Circolare INAIL n. 80 del 24 dicembre 2008

Notificazione di atti e provvedimenti riguardanti il personale: rilascio della procedura "Pubblicazione Atti"

La circolare disciplina l’avvio a regime della nuova procedura informatica di notificazione degli atti e provvedimenti relativi al personale dell’INAIL. Essa si inserisce nel quadro normativo richiamato in premessa e sostituisce, per gli atti collettivi, il tradizionale iter cartaceo con una gestione online via Intranet e posta elettronica.

Entrata a regime della procedura

Dal 1° gennaio 2009, terminato il periodo di collaudo, formazione e sperimentazione svolto in parallelo con il vecchio sistema, la procedura "Pubblicazione Atti" entra a tutti gli effetti in esercizio. La notifica degli atti e provvedimenti collettivi riguardanti il personale avviene esclusivamente online, mediante un apposito avviso recapitato nella casella di posta elettronica dei dipendenti interessati.

Finalità organizzative e tecnologiche

La procedura è descritta come strumento di semplificazione e ottimizzazione dei flussi comunicativi, con effetti di riduzione dei costi e del personale impegnato in attività strumentali. Essa si colloca nel più ampio processo di reingegnerizzazione delle attività di gestione delle risorse umane e degli affari generali. La soluzione è inoltre presentata come funzionale all’accessibilità per tutti i dipendenti, inclusi non vedenti e ipovedenti, e si integra con la protocollazione automatica degli atti in uscita.

Modalità di funzionamento

La pubblicazione degli atti avviene in ambiente Intranet, con modalità di tipo "bacheca elettronica". Il sistema è integrato con:

• avvisi di recapito;
• avvisi di ricevimento e lettura;
• solleciti;
• monitoraggio automatico delle giacenze prive di riscontro.

Ne deriva l’obbligo, per i dipendenti, di accedere con regolarità alla propria casella di posta elettronica per verificare eventuali avvisi di pubblicazione e prendere visione tempestivamente delle comunicazioni ricevute.

Modalità alternative ancora vigenti

La circolare conferma che, solo per i dipendenti assenti dal servizio per lungo periodo, come nei casi di malattia, aspettativa, comando o distacco, continua a operare la notificazione mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento.

Resta inoltre ferma l’affissione all’albo presente nei locali d’ufficio, a cura delle singole Unità, delle circolari e dei provvedimenti riguardanti il personale. La durata ordinaria dell’affissione è di 15 giorni, salvo che il provvedimento indichi un termine più lungo, nel qual caso l’affissione prosegue fino alla scadenza del termine stesso.

Conferme di avvenuta affissione

Scaduti i termini di affissione:

• le Strutture della Direzione Generale devono inviare conferma dell’avvenuta affissione all’albo alla casella di posta elettronica del Centro Servizi Gestione del Personale;
• le Sedi devono trasmettere la conferma alle caselle di posta elettronica delle rispettive Direzioni Regionali di appartenenza.

Accesso, abilitazioni e protocollazione

Per le modalità di accesso, i profili di abilitazione e la protocollazione della procedura, la circolare rinvia alla nota del 16 luglio 2008.

A decorrere dall’entrata a regime:

• sono abilitati automaticamente al profilo di "redattore" i Responsabili e i Vicari di ciascuna Unità;
• sono abilitati sia come "redattore" sia come "gestore" i dipendenti preposti alla gestione della procedura HR di ogni Unità Centrale e Territoriale.

Circolari e procedura CPS

Per le circolari è precisato che le attività di redazione e validazione sono oggetto di specifici test di collaudo finalizzati a ottimizzare l’uso della procedura CPS (Community Portal Suite). In attesa di nuove disposizioni, per la notifica di tali documenti continua a essere utilizzato l’attuale iter di stesura.

Istruzioni operative per le Unità

Ogni Unità deve:

• individuare, se non già fatto, le figure del "redattore" e del "gestore" secondo quanto previsto dalla nota del 16 luglio 2008;
• conferire formalmente tali incarichi con apposito ordine di servizio, specificando funzioni e adempimenti;
• fornire assistenza a tutto il personale per il corretto utilizzo della procedura;
• diffondere i contenuti essenziali della procedura, anche mediante il manuale online disponibile nel sistema;
• segnalare eventuali problemi tecnici o richieste di nuove abilitazioni o cancellazioni all’indirizzo info-pubblicazioneatti@inail.it, utilizzando l’utenza di Struttura;
• mantenere sempre efficiente e costantemente presidiata la casella di posta di Struttura, che riceve e invia gli avvisi di comunicazione relativi a tutti gli atti trasmessi e/o ricevuti tramite "Pubblicazione Atti".

Diffusione della circolare

La circolare deve essere affissa all’apposito albo presente in ogni Unità e notificata a tutto il personale secondo le modalità ordinarie previste dalla circolare n. 3 del 1973.