R.R. Lombardia 4/2011

Sistema bibliotecario biomedico lombardo (SBBL)

Il regolamento disciplina l’organizzazione e il funzionamento del Sistema bibliotecario biomedico lombardo, in attuazione della legge regionale lombarda in materia di sanità. La disciplina riguarda esclusivamente il territorio della Lombardia e definisce struttura di governo, soggetti aderenti, accesso ai servizi, finanziamento e fase di prima applicazione.

Struttura di governance del sistema

Il sistema è articolato su tre livelli principali: comitato di indirizzo, comitato scientifico e direttore del sistema. Il coordinamento operativo è affidato al direttore, mentre il centro di riferimento regionale svolge funzioni tecniche, organizzative e di supporto.

Comitato di indirizzo

Il comitato di indirizzo è costituito con decreto del direttore della direzione regionale competente in materia di sanità ed è composto da:

• direttore della direzione regionale competente in materia di sanità o suo delegato, con funzioni di presidente;
• sei rappresentanti dei soggetti aderenti al sistema;
• dirigente regionale competente per il sistema;
• dirigente regionale competente in materia di servizio bibliotecario nazionale.

I sei rappresentanti dei soggetti aderenti sono scelti previa comparazione delle candidature, in base a professionalità ed esperienza nella biblioteconomia scientifica. Il comitato:

• nomina il direttore del sistema tra persone di alto profilo tecnico-scientifico con almeno due anni di esperienza nella organizzazione e nel coordinamento di biblioteche biomediche;
• approva il programma annuale delle attività e gli altri provvedimenti di indirizzo;
• approva il bilancio preventivo, la rendicontazione intermedia e il bilancio consuntivo, su proposta del direttore e sentito il direttore generale del centro di riferimento regionale.

Si riunisce almeno tre volte l’anno presso la direzione regionale competente, delibera con la presenza di due terzi dei componenti e con il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Le deleghe non sono ammesse, salvo la sostituzione del presidente. In sedute che richiedano competenze altamente specialistiche, i componenti istituzionali possono essere affiancati da collaboratori esperti senza diritto di voto. Le convocazioni avvengono via posta elettronica almeno otto giorni prima. La partecipazione è gratuita.

Comitato scientifico

Il comitato scientifico è costituito con decreto del direttore della direzione regionale competente e comprende:

• quattro esperti in discipline sanitarie, di cui uno con funzioni di presidente;
• due esperti in organizzazione e gestione di biblioteche biomediche individuati fra i soggetti aderenti.

È convocato dal presidente con almeno quindici giorni di anticipo e si riunisce presso la direzione regionale competente. Le riunioni sono valide con la presenza di cinque componenti; i pareri sono scritti e adottati a maggioranza dei presenti. Anche in questo caso la partecipazione è gratuita. Il comitato supporta il direttore del sistema nella definizione del programma annuale delle attività.

Direttore del sistema

Il direttore del sistema svolge funzione di raccordo tra comitato di indirizzo e centro di riferimento regionale e partecipa alle riunioni del comitato senza voto e senza concorrere al numero legale. In particolare:

• propone il programma annuale delle attività, gli altri provvedimenti di indirizzo, il bilancio di previsione, la rendicontazione intermedia e il bilancio di esercizio;
• coordina l’attuazione dei provvedimenti di indirizzo;
• stipula i contratti con gli editori;
• predispone e trasmette le relazioni periodiche alla direzione regionale competente.

La sede del direttore è presso il centro di riferimento regionale, che deve garantirgli spazi e risorse umane e strumentali. I rapporti con il centro sono regolati da convenzione.

Durata degli incarichi

Comitato di indirizzo, comitato scientifico e direttore del sistema restano in carica cinque anni e possono essere rinnovati per altri cinque.

Centro di riferimento regionale (CRR)

Il centro di riferimento regionale è il soggetto operativo centrale del sistema. Svolge funzioni di attuazione dei provvedimenti di indirizzo, gestione del catalogo collettivo, sviluppo del sistema informativo e del sito www.sbbl.it, cura delle istruttorie per contratti con editori e fornitori, supporto al direttore nella programmazione e nel bilancio, rapporti con soggetti aderenti e utenti, promozione del sistema e attività di indagine sulla soddisfazione dell’utenza.

Il CRR:

• valuta le domande di adesione e sottopone gli esiti al comitato di indirizzo;
• stipula convenzioni con i soggetti aderenti, valide fino alla scadenza della convenzione con la Regione;
• mette a disposizione un servizio di supporto per la contrattazione con gli editori, per uniformare condizioni e tariffe.

Possono candidarsi come CRR aziende ospedaliere pubbliche, ASL e fondazioni IRCCS di diritto pubblico del SSR che abbiano esperienza nella promozione e nel coordinamento di progetti sanitari e dispongano di biblioteca biomedica accessibile, infrastrutture telematiche adeguate, personale qualificato e spazi idonei. Le candidature devono descrivere i requisiti e includere un progetto operativo. Il CRR è individuato con decreto dirigenziale sulla base della comparazione delle candidature. Il patrimonio documentale acquisito con fondi regionali è di proprietà della Regione.

Soggetti aderenti al sistema

Possono aderire al sistema soggetti pubblici e privati che dispongano di:

• biblioteca biomedica con proprio regolamento di funzionamento;
• infrastrutture telematiche e strumentazione informatica adeguata;
• personale qualificato;
• esperienza nella comunicazione e promozione del servizio bibliotecario, documentabile tramite il numero annuale di accessi.

Le domande di adesione sono presentate al CRR secondo modalità definite con decreto regionale. I soggetti aderenti devono attuare i provvedimenti di indirizzo, contribuire all’ampliamento del patrimonio bibliografico, catalogare secondo criteri uniformi, assicurare collegamenti e consultazione, garantire supporto agli utenti interni, fornire dati per indagini conoscitive e consentire la consultazione del patrimonio a chi documenti un interesse professionale o di studio. I servizi offerti ai soggetti aderenti sono gratuiti. L’elenco degli aderenti è pubblicato annualmente sui siti regionali e del sistema.

Soggetti che accedono al sistema e condizioni economiche

Accedono gratuitamente al patrimonio bibliografico tutte le strutture del sistema sanitario regionale, pubbliche e private accreditate a contratto, che facciano richiesta al CRR.

Le strutture pubbliche e private diverse da quelle indicate possono accedere previa valutazione del CRR. Le condizioni di accesso e la quantificazione degli oneri sono definite con decreto regionale, sentito il direttore del sistema, in relazione alle caratteristiche del soggetto e ai servizi richiesti.

Contributo regionale e risorse

Per lo svolgimento dei compiti del CRR è previsto un contributo annuale regionale deliberato dalla Giunta, nei limiti delle disponibilità di bilancio e sulla base del programma annuale e del bilancio di previsione. Il contributo comprende anche le spese generali e il compenso annuo del direttore del sistema.

L’erogazione segue le modalità stabilite dalla convenzione tra Regione e CRR ed è subordinata alla presentazione di rendicontazioni dettagliate delle attività e delle spese. Possono aggiungersi entrate dai servizi del sistema e ulteriori risorse dei soggetti convenzionati, destinate al miglioramento e allo sviluppo del sistema.

Prima applicazione

La disciplina iniziale prevedeva scadenze ravvicinate per l’avvio del sistema:

• entro 15 giorni dall’entrata in vigore: costituzione del comitato di indirizzo con i componenti istituzionali e adozione del decreto sulle modalità di adesione;
• entro i 60 giorni successivi: presentazione delle candidature a CRR e, nei 30 giorni seguenti, stipula della convenzione Regione-CRR;
• entro 60 giorni dalla convenzione con il CRR: presentazione delle domande di adesione al sistema e, nei 30 giorni successivi, stipula delle convenzioni con i soggetti aderenti;
• entro 40 giorni da tali convenzioni: individuazione dei rappresentanti dei soggetti aderenti e degli esperti del comitato scientifico, costituzione completa dei comitati, nomina del direttore e approvazione del programma annuale.

Queste disposizioni hanno carattere transitorio e sono riferite esclusivamente all’avvio originario del sistema.