Circolare numero 80 del 16-3-1992

Gestione della certificazione di malattia a lettura ottica automatizzata

La circolare integra le prime istruzioni già emanate sul nuovo sistema di gestione dei certificati di malattia a lettura ottica automatizzata. Essa disciplina soprattutto gli aspetti organizzativi e procedurali della ricezione, della selezione, dell’esame sanitario e dell’acquisizione dei dati, con l’obiettivo di rendere progressivamente efficiente la lavorazione automatizzata e ridurre al minimo gli interventi manuali.

Competenza della Sede e canali di ricezione

La competenza a ricevere il certificato di malattia spetta direttamente alla Sede competente, identificata con la Sede di residenza del lavoratore. La "residenza" è intesa nel senso civilistico di abituale dimora. La circolare esclude quindi sia la permanenza di sistemi di ricezione tramite USL sia l’invio del certificato alla Sede del luogo di soggiorno temporaneo o a quella del comune in cui il lavoratore abbia eventualmente mantenuto l’iscrizione anagrafica.

Modalità di consegna allo sportello

La certificazione può essere consegnata allo sportello oppure spedita per posta. In caso di consegna diretta, la documentazione non deve subire deterioramenti quali spillature, piegature o annotazioni. Nella fase transitoria, la Sede deve usare un timbro metallico a datario, contenente codice sede, data di presentazione e numerazione progressiva, da apporre nel riquadro "riservato INPS" del retro del certificato, evitando di occupare zone destinate alla lettura ottica. Il timbro deve essere utilizzato con inchiostri non oleosi e, possibilmente, "ciechi" alla fotolettura.

La consegna allo sportello deve essere attestata con apposita ricevuta, predisposta in conformità alla legge 7 agosto 1990, n. 241. La documentazione ricevuta va poi trasmessa giornalmente all’ufficio competente in materia di prestazioni economiche di malattia, raccolta in busta, cartella o altro contenitore con indicazione della data di riferimento.

Gestione della posta in arrivo

Se il lavoratore spedisce il certificato per posta, l’ufficio di ricezione deve limitarsi ad aprire le buste, senza effettuare timbrature, spillature, tagli dei bordi o annotazioni. È opportuno sollecitare i lavoratori a indicare sulla busta la dicitura "certificato di malattia". Qualora la documentazione venga estratta dalla busta in assenza di tale indicazione, deve essere reinserita nella medesima busta e inoltrata all’unità operativa competente, senza ulteriori operazioni.

Disposizioni comuni e archiviazione

L’ufficio competente per le prestazioni economiche di malattia, dotato di attrezzatura di ricezione analoga a quella prevista per lo sportello, deve svolgere le medesime operazioni previste per la fase transitoria. Per la documentazione pervenuta sia allo sportello sia per posta, deve essere apposta una numerazione progressiva sia sul certificato sia sulla busta e su eventuale documentazione allegata, così da consentire la successiva ricerca e garantire che al sistema di fotolettura venga immessa soltanto la certificazione di malattia.

Le buste di spedizione devono essere conservate secondo l’ordine numerico progressivo, in contenitori separati per data di arrivo. Se il certificato è accompagnato da documenti che richiedono ulteriore trattazione specifica, come il verbale delle dichiarazioni dell’infortunato o le giustificazioni per eventuali assenze alle visite di controllo, questi devono essere inseriti in un fascicolo intestato nominativamente all’assicurato insieme alla relativa busta. La documentazione non rientrante in tale casistica, ma essenziale per l’elaborazione della pratica, come i certificati di degenza o quelli compilati su modulistica non ottica, viene trattata come normale certificazione di malattia.

Esame sanitario e controlli

Dopo la fase di ricezione, la sola certificazione va trasmessa con la massima urgenza al settore sanitario per l’esame tecnico-professionale e, se necessario, per l’attivazione delle visite di controllo domiciliari. La circolare precisa che non è più necessario reperire i precedenti cartacei utili all’esame sanitario, poiché le informazioni possono essere consultate tramite terminale collegato al sistema AS 400, accedendo alla posizione del lavoratore memorizzata in archivio. Tale consultazione è possibile sia presso il Gabinetto diagnostico sia presso l’ufficio amministrativo competente in materia di prestazioni economiche di malattia.

L’avvenuto esame sanitario può essere attestato nel riquadro "diagnosi" dal medico di Sede. Se l’attestazione riguarda la sola verifica, il medico appone data e sigla; se viene disposto anche il controllo, accanto alla sigla devono comparire le lettere "CD". Se il medico riscontra fatti traumatici o circostanze riconducibili a responsabilità di terzi o a infortunio sul lavoro, e il lavoratore non ha già barrato la relativa casella, deve segnalarli con la sigla "RT" e barrare la casella apposita, così da attivare automaticamente la richiesta delle dichiarazioni sulle circostanze dell’evento.

In relazione a tali ipotesi, si raccomanda di dotare i medici di controllo di moduli in bianco dei verbali delle dichiarazioni dell’infortunato, da consegnare al lavoratore quando emergano traumatismi o situazioni analoghe. Il lavoratore dovrà compilare il modulo e restituirlo all’INPS, anche in un momento successivo se non è in grado di fornire subito le informazioni richieste. Dell’avvenuta consegna il medico di controllo deve fare annotazione nel referto, nella parte "anamnesi".

La gestione automatizzata dei controlli medici non viene modificata in questa fase, ma si prevede in futuro una piena integrazione con la procedura di gestione della certificazione di malattia. I certificati per i quali viene disposto il controllo sanitario sono trasmessi dal Gabinetto diagnostico, raggruppati e riepilogati, all’unità addetta alle "liste speciali", che provvede alla compilazione dei campi relativi alla visita ("DOM" o, eventualmente, "AMB", e giorno, mese, anno) e poi rimette con urgenza i certificati all’ufficio amministrativo. Restano ferme le competenze del Gabinetto diagnostico per la ricezione delle copie dei referti delle visite mediche di controllo. I certificati per i quali non è necessario alcun controllo tornano invece subito all’ufficio amministrativo dopo l’esame medico.

Preselezione e acquisizione dei dati

Per semplificare la gestione, ogni giornata di ricezione deve essere oggetto di una preselezione della documentazione. Occorre individuare i moduli non trattabili dal sistema di lettura automatizzata, ad esempio perché deteriorati o non standard, e separare, almeno fino a futura evoluzione della procedura, la certificazione a pagamento diretto da quella a conguaglio. La documentazione va poi collocata in contenitori distinti, con indicazione della data di ricezione, per tre categorie: documenti da acquisire manualmente, certificati a pagamento diretto e certificati a conguaglio.

L’acquisizione dei dati deve sfruttare al massimo la potenzialità degli strumenti di lettura ottica. A tal fine le Sedi devono attivarsi per sensibilizzare lavoratori, medici e aziende sulla corretta compilazione del modulo, in particolare con riferimento al codice fiscale e alla matricola aziendale. Per quest’ultima informazione si richiede anche la collaborazione delle imprese, affinché i lavoratori ne abbiano piena conoscenza.

La stazione di lettura ottica multifunzionale va programmata in base alle lavorazioni da eseguire e agli altri documenti da acquisire con la stessa tecnologia, come O1M, O3M e modelli DM10. L’operatore legge prima le facciate anteriori dei certificati e poi reinserisce il gruppo nel lettore per l’acquisizione delle pagine posteriori; l’abbinamento tra fronte e retro è effettuato dal sistema. I dati acquisiti devono essere immediatamente utilizzabili, e gli eventuali interventi correttivi devono essere completati nel più breve tempo possibile. La documentazione viene archiviata per serie di lavorazione, mantenendo i gruppi originari per data di ricezione, con indicazione sui contenitori della serie e dei numeri progressivi di acquisizione attribuiti automaticamente. Se alcuni dati non sono trattabili tramite fotolettura, è prevista la loro immissione manuale da terminale collegato al sottosistema di Sede.

Documenti incompleti e integrazioni possibili

La circolare distingue tra incompletezze del quadro riservato al medico e carenze nei dati del lavoratore. Nel quadro medico, le irregolarità sanabili a livello di Sede sono limitate a tre casi: prognosi indicata in "giorni" invece che in "tutto il", omissione del codice nosologico e omissione della data di rilascio.

Per la prognosi espressa in giorni, l’addetto deve calcolare direttamente il giorno di scadenza, facendo decorrere il termine dal giorno di rilascio incluso. Se manca il codice nosologico, esso viene trascritto dal medico di Sede in occasione dell’esame sanitario. Se manca la data di rilascio, non deve essere trascritta alcuna data nel modulo, poiché il sistema la ricava dalla data di spedizione o presentazione riportata nel riquadro INPS; in caso di acquisizione manuale, invece, la data di rilascio va indicata espressamente. Quando mancano i contrassegni "inizio", "continuazione" o "ricaduta", la lettura ottica considera automaticamente il caso come "inizio"; in acquisizione manuale deve essere immesso il codice corrispondente. Se mancano sia la data di rilascio sia la prognosi espressa in giorni complessivi, non è possibile integrare d’ufficio il dato e occorrono specifiche indicazioni del medico curante. Le anomalie riconducibili a uno stesso sanitario devono essere evidenziate per eventuali interventi successivi.

Per i dati del lavoratore, l’intervento integrativo o correttivo è consentito solo quando il dato può essere ricavato senza incertezze oggettive, come nel caso di CAP, provincia o completamento di una toponomastica chiaramente riconoscibile. Il codice fiscale è considerato indispensabile per l’individuazione univoca dell’assicurato; se manca o è incompleto, il trasferimento in archivio non è possibile e si deve procedere alla consultazione dell’archivio lavoratori e dell’archivio fiscale per tentare la ricostruzione del dato. La richiesta diretta all’interessato è ammessa solo se il codice non può essere reperito o ricostruito. La matricola aziendale viene controllata automaticamente sotto il profilo della logicità; per i casi di mancanza o inesattezza, salvo gli operai agricoli a tempo determinato, saranno impartite successive indicazioni. Quanto al settore e alla categoria di appartenenza, la mancata indicazione è trattata come pagamento a conguaglio, mentre la presenza di una categoria tra quelle a pagamento diretto esclude la casistica a conguaglio anche se è stata barrata la relativa casella.

Lavoratori fuori sede e gestione successiva dei dati

Quando il certificato riguarda un lavoratore residente in altra circoscrizione territoriale, esso deve essere trasmesso con ogni urgenza alla Sede di competenza, insieme all’eventuale documentazione allegata. In una fase successiva, grazie all’interazione tra i sottosistemi interessati, i dati acquisiti con fotolettura potranno essere trasferiti telematicamente alle memorie magnetiche del sistema della Sede competente.

La circolare anticipa inoltre che i dati comunque acquisiti consentiranno non solo aggregazioni e comparazioni utili alla gestione dei fenomeni di morbilità, ma anche l’immediata emissione di comunicazioni automatiche ai soggetti interessati, ad esempio per assenza a visita di controllo, ritardato inoltro della certificazione o raggiungimento del massimo assistibile. Su tale aspetto saranno emanate ulteriori istruzioni operative.

Indicazioni varie per USL e medici sostituti

Viene infine comunicato che un adeguato quantitativo di blocchetti di certificazioni preintestati è stato distribuito ai presidi sanitari delle USL per l’uso da parte di altri sanitari abilitati al rilascio della certificazione di malattia, quali specialisti e guardia medica. Le Sedi devono quindi fornire alle USL le indicazioni operative sull’uso del modulario e sulle modalità di rinnovo delle scorte.

In caso di attività svolta da un medico in sostituzione di un altro, se il sostituto possiede un proprio modulario può utilizzarlo. In mancanza, il certificato deve essere rilasciato sul modulo del medico sostituito, apponendo il proprio timbro nel riquadro diagnosi accanto a quello del titolare.