Sentenza n. 754/2026 - Lecce, Sezione 2

Esito

La controversia

La ricorrente ha impugnato il diniego opposto dal Comune a un’istanza di accesso documentale ex artt. 22 e seguenti della legge n. 241/1990, chiedendo l’accertamento del diritto di accesso e la condanna dell’amministrazione all’ostensione. L’istanza riguardava copia di ogni comunicazione, segnalazione e documentazione afferente a un canile, proveniente da due associazioni e da alcune persone fisiche, ed era motivata con il riferimento a generici “motivi professionali”. La ricorrente ha prospettato in giudizio un nesso di strumentalità tra la documentazione e una situazione giuridica da tutelare. Il TAR ha preliminarmente chiarito che il giudizio in materia di accesso è sostanzialmente un giudizio sul rapporto, volto ad accertare la spettanza del diritto alla luce dell’istanza originaria, indipendentemente dalla correttezza delle ragioni poste dall’amministrazione a fondamento del diniego. Quanto all’oggetto, il Collegio ha ritenuto che le note e le e-mail indirizzate al Sindaco e all’assessore competente, pur non inviate a un indirizzo istituzionale, fossero documenti amministrativi perché protocollate e portate a conoscenza degli uffici. Tuttavia, l’istanza è stata ritenuta insufficientemente motivata: il generico richiamo ai “motivi professionali” non permetteva di individuare la situazione giuridicamente tutelata, né di verificare il nesso diretto, concreto e attuale tra tale situazione e i documenti richiesti. La richiesta, inoltre, era formulata in termini generici, mediante il riferimento a “ogni comunicazione, segnalazione, documentazione” relativa al canile. Il TAR ha escluso che il deficit motivazionale potesse essere sanato dalle deduzioni contenute nel ricorso, poiché la legittimità del diniego e la spettanza dell’accesso devono essere valutate nei limiti dell’istanza presentata all’amministrazione. Ha altresì rilevato che l’istanza non era configurata come accesso difensivo ai sensi dell’art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990.

La decisione

Il TAR ha respinto il ricorso. Ha riconosciuto in astratto che le comunicazioni e-mail e le note protocollate dall’amministrazione rientrano nella nozione di documento amministrativo e possono essere oggetto di accesso, anche se originariamente trasmesse a destinatari non istituzionali, quando siano state rese conoscibili agli uffici e inserite nel circuito amministrativo. Ha però escluso, nel caso concreto, la sussistenza del diritto di accesso perché l’istanza non indicava in modo puntuale e specifico la finalità della richiesta, la posizione giuridica da tutelare e il nesso logico-funzionale tra tale posizione e la documentazione richiesta. Le integrazioni motivazionali formulate soltanto nel ricorso non sono state considerate, in quanto non possono colmare l’originaria carenza dell’istanza. Il ricorso è stato quindi respinto. Nulla è stato disposto sulle spese nei confronti del Comune non costituito; le spese sostenute dalla ricorrente sono state dichiarate irripetibili.

Norme richiamate

• art. 22 l. 241/1990

  un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso

  L’accesso documentale richiede, sul piano soggettivo, un interesse diretto, concreto e attuale, collegato ai documenti richiesti; sul piano oggettivo riguarda i documenti detenuti dalla pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.

• art. 22, comma 1, lett. b), l. 241/1990

  un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso

  La richiesta deve consentire di individuare la situazione giuridicamente tutelata e il collegamento con la documentazione oggetto di ostensione.

• art. 22, comma 1, lett. d), l. 241/1990

  ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse

  La nozione di documento amministrativo è ampia e comprende note ed e-mail rese rilevanti per l’amministrazione mediante la protocollazione e la conoscenza da parte degli uffici.

• art. 24, comma 3, l. 241/1990

  un controllo generalizzato dell’operato delle pubbliche amministrazioni

  L’accesso non può essere utilizzato per un controllo generalizzato sull’attività amministrativa; la richiesta deve essere collegata a una situazione giuridica specifica.

• art. 24, comma 7, l. 241/1990

  L’accesso difensivo non è configurabile quando l’istanza originaria non espone una specifica esigenza di tutela e il relativo nesso di strumentalità viene prospettato soltanto in giudizio.

• art. 25, comma 2, l. 241/1990

  la richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata

  La motivazione dell’istanza deve indicare in modo puntuale e specifico le finalità dell’accesso, consentendo all’amministrazione di verificare il nesso di strumentalità necessaria tra documenti richiesti e situazione giuridica tutelata.

• art. 2 d.P.R. 184/2006

  L’interessato deve dare conto nell’istanza delle ragioni della richiesta; è necessario un nesso logico-funzionale tra il fine dichiarato e la documentazione richiesta.

Massime di principio

• Il giudizio in materia di accesso documentale è sostanzialmente un giudizio sul rapporto, diretto ad accertare la spettanza del diritto di accesso alla luce dell’istanza originaria, e non soltanto un giudizio sui vizi del provvedimento di diniego.
• La richiesta di accesso documentale deve indicare in modo puntuale e specifico la finalità perseguita, la situazione giuridicamente tutelata e il nesso di strumentalità tra tale situazione e i documenti richiesti; il generico riferimento a motivi professionali non è sufficiente.
• La carenza motivazionale dell’istanza di accesso non può essere sanata mediante le deduzioni contenute nel ricorso giurisdizionale, poiché la spettanza dell’accesso e la legittimità del diniego devono essere valutate nei limiti della richiesta originariamente presentata all’amministrazione.
• Note ed e-mail indirizzate a soggetti istituzionali, anche se trasmesse a indirizzi non istituzionali, possono costituire documenti amministrativi quando siano state protocollate e rese conoscibili agli uffici, assumendo così rilevanza per un’attività di pubblico interesse.
• La richiesta formulata in termini generici, riferita indiscriminatamente a ogni comunicazione, segnalazione o documento relativo a una determinata realtà, non consente di verificare l’interesse diretto, concreto e attuale né il nesso logico-funzionale con la documentazione richiesta.

Come è indicizzato