Circolare numero 70 del 17-05-2018

Nuove istruzioni INPS per anagrafiche navali e flussi retributivi

La circolare disciplina un ulteriore passaggio di integrazione delle procedure INPS relative ai lavoratori del settore navigazione e pesca, con particolare riferimento alla gestione delle prestazioni di malattia e alle connesse attività istruttorie. L’obiettivo dichiarato è superare le criticità emerse nella fase transitoria, semplificando gli adempimenti a carico degli armatori e migliorando l’acquisizione dei dati necessari alla liquidazione delle prestazioni.

Premessa e contesto normativo

L’intervento si colloca nel quadro dell’articolo 10, comma 3, del decreto-legge 28 giugno 2013, n. 76, convertito dalla legge 9 agosto 2013, n. 99, che ha trasferito all’INPS, dal 1° gennaio 2014, la gestione diretta dell’accertamento e della riscossione dei contributi, nonché dell’erogazione delle prestazioni previdenziali di malattia, maternità, disabilità e donazione di sangue e/o midollo osseo per i lavoratori assicurati presso l’ex-Ipsema e successivamente presso l’Inail-settore navigazione.

Le prime istruzioni operative erano state fornite con la circolare congiunta Inps/Inail n. 179 del 23 dicembre 2013, seguite da ulteriori indicazioni su specifici aspetti gestionali. In una prima fase, le lavorazioni sono state svolte con modalità già in uso presso Ipsema e Inail, mediante un’applicazione riadattata alle esigenze dell’INPS. Successivamente, l’Istituto ha introdotto implementazioni procedurali per armonizzare tali processi con quelli già previsti per le altre categorie di assicurati.

Criticità della fase transitoria

La circolare evidenzia due principali criticità operative:

• la duplicazione delle comunicazioni relative a prima iscrizione e variazioni delle anagrafiche navali, acquisite sia nel sistema di Anagrafica aziende ai fini contributivi sia nel gestionale ex-Ipsema ai fini delle prestazioni di malattia;
• la limitazione dell’applicativo retributivo precedente, che consentiva l’invio dei dati solo per singola posizione, imponendo per trasmissioni multiple l’uso di canali alternativi, come la PEC, con conseguente lavorazione manuale da parte delle strutture territoriali INPS.

Per superare tali criticità, l’Istituto ha integrato le funzioni dell’Anagrafica aziende e ha sviluppato una nuova applicazione web per la trasmissione, anche massiva, dei flussi retributivi.

Comunicazione delle anagrafiche dei natanti

Il sistema di Anagrafica aziende dell’INPS è stato arricchito con ulteriori funzioni per acquisire gli elementi istruttori relativi alle caratteristiche del natante su cui il lavoratore è imbarcato. Tali informazioni sono necessarie, in particolare, per la corretta liquidazione delle prestazioni di malattia.

È stato quindi introdotto un questionario descrittivo delle caratteristiche delle navi, che deve essere trasmesso:

• per i natanti già iscritti, da armatori e datori di lavoro del settore pesca individuati dalla circolare n. 179 del 23 dicembre 2013;
• a regime, dai datori di lavoro all’atto dell’iscrizione di nuove matricole "nave".

In questo modo, le nuove posizioni risultano immediatamente allineate alle implementazioni informatiche introdotte.

Istruzioni operative per l’aggiornamento dei dati navali

Per inserire o aggiornare le caratteristiche dei natanti, armatori e datori di lavoro del settore pesca devono:

• accedere al menu dei servizi per aziende e consulenti sul sito INPS;
• entrare nella sezione "Iscrizione e Variazione Aziende";
• selezionare "Richiesta variazione dati aziendali";
• indicare la matricola della posizione interessata;
• attivare la voce "Variazione dati navali".

La funzione è disponibile solo se la posizione contributiva è contrassegnata dal Codice Statistico Contributivo e dai Codici di Autorizzazione che qualificano l’impresa come armatoriale o appartenente al settore della pesca marittima.

Se un questionario è già stato trasmesso, il sistema mostra i dati presenti in archivio e consente di scaricare il certificato della nave eventualmente già fornito. Successivamente l’utente deve:

• compilare il questionario rispondendo alle domande previste;
• inserire il certificato navale;
• inviare la richiesta tramite la funzione "Invia Richiesta Variazione".

L’inoltro viene confermato da un messaggio con numero di protocollo, stampabile tramite apposito pulsante. Se durante la compilazione emergono dati non correttamente registrati nell’archivio INPS, come ad esempio apici presenti all’inizio o alla fine della denominazione aziendale, è necessario procedere prima alla loro correzione.

Comunicazione dei flussi retributivi

La circolare annuncia la pubblicazione di un nuovo servizio sul portale INPS per la comunicazione dei dati retributivi del dipendente. Il sistema consentirà agli armatori di scegliere tra:

• invio singolo;
• invio massivo di flussi aggregati mediante codice fiscale del lavoratore.

Le informazioni relative alla retribuzione percepita nel periodo di riferimento, distinte in relazione all’evento di malattia, saranno rese disponibili all’operatore della struttura territoriale competente durante l’istruttoria.

L’accesso avverrà dal portale INPS mediante autenticazione con credenziali dedicate; il sistema, incrociando i dati dell’Anagrafica aziende, proporrà l’elenco delle aziende per le quali l’utente è autorizzato a operare, con il dettaglio dei natanti riferibili.

Funzioni dell’applicazione retributiva

Selezionata la nave, l’applicativo mette a disposizione quattro funzioni principali.

Trasmissione Singola Consente l’inserimento manuale dei dati di una sola posizione retributiva. Al momento dell’inserimento vengono effettuati controlli formali e sostanziali sulla correttezza delle informazioni; il salvataggio è possibile solo dopo il superamento di tali verifiche.

Trasmissione Massiva Consente l’invio di un file XML contenente più posizioni retributive. Il file è sottoposto, all’atto del caricamento, a controlli formali; se questi sono superati, i dati vengono salvati in modo provvisorio. La validazione e il salvataggio definitivo avvengono solo dopo ulteriori controlli di sistema. Se anche una sola posizione retributiva non supera le verifiche, l’intero file viene scartato e le anomalie rilevate sono evidenziate tramite la funzione di consultazione.

Consultazione Trasmissioni Permette di visualizzare le informazioni essenziali sulle comunicazioni effettuate, distinte tra singole e massive, con il relativo dettaglio. I dati riportati comprendono identificativo, data di acquisizione, data di validazione e stato.

Ricerca Consente di ricercare le posizioni retributive presenti nel sistema mediante appositi filtri.

Per ulteriori dettagli operativi, la circolare rinvia al Manuale Utente pubblicato nella relativa voce di menù.

Termini e decorrenze

Per consentire l’aggiornamento tempestivo del sistema di Anagrafica aziende, i datori di lavoro devono adempiere secondo le istruzioni del paragrafo 2.1 entro 60 giorni dalla pubblicazione della circolare.

Decorso tale termine:

• l’attuale applicativo web del sistema ex-Ipsema sarà disabilitato;
• le comunicazioni di variazione e prima iscrizione delle anagrafiche navali saranno acquisite esclusivamente nel sistema di Anagrafica aziende INPS;
• sarà reso disponibile il nuovo applicativo web per la comunicazione dei dati retributivi relativi al dipendente in assistenza per malattia.

La circolare segnala infine che ulteriori sviluppi e istruzioni di dettaglio potranno essere forniti in seguito, con riferimento all’ottimizzazione dell’istruttoria amministrativa delle prestazioni interessate.