R.R. TAA 2/2026

Disciplina dell’accesso dei visitatori al Palazzo della Regione di Trento

Il provvedimento, applicabile esclusivamente al Palazzo della Regione Autonoma Trentino-Alto Adige/Südtirol in via Gazzoletti n. 2 a Trento, regola l’accesso fisico dei visitatori, la loro identificazione, la registrazione dei passaggi e il trattamento dei dati personali connesso agli ingressi. L’obiettivo è coniugare sicurezza interna, tutela della privacy e rintracciabilità delle presenze ai fini di salute e sicurezza sul lavoro e di eventuali esigenze emergenziali.

Ambito di applicazione e soggetti esclusi

La disciplina riguarda i visitatori, cioè tutti coloro che accedono a vario titolo agli spazi interni del Palazzo della Regione, con ingresso principale in via Gazzoletti 2. Gli altri accessi di servizio sono preclusi ai visitatori.

Sono esclusi dalla nozione di visitatore:

• il personale dipendente dell’amministrazione regionale, la cui presenza è rilevata con altri strumenti;
• il personale di enti e società esterne che opera in base a contratti di servizio o per esigenze collegate, come addetti alla sorveglianza o alle pulizie;
• componenti degli organi politici e di rappresentanza, nonché il personale del Consiglio regionale e provinciale;
• componenti e presidenti dei consigli di amministrazione di enti pubblici e società partecipate, revisori dei conti e componenti degli organismi di valutazione;
• Forze dell’Ordine, polizia locale e Autorità giudiziaria nell’esercizio dei rispettivi poteri;
• visitatori delle mostre di opere d’arte nell’atrio, controllati visivamente dal personale di portineria;
• visitatori della biblioteca al piano terra, controllati visivamente dal personale bibliotecario.

Modalità di accesso ai visitatori

L’accesso è consentito a chiunque abbia un giustificato motivo. Per colloqui con il personale interno, l’ingresso deve avvenire di regola previo appuntamento, dichiarato alla portineria e confermato dal dipendente interessato, secondo il disciplinare allegato.

Se il visitatore si presenta senza appuntamento, spetta al personale regionale interessato decidere se consentire o meno l’accesso agli uffici.

L’accesso dei visitatori è consentito solo negli orari di apertura al pubblico, dal lunedì al venerdì. Negli uffici non possono essere introdotti oggetti o strumenti molesti né animali, salvo animali da compagnia muniti di museruola, al guinzaglio o in box da trasporto.

Identificazione, registrazione e pass temporaneo

Il personale di portineria effettua i controlli necessari e gestisce i documenti e i dati nel rispetto della normativa privacy. Per eventi o manifestazioni nella “Sala Donna” con inviti nominativi, gli organizzatori devono trasmettere per tempo l’elenco degli invitati, così da agevolare i controlli.

La registrazione degli accessi avviene in ingresso e in uscita presso la portineria. Al visitatore viene rilasciato un pass temporaneo di accesso, da restituire all’uscita. I dati anagrafici sono inseriti in un foglio informatico limitato alle informazioni previste dal registro entrate/uscite.

Il disciplinare operativo precisa che:

• in caso di esito negativo del contatto con l’ufficio destinatario, il visitatore può essere invitato a ripresentarsi con appuntamento;
• in caso di esito positivo, si acquisiscono documento di identità, nome e cognome, tipo e numero del documento, data e ora di accesso, numero del pass, nominativo dell’ufficio o del dipendente visitato e ora di uscita;
• il personale di portineria deve indicare le principali regole di comportamento e autorizzare l’accesso al piano o ufficio interessato;
• i dati sono cancellati a fine giornata, salvo conservazione ulteriore per esigenze particolari.

Obblighi dei visitatori e del personale regionale

I visitatori devono attenersi alle indicazioni del personale di portineria e di sicurezza e, in caso di emergenza, seguire le procedure di evacuazione.

Devono inoltre:

• rispettare l’orario dell’appuntamento, salvo giustificazione;
• non accedere ad aree riservate o comunque interdette.

I dipendenti regionali, quando ricevono i visitatori nei propri uffici, devono verificare la presenza del pass temporaneo e segnalare alla portineria i casi di visitatore sprovvisto. Gli addetti alla portineria, a loro volta, segnalano alla vigilanza la presenza di persone nei locali senza giustificato motivo.

Imprese esterne, fornitori e manutentori

Il personale delle imprese esterne incaricate di attività presso il Palazzo della Regione è autorizzato all’accesso in forza del relativo contratto di servizio. Tali accessi sono segnalati alla portineria dall’ufficio competente in materia tecnica e manutenzioni.

Durante la permanenza, il personale esterno deve rispettare le norme di sicurezza e comportamento contenute nel Documento di Valutazione dei Rischi.

Aree riservate e limitazioni di accesso

Alcune aree del Palazzo possono essere interdette ai visitatori per ragioni di sicurezza o per necessità operative. L’accesso alle aree riservate è possibile solo con autorizzazione scritta rilasciata dall’Ufficio competente in materia tecnica e manutenzioni.

Trattamento dei dati personali e conservazione

La raccolta dei dati per la registrazione degli accessi è assoggettata alla disciplina sulla protezione dei dati personali. Il disciplinare vieta la fotocopia o qualsiasi riproduzione dei documenti di identità esibiti dai visitatori e qualsiasi trattamento estraneo alle finalità di identificazione e registrazione.

Il trattamento è riservato agli addetti alla portineria, in quanto soggetti autorizzati. In via ordinaria i dati sono conservati solo per la giornata lavorativa e poi cancellati; la conservazione può protrarsi in caso di:

• emergenze sanitarie o altre esigenze di ulteriore conservazione;
• richieste investigative dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria, limitatamente al caso interessato.

L’informativa privacy deve essere affissa in portineria o comunque resa pienamente visibile, e può essere consegnata in copia su richiesta dell’interessato.

Accessi liberi a biblioteca e mostre al piano terra

L’accesso alla biblioteca e alle mostre culturali collocate al piano terra è libero nei giorni e negli orari di apertura delle stesse e non richiede identificazione dei visitatori.

Aggiornamento della procedura e decorrenza

La procedura di registrazione può essere adeguata in qualsiasi momento con provvedimento del dirigente regionale competente nella gestione della portineria, in relazione a esigenze contingenti, comprese eventuali emergenze sanitarie.

Il regolamento entra in vigore dal giorno successivo alla sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione.