R.R. Valle d'Aosta 1/2022

Istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche valdostane

Il regolamento disciplina l’assetto amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche della Valle d’Aosta dotate di personalità giuridica e autonomia. Integra la disciplina regionale con i principi statali e si coordina con il modello del P.T.O.F., del programma annuale, della gestione patrimoniale e dei controlli.

Ambito di applicazione e principi generali

La gestione finanziaria e contabile è improntata a competenza, efficacia, efficienza, economicità, trasparenza e agli altri principi contabili generali richiamati dalla normativa. Le risorse regionali assegnate alla dotazione finanziaria d’istituto sono destinate alle attività di istruzione, formazione, orientamento e alle attività amministrative dell’istituzione, nel rispetto delle competenze regionali ed enti locali. Le istituzioni scolastiche possono allocare autonomamente anche entrate proprie e finanziamenti di altri soggetti, salvo vincoli di destinazione specifici.

Ruoli e responsabilità nella gestione

Il dirigente scolastico assicura la gestione unitaria, la rappresentanza legale e la responsabilità delle risorse finanziarie e strumentali. Il capo dei servizi di segreteria sovrintende ai servizi amministrativi e generali, con autonomia operativa nei limiti delle direttive del dirigente, e coordina il personale ATA.

Programma annuale, esercizio finanziario e gestione provvisoria

La gestione finanziaria si svolge tramite programma annuale, redatto per competenza ma rappresentato anche per cassa. È vietata una gestione di fondi fuori dal programma annuale. L’anno finanziario coincide con l’anno solare. L’approvazione del programma autorizza accertamenti e impegni previsti, fermo l’obbligo di accertare anche entrate non previste. Se il programma non è approvato entro il 31 dicembre, il dirigente avvia la gestione provvisoria, limitata a un dodicesimo degli stanziamenti definitivi del precedente esercizio e solo per il tempo necessario all’approvazione da parte del commissario ad acta.

Struttura e contenuti del programma annuale

Il programma annuale si compone di entrate e spese, con entrate classificate per fonte e spese per destinazione. Le spese comprendono attività amministrative e didattiche, progetti e compensi al personale. Il bilancio deve essere in equilibrio e le spese non possono superare le entrate. Ogni destinazione di spesa e ogni progetto sono corredati da schede finanziarie e da una relazione illustrativa. Il programma evidenzia anche le risorse da contributi volontari delle famiglie, erogazioni liberali e raccolte fondi. La dotazione finanziaria ordinaria e perequativa è comunicata dalla struttura regionale competente entro il 31 ottobre. Il programma è approvato dal Consiglio d’istituto entro il 31 dicembre e pubblicato entro 15 giorni.

Avanzo, disavanzo e fondo di riserva

L’avanzo o disavanzo di amministrazione presunto è iscritto nel programma come posta specifica e accompagnato da tabella dimostrativa e prospetto di utilizzo. Le spese finanziate con avanzo possono essere impegnate solo quando la disponibilità è effettiva. Il disavanzo deve essere assorbito secondo criteri esplicitati dal Consiglio d’istituto. È previsto un fondo di riserva non superiore al 10% della dotazione finanziaria ordinaria, utilizzabile solo per spese impreviste, maggiori spese o integrazione di stanziamenti insufficienti; non consente mandati diretti.

Verifiche e variazioni del programma

Il Consiglio d’istituto effettua almeno una verifica annuale, con assestamento entro il 30 giugno. Il programma può essere variato con decisione motivata del Consiglio su proposta della Giunta esecutiva o del dirigente. Sono vietati storni tra gestione residui e competenza e viceversa. Le variazioni derivanti da entrate finalizzate e gli storni conseguenti a deliberazioni del Consiglio sono disposti dal dirigente; nell’ultimo mese dell’esercizio le variazioni sono ammesse solo in casi eccezionali.

Gestione delle entrate, delle spese e dei pagamenti

Le entrate sono accertate dal capo dei servizi di segreteria e riscosse tramite il cassiere con reversale informatica; le rette, tasse, contributi e depositi degli studenti devono essere riscossi con pagoPA. I pagamenti sono ordinati con mandati informatici, firmati dal dirigente e dal capo segreteria, corredati dei giustificativi e, per beni inventariabili, dell’annotazione di presa in carico e del verbale di collaudo. I mandati possono essere estinti con accredito bancario o postale, o in contanti/assegno circolare nei limiti di legge. È ammesso l’uso della carta di credito solo se necessario o conveniente rispetto alle procedure ordinarie, entro la previsione del programma annuale e con rendicontazione tempestiva.

Servizio di cassa e fondo economale

Il servizio di cassa e custodia titoli è affidato con convenzione a un unico istituto o soggetto abilitato, tramite procedure ad evidenza pubblica e nel rispetto della concorrenza, anche con strumenti Consip e, se del caso, tramite rete di scuole. Ciascuna scuola può costituire un fondo economale per minute spese, con limiti fissati dal Consiglio d’istituto. Il fondo non può essere usato per acquisti coperti da contratto d’appalto. La gestione è affidata al capo segreteria, con anticipazioni e rimborsi tramite partite di giro e chiusura a fine esercizio con restituzione dell’eventuale residuo.

Conto consuntivo e rendicontazione

Il conto consuntivo comprende conto finanziario e conto del patrimonio, con allegati su residui, situazione amministrativa, spese di personale, rendiconti di attività/progetti e vendite a terzi. È predisposto dal capo segreteria entro il 20 febbraio, esaminato dai revisori entro il 15 marzo e approvato dal Consiglio d’istituto entro il 31 marzo. In caso di mancata deliberazione, interviene un commissario ad acta; se il Consiglio approva in difformità dal parere dei revisori, l’atto è trasmesso alle strutture regionali competenti con relazione motivata. Il conto approvato è pubblicato entro 15 giorni.

Gestione patrimoniale, inventari e beni

Le istituzioni adottano misure per rilevare e analizzare spese, rendimenti e responsabilità connesse. I beni patrimoniali si distinguono in immobili, mobili e mobili registrati; per i beni della Regione o degli enti locali operano anche i protocolli d’intesa con i proprietari degli edifici. Ogni istituzione approva un proprio regolamento patrimoniale e inventariale. Il capo segreteria è consegnatario dei beni, con possibilità di sostituti e sub-consegnatari nei plessi. Gli inventari sono distinti per categoria; non si inventariano beni di facile consumo e beni mobili di valore pari o inferiore a 200 euro IVA inclusa, salvo universalità di beni di valore superiore. Sono previste ricognizione quinquennale e rinnovo/rivalutazione decennale.

Eliminazione, vendita e uso dei beni

I beni mancanti per furto, forza maggiore o divenuti inservibili sono eliminati dall’inventario con provvedimento del dirigente, corredato dalla documentazione richiesta. I materiali fuori uso, obsoleti o non più utilizzabili sono ceduti previa stima e avviso pubblico; se la gara va deserta possono essere ceduti a trattativa privata, gratuitamente o destinati a smaltimento. I soli beni non più utilizzabili per fini istituzionali possono essere ceduti anche direttamente ad altre scuole o enti pubblici.

Materiale didattico, opere dell’ingegno e proprietà industriale

Il materiale didattico, tecnico e scientifico di laboratori e officine è affidato a docenti, insegnanti di laboratorio o personale tecnico, con verbale e responsabilità di custodia. Le opere dell’ingegno prodotte nell’ambito scolastico appartengono all’istituzione scolastica quanto al diritto d’autore; resta il diritto morale degli autori. Lo sfruttamento economico è deliberato dal Consiglio d’istituto e, in mancanza di decisione entro 90 giorni dall’invito dell’autore, questi può procedere autonomamente. Analogo regime è previsto per i diritti di proprietà industriale, con ripartizione dei proventi al 50% tra istituzione e autori.

Uso dei locali e manutenzione degli edifici

Le scuole possono concedere temporaneamente locali a terzi, anche nei periodi di sospensione didattica, purché compatibile con le finalità educative e con i compiti istituzionali. Il concessionario assume custodia, responsabilità civile e spese connesse; sono richieste utilizzazioni precarie e sporadiche e polizza RC. Per la manutenzione, le istituzioni possono intervenire per manutenzione ordinaria su delega dell’ente competente, per piccoli interventi urgenti anticipando le somme con successivo rimborso, e con fondi propri su immobili acquisiti con proprie risorse o per liberalità; possono anche eseguire manutenzione straordinaria con fondi propri d’intesa con il proprietario.

Scritture contabili, informatizzazione e conservazione digitale

I documenti contabili obbligatori comprendono programma annuale, giornale di cassa, partitari, inventari, registro minute spese, conto consuntivo e registro del conto corrente postale. La tenuta della contabilità, delle registrazioni e degli adempimenti fiscali è responsabilità del capo segreteria. Le strutture regionali stabiliscono modelli e codifiche uniformi e mettono a disposizione applicativi informatici e linee guida. I documenti sono formati in via informatica e conservati digitalmente per almeno dieci anni.

Attività negoziale e contratti

Le istituzioni scolastiche hanno autonomia negoziale, con divieto di contratti aleatori o speculativi e di acquistare servizi per mansioni ordinarie del personale, salvo esperti esterni per attività e insegnamenti particolari. Possono accettare donazioni, eredità, legati e raccolte fondi anche tramite piattaforme di crowdfunding, purché coerenti con le finalità istituzionali. I titoli di Stato o pubblici possono essere acquisiti solo per liberalità e devono essere normalmente smobilizzati, salvo eccezioni previste. Il dirigente svolge l’attività negoziale per attuare P.T.O.F. e programma annuale, con il supporto del capo segreteria e, ove necessario, di esperti esterni. Il Consiglio d’istituto delibera su donazioni, associazioni, mutui, diritti reali, reti, utilizzo economico di opere e diritti industriali, acquisto immobili e, soprattutto, sulle soglie e sui criteri per gli affidamenti oltre 10.000 euro, sponsorizzazioni, locazioni, uso di locali da terzi, contratti d’opera, progetti internazionali e consistenza del fondo economale.

Strumenti di acquisto, reti e trasparenza

Per lavori, servizi e forniture si ricorre agli strumenti Consip e, se necessario, a procedure associate, reti di scuole, CUC o Mercato Elettronico della Valle d’Aosta, secondo le convenzioni attive. Gli accordi di rete possono attribuire funzioni negoziali al dirigente della scuola capofila, ma le scritture contabili restano autonome per ciascuna istituzione. I contratti e le convenzioni devono essere pubblicati e messi a disposizione del Consiglio d’istituto; il dirigente aggiorna semestralmente il Consiglio sull’attività negoziale e sono garantiti accesso agli atti e obblighi di trasparenza.

Controllo di regolarità amministrativa e contabile

Ogni istituzione è soggetta al controllo di un revisore dei conti nominato dalla Giunta regionale, con supplente; il mandato dura tre anni ed è rinnovabile al massimo due volte nello stesso ambito territoriale. Il revisore può essere unico per più scuole della stessa area, secondo criteri di dimensione finanziaria, collegamento e situazione geografica. I revisori esterni sono compensati, mentre quelli interni all’Amministrazione regionale operano a titolo gratuito, salvo disciplina collettiva. Il revisore esprime il parere obbligatorio sul programma annuale e sul conto consuntivo e svolge visite almeno due volte l’anno, anche da remoto, verificando contabilità, coerenza delle risorse, cassa, titoli, bilanci e compatibilità dei costi della contrattazione integrativa.

Verbali, consulenza e supporto regionale

L’attività dei revisori è verbalizzata e raccolta in registri custoditi dal capo segreteria; i verbali relativi al conto consuntivo e alle anomalie devono essere pubblicati e trasmessi alle strutture regionali. La struttura regionale competente fornisce inoltre assistenza e supporto in materia amministrativo-contabile e promuove attività formative.

Decorrenza, regime transitorio e abrogazioni

Le disposizioni si applicano dall’esercizio finanziario successivo all’entrata in vigore. Da tale data sono abrogati il regolamento regionale 4 dicembre 2001, n. 3, e il regolamento regionale 28 febbraio 2012, n. 1. Per le procedure di gara e i contratti, il regolamento si applica solo ai bandi o avvisi pubblicati successivamente alla sua entrata in vigore, e, se non vi è pubblicazione di bandi o avvisi, solo alle procedure per le quali, alla stessa data, non siano ancora stati inviati gli inviti a presentare offerte.