R.R. TAA 2/2006

Norme per la gestione del protocollo e la conservazione degli archivi regionali

Il regolamento disciplina, per la Regione Autonoma Trentino-Alto Adige, la registrazione a protocollo, la classificazione, la conservazione, la consultazione e lo scarto dei documenti formati o ricevuti dalle strutture regionali. La disciplina è orientata alla gestione informatica degli archivi e si applica nel territorio regionale, con esclusione della corrispondenza tra organi politici e rispettive segreterie.

Ambito di applicazione e definizioni

L’atto regola le attività di protocollo, conservazione e scarto dei documenti contenuti negli archivi regionali, in conformità alla normativa statale richiamata. L’archivio regionale comprende tutti i documenti formati o ricevuti dalle strutture regionali nell’esercizio delle competenze istituzionali ed è composto dagli archivi delle singole strutture organizzative. Il regolamento definisce inoltre il registro di protocollo annuale e il documento in senso ampio, inteso come qualsiasi rappresentazione significativa delle competenze esercitate, indipendentemente dal supporto utilizzato.

Regime giuridico degli archivi e obblighi delle strutture

L’archivio della Regione è assoggettato al regime del demanio pubblico. Le strutture regionali devono gestire i documenti formati o ricevuti e conservare i propri archivi secondo il regolamento, nonché procedere allo scarto nei casi previsti. Ogni dirigente è responsabile della protocollazione e della conservazione dei documenti della propria struttura e deve vigilare sull’applicazione delle regole, individuando un addetto d’archivio con funzioni di coordinamento.

Sistema informatico, sicurezza e accessi

Le operazioni di protocollo e di gestione archivistica devono essere svolte mediante un sistema informatico compatibile. Il sistema deve garantire sicurezza, integrità dei dati, corretta registrazione, reperibilità delle informazioni, collegamenti tra documenti e procedimenti, interoperabilità tra strutture regionali e, nei limiti di legge, accesso all’utenza esterna. Deve inoltre consentire la gestione dei fascicoli, l’elaborazione statistica e l’identificazione dell’autore di ciascuna registrazione tramite codici personali.

Consultazione dei dati e salvataggi

La consultazione, visualizzazione e stampa dei dati da parte del personale istruttorio è disciplinata dal responsabile della struttura, nei limiti delle rispettive competenze. L’accesso ai dati di altre strutture tramite interconnessione richiede accordo tra i dirigenti interessati e parere della Commissione per gli archivi. Sono previste operazioni annuali di salvataggio e conservazione dei dati mediante copie su supporti informatici rimovibili.

Protocollazione dei documenti e contenuti della registrazione

Ogni documento formato o ricevuto deve essere registrato nel protocollo, di norma il giorno stesso dell’arrivo, con numerazione progressiva rinnovata ogni anno solare. La registrazione attribuisce numero e data di protocollo e riporta mittente o destinatario e oggetto; possono essere inserite anche ulteriori informazioni gestionali, come riassunto, date, classificazione, fascicolo, ufficio competente e impronta del documento informatico. Il registro deve essere stampato su carta ogni giorno e, alla chiusura annuale, si applicano le formalità di chiusura previste dal regolamento.

Documenti esclusi dalla registrazione e protocolli autonomi

Non sono soggetti a registrazione giornali, libri, bollettini, gazzette ufficiali e documenti privi di particolare rilevanza giuridica o pratica. Le deliberazioni della Giunta regionale, i decreti del Presidente della Regione e dei dirigenti e i contratti in cui la Regione è parte possono essere registrati con sistemi autonomi di protocollo o di repertorio.

Regole di classificazione, fascicolazione e repertorio dei fascicoli

I documenti devono essere classificati con un codice alfanumerico che ne consenta ordinata conservazione e pronta reperibilità, secondo il quadro di classificazione predisposto dal dirigente della Ripartizione. Il fascicolo è l’unità fondamentale di conservazione: si forma con riferimento a uno specifico procedimento o a procedimenti connessi, oppure per documenti di contenuto generale inerenti la medesima competenza. Ogni fascicolo va registrato in un repertorio unico per Ripartizione, con annotazione del suo oggetto, della classificazione e del numero progressivo assegnato; nel repertorio vanno anche indicati i passaggi tra archivio corrente e di deposito e gli eventuali provvedimenti di scarto.

Archivio corrente, archivio di deposito e movimentazione dei fascicoli

L’archivio di ciascuna struttura è suddiviso funzionalmente in archivio corrente e archivio di deposito. Nel primo confluiscono i documenti relativi a procedimenti in corso o, per i fascicoli generali, quelli ancora di interesse corrente; nel secondo i documenti di procedimenti conclusi o privi di interesse corrente. La chiusura del fascicolo è annotata dal responsabile del procedimento e coincide, in linea generale, con la data dell’ultimo documento prodotto. Ogni passaggio tra le due sezioni dell’archivio e ogni eventuale riapertura deve essere annotato nel repertorio; dei documenti prelevati deve essere tracciato il movimento e l’ufficio/persona presso cui si trovano.

Gestione dei documenti informatici, fax e registro di emergenza

La registrazione dei documenti informatici o telematici avviene secondo la normativa vigente. Per esigenze di urgenza i documenti possono essere trasmessi via fax tra strutture regionali; la copia ricevuta via fax da altra struttura si presume conforme all’originale e, se segue l’originale cartaceo, a quest’ultimo si attribuiscono i dati del primo invio. In caso di guasto tecnico che impedisca l’uso della procedura informatica, il responsabile dell’archivio utilizza un registro di emergenza, indicando causa, data e ora dell’interruzione e del ripristino; i dati manuali sono poi riversati nel sistema.

Indicazioni da apporre sui documenti

Sui documenti formati devono essere riportati sigla della struttura, numero di protocollo, eventuale numero del documento precedente nel fascicolo, data di protocollo e classificazione. Sui documenti ricevuti va apposto un timbro di registrazione con intestazione della Regione e della struttura ricevente, data di registrazione, numero di protocollo, numero del documento precedente nel fascicolo, repertorio del fascicolo e classificazione.

Scarto dei documenti: criteri, limiti e procedimento

Il dirigente della struttura individua i documenti da sottoporre a scarto, predisponendo l’elenco dei tipi di documenti non scartabili per il loro rilievo giuridico-amministrativo. In ogni caso non possono essere scartati i testi originali di leggi, regolamenti, deliberazioni della Giunta, decreti del Presidente, verbali della Giunta, contratti e convenzioni rogati dai soggetti indicati, ordini di pagamento, circolari di ripartizione, documenti relativi ai diritti reali della Regione, decreti dirigenziali, nonché registri di protocollo, repertori dei fascicoli e documentazione dello scarto. Gli originali devono essere conservati in raccolte rilegate o in appositi fascicoli; nel fascicolo del procedimento va inserita copia autenticata. Lo scarto ordinario è consentito, fuori dai casi esclusi, dopo 15 anni dal passaggio all’archivio di deposito o, per i documenti generali non procedimentali, dopo 5 anni dalla registrazione; sono possibili termini più lunghi se motivati.

Istruttoria, operazioni di scarto e controlli

Le operazioni di scarto si svolgono di norma una volta l’anno, previa predisposizione dell’elenco in triplice copia con indicazione dei documenti, degli anni di riferimento e della motivazione dello scarto. Le operazioni avvengono sotto il controllo dei responsabili d’archivio e con macero del materiale cartaceo; il responsabile redige verbale in triplice copia con attestazione del macero e del peso del materiale eliminato. Una copia del verbale è inviata alla segreteria della Giunta regionale e la documentazione delle procedure di scarto non è a sua volta scartabile.

Coordinamento, Commissione per gli archivi e supporto operativo

L’Ufficio servizi generali e rapporti con il pubblico cura il coordinamento per garantire uniformità nelle procedure di protocollo, conservazione e scarto. Può essere istituita una Commissione per gli archivi, con decreto del Presidente della Regione e deliberazione della Giunta, per individuare gli strumenti operativi e adeguare il sistema informatico alle direttive dell’autorità competente e ai sistemi di altre amministrazioni. La Commissione dura cinque anni, rinnovabili, ed è composta da soggetti interni alla Regione, con presidenza del Segretario della Giunta.

Regime transitorio e decorrenza

Fino all’adozione dei sistemi informativi automatizzati le registrazioni proseguono sui registri di protocollo in uso, che devono contenere le annotazioni minime previste. Non è consentito lasciare spazi in bianco o saltare la numerazione; eventuali salti per errore vanno annullati con segno e sottoscrizione. Alla chiusura annuale il responsabile d’archivio certifica il numero complessivo delle registrazioni; possono essere utilizzati fogli mobili, poi rilegati in volumi. Sino all’adozione delle procedure archivistiche previste, lo scarto è comunque possibile con termini ridotti, secondo le regole transitorie del regolamento.

Entrata in applicazione e abrogazione del precedente regolamento

Le disposizioni si applicano quando il sistema informatico sarà completamente operativo; la data di inizio è fissata con decreto del Presidente della Regione Autonoma Trentino-Alto Adige. Da quella medesima data cessa l’efficacia del regolamento approvato con deliberazione n. 998 dell’11 novembre 1977.