggiornamento delle poste residuali al 31 dicembre 2007

Per rappresentare i titoli giuridici alla base delle poste residuali attive e passive esistenti al 31 dicembre 2007, la circolare prevede la compilazione del prospetto n. 6. In esso devono essere indicate le singole poste a credito e a debito, anche se maturate in esercizi precedenti, corredate delle informazioni sul debitore o creditore e sulla motivazione dell’esistenza della posta. Le strutture devono mantenere un’evidenza analitica degli estremi e dei titoli giuridici relativi alle partite iscritte.

Per i capitoli gestiti tramite la procedura G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi), le strutture territoriali non devono eseguire operazioni di riaccertamento né rilevare residui in essere e, quindi, non devono compilare gli allegati nn. 5 e 6, poiché la movimentazione dei residui avviene automaticamente tramite la procedura amministrativa.

Prospetti per i dati del conto consuntivo

La circolare predispone ulteriori prospetti per i dati non ricavabili direttamente dalla contabilità integrata:

• il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancari e postali al 31 dicembre 2007;
• il prospetto n. 2 riguarda i titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione;
• il prospetto n. 3 riguarda fidejussioni e attestazioni di vincolo;
• il prospetto n. 4 riguarda le prenotazioni di impegni di spesa previste dall’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Per il prospetto relativo ai depositi bancari e postali devono essere riportati, per ciascun conto, il saldo risultante dalla procedura flussi monetari e quello comunicato dalla banca o dall’amministrazione postale, allegando le verifiche di cassa del quarto trimestre 2007, le copie dei saldi e gli estratti conto dal 1° ottobre al 31 dicembre 2007. Per i modelli 139-C del medesimo periodo è precisato che perverranno telematicamente alla Direzione Centrale Ragioneria una volta autorizzati dal responsabile della struttura.

Per il prospetto sui titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato, occorre indicare per ciascun depositante il nominativo o la ragione sociale, la specificazione dei titoli, i valori nominali e la motivazione del deposito. Per il prospetto sulle fidejussioni e attestazioni di vincolo, le strutture devono fornire una descrizione analitica delle garanzie in essere, escludendo però le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Prenotazioni di impegno e avanzo vincolato

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse entro la fine del 2007 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, così da garantirne la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione. Le strutture centrali e territoriali devono compilare il prospetto dedicato indicando importo prenotato e validato, capitolo di bilancio, tipologia e oggetto della gara. Le Direzioni regionali devono includere anche le gare indette dalle unità territoriali dipendenti.

La possibilità di utilizzare l’avanzo vincolato è espressamente limitata alle procedure contrattuali complesse e di rilevante entità finanziaria, quali licitazione privata, appalto-concorso e trattativa privata con o senza bando, con esclusione delle procedure contrattuali snelle e di importo modesto.

Termine di trasmissione dei prospetti e istruzioni finali

I prospetti nn. 1, 2, 3 e 4 devono essere inoltrati alla Direzione Generale - Direzione Centrale Ragioneria, in Piazzale Giulio Pastore 6, Roma, entro l’8 febbraio 2008. Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2007, nonché per la digitazione e la validazione dei dati, le unità interessate devono attenersi al materiale operativo in uso, tenendo presente che l’inserimento e la convalida delle operazioni di rettifica devono comunque essere completati entro il 18 gennaio 2008.

Restano inoltre confermate le disposizioni già comunicate in precedenza per la chiusura della cassa.