Circolare INAIL n. 72 del 16 dicembre 2008

Chiusura della contabilità finanziaria e conto consuntivo 2008

La circolare fornisce alle strutture centrali e territoriali dell’INAIL le istruzioni operative per la chiusura della contabilità finanziaria dell’esercizio 2008 e per la predisposizione dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo. Le indicazioni sono emanate nel quadro delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile e tengono conto del processo di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale, con decorrenza 1° gennaio 2009.

Chiusura della cassa e operazioni preliminari

Per la chiusura della cassa, le strutture devono gestire correttamente le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto tramite la procedura flussi monetari, con acquisizione delle contabili di accredito, digitazione degli incassi, attribuzione alle aree di produzione e aggiornamento dei saldi. L’obiettivo è ottenere la concordanza tra saldo contabile e saldo reale, tramite la generazione del MOC di Entrata di tipo C e della reversale di incasso.

Devono inoltre essere ritirati dalla locale agenzia bancaria gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2008, dopo l’emissione del mandato di storno in contabilità integrata e del corrispondente ODP nella procedura flussi monetari. Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere effettuate entro e non oltre il 16 gennaio 2009.

Sottoconti di transito

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria deve essere disposto il totale azzeramento delle somme giacenti sui sottoconti di transito dei capitoli di bilancio, impiegati quando non erano disponibili elementi sufficienti per l’esatta imputazione contabile. La circolare richiede una ricognizione accurata delle operazioni per individuare ogni elemento utile alla corretta imputazione, precisando che tali sottoconti devono risultare chiusi a fine esercizio.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2007

Il riaccertamento dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2007 è qualificato come operazione particolarmente sensibile e deve essere svolto con estrema attenzione da strutture centrali e territoriali. Le strutture devono verificare tutte le poste residuali di bilancio, con particolare riguardo a quelle per le quali non sia possibile individuare uno specifico titolo giuridico, e procedere, ove necessario, alla cancellazione delle partite da indicare nell’apposito prospetto Allegato 5.

Nell’Allegato 5 devono essere riportate le singole poste creditorie e debitorie per le quali si chiede la cancellazione, relative al 2007 e agli esercizi precedenti. Per ciascuna posta va indicata in modo puntuale la motivazione del riaccertamento nella colonna 8, evitando indicazioni generiche. In via generale, il riaccertamento deve riguardare soltanto variazioni diminutive di residui attivi e passivi.

Adempimenti delle strutture e flusso dei dati

Le Sedi territoriali dipendenti dalle Direzioni regionali devono registrare le variazioni e trasporle nel prospetto Allegato 5. Le eventuali rettifiche effettuate dalle Sedi di tipo B devono confluire in quelle della Sede di tipo A da cui dipendono.

I prospetti devono essere compilati e trasmessi alle rispettive Direzioni regionali entro il 21 gennaio 2009. Le Direzioni regionali devono verificare i prospetti e controllarne la coincidenza con i dati della procedura di contabilità finanziaria. Superate le eventuali anomalie, devono riepilogare i dati, unitamente alle proprie variazioni, in un unico Allegato 5 da trasmettere alla Direzione centrale Ragioneria in formato Excel entro il 30 gennaio 2009, via e-mail all’indirizzo dcragioneria@inail.it.

Entro il medesimo termine del 30 gennaio 2009, anche le Direzioni centrali devono digitare in contabilità finanziaria le rispettive variazioni, compilare i prospetti e inoltrarli alla Direzione centrale Ragioneria per gli adempimenti successivi.

Crediti inesigibili e distinzione dal riaccertamento

La circolare precisa che il riaccertamento va tenuto distinto dalla procedura di abbandono dei crediti inesigibili. Il riaccertamento riguarda infatti la eliminazione di residui privi di valido titolo giuridico di credito o di debito; i crediti dichiarati inesigibili, invece, conservano il titolo giuridico e non devono essere riportati nell’Allegato 5.

Per la dichiarazione di inesigibilità si richiama l’art. 79 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, secondo cui la proposta spetta al dirigente responsabile, dopo aver esperito tutti gli atti per ottenere la riscossione, salvo il caso in cui i costi delle procedure coattive superino l’importo da recuperare. La decisione è assunta con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, in base alle rispettive competenze gestionali.

Aggiornamento delle poste residuali al 31 dicembre 2008

Per dare evidenza ai titoli giuridici delle poste residuali attive e passive esistenti al 31 dicembre 2008, anche se maturate in esercizi precedenti, è stato predisposto il prospetto n. 6. Esso deve essere compilato seguendo le stesse modalità procedurali previste per il riaccertamento e trasmesso dalle Direzioni centrali e regionali alla Direzione centrale Ragioneria entro il 30 gennaio 2009.

Nel prospetto n. 6 devono essere indicate le singole poste a credito e/o a debito in essere al 31 dicembre 2008, con specificazione analitica degli estremi del debitore o del creditore e della causale del titolo giuridico. La circolare sottolinea la necessità di mantenere un’apposita evidenza documentale di tali partite.

Esclusione dei capitoli gestiti con procedura G.R.A.

Per i capitoli interessati dalla procedura informatica G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi) le strutture territoriali non devono effettuare operazioni contabili di riaccertamento né di rilevazione dei residui, e non devono quindi compilare gli Allegati 5 e 6. Ciò deriva dal fatto che la procedura G.R.A. riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria, movimentando anche la massa dei residui; per questi capitoli è pertanto precluso l’intervento con operazioni contabili manuali.

Prospetti per il conto consuntivo 2008

Per la formazione del conto consuntivo 2008, la circolare richiede la compilazione di ulteriori prospetti non direttamente desumibili dalla contabilità integrata.

Il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancari e postali al 31 dicembre 2008. Per ciascun conto corrente devono essere indicati il saldo risultante dall’area funzionale SAL-data INAIL della procedura Flussi monetari e quello comunicato dalla banca o dall’amministrazione postale. Deve essere compilato un prospetto per ogni singola Unità e devono essere allegati le verifiche di cassa del IV trimestre 2008, gli hard-copy dei saldi dei conti correnti e le fotocopie degli estratti conto dal 1° ottobre al 31 dicembre 2008. La circolare raccomanda particolare cura nella contabilizzazione in tempo reale degli accrediti, degli addebiti, delle provviste/rimesse fondi e dei trasferimenti. I modd. 139-C relativi al periodo 1/10-31/12/2008 perverranno telematicamente alla Direzione centrale Ragioneria dopo l’autorizzazione del responsabile della struttura.

Il prospetto n. 2 riguarda i titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2008. Nel prospetto devono essere riportati, per ciascun depositante, il nominativo o la ragione sociale, la specificazione dei titoli con l’indicazione dei valori nominali e la motivazione del deposito.

Il prospetto n. 3 concerne le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2008. Le strutture centrali e territoriali devono determinare la consistenza di tali garanzie e darne analitica evidenza nel prospetto, con l’esplicita precisazione che non devono essere riportate le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Il prospetto n. 4 è collegato all’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile e riguarda le prenotazioni di impegno di spesa relative a procedure contrattuali non concluse prima della fine dell’esercizio 2008. Tali prenotazioni confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione per assicurare la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione. Per consentire le variazioni al bilancio di previsione 2009, le Direzioni centrali, regionali, provinciali di Trento e Bolzano e la Sede regionale di Aosta devono compilare il prospetto indicando importo prenotato e validato, capitolo di bilancio, tipologia e oggetto della gara indetta. Le Direzioni regionali devono includere anche le gare delle unità territoriali dipendenti. L’utilizzo dell’avanzo vincolato è limitato alle procedure contrattuali ad evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria.

Termini di trasmissione e istruzioni finali

I prospetti nn. 1, 2, 3 e 4 devono essere trasmessi alla Direzione generale - Direzione centrale Ragioneria, in Piazzale Giulio Pastore 6, Roma, entro il 6 febbraio 2009.

Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2008, nonché per la digitazione e la validazione dei dati, le unità interessate devono seguire le istruzioni del materiale operativo in uso, tenendo conto che l’inserimento e la convalida delle operazioni di rettifica devono comunque rispettare il termine del 16 gennaio 2009. Restano infine confermate le disposizioni già comunicate con la precedente lettera della Direzione centrale Ragioneria del 19 novembre 2008 in materia di chiusura della cassa.