Messaggio numero 20998 del 20-12-2013

Operazione "Estratto conto ai dipendenti pubblici"

Il documento disciplina l’avvio di un’operazione di coinvolgimento degli iscritti alle Gestioni pensionistiche dei dipendenti pubblici nella verifica del proprio estratto conto previdenziale. L’iniziativa mira a migliorare e consolidare la banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici, avvicinandone il livello qualitativo a quello già esistente per i dipendenti delle aziende private.

Finalità e destinatari dell’operazione

L’operazione riguarda i dipendenti pubblici, in particolare i dipendenti degli Enti locali e delle Amministrazioni statali, individuati secondo specifici criteri. Essa coinvolge anche i datori di lavoro pubblici, che potranno essere interessati all’eventuale sistemazione delle posizioni assicurative.

La finalità principale è consentire agli iscritti la visione della propria posizione assicurativa e favorire, tramite le verifiche conseguenti, l’allineamento e l’aggiornamento dei dati presenti negli archivi previdenziali.

Sperimentazione operativa iniziale

La prima fase è una sperimentazione che riguarda circa 15.000 iscritti dipendenti degli Enti Locali delle Marche e delle province di Rieti, Livorno, Trieste e Imperia. I soggetti interessati sono quelli nati tra il 1° gennaio 1954 e il 31 dicembre 1969, a condizione che:

• non abbiano in corso una domanda di pensionamento;
• non abbiano istruttorie in stato avanzato di riconoscimento periodi.

La sperimentazione ha lo scopo di verificare l’intero processo e di individuare eventuali correttivi prima dell’estensione dell’operazione all’intera platea degli iscritti.

Attività propedeutiche presso le sedi

Le sedi individuate per la sperimentazione riceveranno gli elenchi degli iscritti interessati e dovranno svolgere una serie di attività preliminari. Tali attività devono essere completate entro il 31 gennaio 2014.

Le attività previste sono:

• memorizzazione del fascicolo;
• inserimento a sistema delle domande di prestazione pensionistica in vigenza, se non già presenti;
• rilevazione di ulteriori domande di prestazione pensionistica in vigenza;
• rendicontazione delle attività.

In questa fase non devono essere coinvolti i datori di lavoro.

Memorizzazione del fascicolo

La memorizzazione del fascicolo consiste nel trasferire nella banca dati delle posizioni assicurative le informazioni previdenziali presenti nella documentazione conservata nei fascicoli pensionistici e, se del caso, nei fascicoli TFS/TFR, nonché su sistemi informatici diversi dal SIN.

L’attività riguarda in particolare:

• l’acquisizione in banca dati dei periodi riconosciuti ai fini pensionistici con provvedimento, come riscatti, ricongiunzioni, computi, accredito figurativo per maternità, servizio militare di leva, ricongiunzioni ex DPR 1092/73 e altri analoghi, se non già presenti;
• l’inserimento degli elementi mancanti relativi sia a provvedimenti pensionistici determinati dall’Istituto sia a provvedimenti determinati dal datore di lavoro ante subentro, della cui documentazione l’Istituto è in possesso;
• l’acquisizione di informazioni presenti su sistemi informatici diversi dal SIN e non presenti nella banca dati delle posizioni assicurative;
• il riporto in banca dati delle informazioni trasmesse dall’ente datore di lavoro tramite canali diversi da quelli previsti dal SIN, come documenti cartacei o archivi informatici locali;
• l’acquisizione di informazioni presenti su documenti certificativi presentati dall’iscritto e utili alla posizione assicurativa.

Le attività sono finalizzate all’implementazione della banca dati e al miglioramento qualitativo delle informazioni già esistenti. I dati da trattare riguardano:

• periodi riconosciuti da riscatti, ricongiunzioni, computi e simili, ante e post subentro, inseriti ex novo in PA;
• periodi di servizio inseriti ex novo in PA;
• periodi di servizio e/o riconosciuti aggiornati o completati.

Inserimento delle domande di prestazione pensionistica in vigenza

Nel sistema SIN devono essere inserite le domande di prestazione pensionistica in vigenza, come riscatti, ricongiunzioni, computi e simili, inoltrate all’Istituto per competenza e non presenti negli archivi SIN, purché non ancora prese in carico.

Rilevazione di ulteriori domande in vigenza

Le sedi devono inoltre rilevare nei fascicoli cartacei la presenza di:

• domande presentate alle amministrazioni datore di lavoro ante subentro, di cui l’Istituto possiede copia, non definite o comunque prive di notizia circa la definizione da parte dell’ente o amministrazione datore di lavoro;
• domande inoltrate all’Istituto per competenza, non presenti negli archivi SIN, in corso di determinazione fuori sistema SIN.

Rendicontazione delle attività

Le attività svolte devono essere rendicontate per tipologia ed entità mediante una specifica cartella di lavoro Excel che sarà resa disponibile.

La cartella contiene:

• il foglio "Posizioni", con l’elenco dei codici fiscali interessati e, per ciascuno, le attività da rilevare in termini quantitativi;
• il foglio "Istruzioni", con note esplicative per ciascun tipo di elemento da rilevare.

Il layout dei fogli di lavoro è riportato nell’allegato 1. A verifica completata del fascicolo del singolo iscritto, deve essere valorizzato a "1" il campo "V" del rendiconto.

La rendicontazione, completa in ogni campo, deve essere trasmessa entro il 5 febbraio 2014 agli indirizzi di posta elettronica ECdipendenti pubblici@inps.it e monitoraggioproduzione@inps.it.

Comunicazione agli iscritti

L’operazione prevede l’invio agli iscritti di una lettera cartacea oppure, se l’indirizzo è censito in archivio, di un messaggio di posta elettronica o PEC. La comunicazione invita a consultare l’estratto conto online accedendo con PIN INPS al sito dell’Istituto, seguendo il percorso "servizi on line > servizi per il cittadino > servizi ex INPDAP".

L’iscritto viene indirizzato a una pagina dedicata alla gestione pubblica e, tramite i percorsi di ricerca disponibili, può accedere alla pagina di interesse.

Per gli iscritti che al momento dell’invio non risultino in possesso del PIN INPS, la comunicazione contiene i primi otto caratteri del PIN assegnato, con l’invito a utilizzarli per richiedere l’attivazione del PIN e con le indicazioni sulla procedura per ottenere i restanti otto caratteri.

Richieste di variazione della posizione assicurativa

Gli iscritti sono invitati a inoltrare all’Istituto eventuali richieste di variazione o integrazione della posizione assicurativa.

La trasmissione delle Richieste di Variazione alla P.A. può avvenire:

• direttamente online, tramite il servizio RVPA disponibile nella pagina di consultazione dell’estratto conto;
• con l’ausilio dei Patronati.

Il servizio RVPA consente di allegare documentazione utile alle verifiche istruttorie.

Procedura di gestione della posizione assicurativa

Il documento segnala che la gestione dei flussi contributivi e della posizione assicurativa dei dipendenti pubblici è stata oggetto di una profonda rivisitazione, con conseguente impatto sulle procedure informatiche.

In tale contesto, lo strumento Nuova PAssWeb sarà messo a disposizione delle sedi e dei datori di lavoro per intervenire sulla posizione assicurativa. Sono previste specifiche azioni comunicative e formative rivolte al personale centrale e territoriale interessato, in coerenza con lo svolgimento dell’operazione.

Strutture coinvolte a livello centrale

Presso la Direzione generale l’operazione coinvolge la Struttura di progetto "Consolidamento PA", con il supporto delle Direzioni centrali Pensioni e Previdenza, per:

• la pianificazione, il monitoraggio e il governo complessivo del progetto;
• la conduzione dei rapporti con le Amministrazioni centrali statali.

Sono inoltre coinvolte:

• la D.C. "Pianificazione e Controllo di Gestione", per pianificazione, indirizzo e monitoraggio delle attività produttive;
• la D.C. "Organizzazione", per il governo degli assetti e dei modelli organizzativi di lavoro;
• la D.C. "Sistemi Informativi e Tecnologici", per la realizzazione e gestione delle infrastrutture informatiche a supporto del progetto;
• la D.C. "Formazione e Sviluppo delle Competenza", per la progettazione e attuazione delle azioni formative.

Assetto territoriale e ruoli regionali e provinciali

A livello territoriale, l’operazione è attuata attraverso un modello regionale con articolazione operativa provinciale.

Presso ciascuna Direzione Regionale deve essere costituito un gruppo di lavoro incaricato di:

• pianificare, coordinare e monitorare le fasi operative regionali;
• assicurare livelli omogenei di servizio, tenendo conto delle specificità regionali.

Ogni Direttore regionale individua un dirigente con funzione di presidio dell’intero complesso delle attività e di referente verso le Direzioni centrali coinvolte.

Alla Direzione Regionale spetta anche la presentazione dell’operazione a:

• Enti e Amministrazioni di livello regionale;
• Associazioni dei datori di lavoro pubblici;
• organizzazioni dei Patronati di livello regionale;
• strutture interessate delle organizzazioni sindacali.

La Direzione Regionale opera in stretto raccordo con le Direzioni Provinciali, promuovendo con esse le iniziative opportune, anche in relazione:

• al coinvolgimento di Amministrazioni ed Enti di particolare rilevanza nella fase di invio delle comunicazioni;
• alla formazione e al supporto agli enti sull’utilizzo della nuova procedura PAssWeb.

Le Direzioni Regionali assicurano inoltre il coordinamento e il monitoraggio delle attività sul territorio, con particolare riferimento alla gestione delle richieste di variazione della posizione assicurativa inoltrate dagli iscritti.

Compiti delle Direzioni Provinciali

La Direzione Provinciale, in stretto collegamento con il gruppo di coordinamento regionale, deve:

• mantenere i rapporti con enti iscritti e Patronati di livello provinciale;
• svolgere attività di coinvolgimento delle amministrazioni ed enti competenti nella fase di invio delle comunicazioni;
• erogare la formazione e fornire supporto agli enti sull’utilizzo della procedura PAssWeb;
• gestire le richieste di variazione della posizione assicurativa inoltrate dagli iscritti, interfacciandosi quando necessario con gli enti o amministrazioni datori di lavoro e con gli iscritti stessi per ottimizzare i tempi e massimizzare i risultati.

Personale prioritariamente interessato

Il personale prioritariamente interessato dal progetto è quello operante sulle linee di posizione assicurativa e sulle linee delle prestazioni pensionistiche in vigenza, quali riscatti, ricongiunzioni, computi e simili.