Determinazione AGID n. 42/2022 del 21/02/2022

Acquisto di licenze Microsoft Office 2021 Pro Plus tramite Trattativa Diretta MePA

La determinazione ha natura gestionale e contrattuale: autorizza un affidamento diretto per l’acquisto di licenze software destinate alle esigenze operative di AgID. L’atto conclude l’istruttoria svolta dall’Agenzia e formalizza l’avvio della procedura sul MePA di Consip, in assenza di strumenti Consip già attivi e idonei.

Presupposti dell’acquisto

AgID rappresenta la necessità di dotare le nuove postazioni di lavoro di pacchetti software per la produttività individuale e aziendale. Dopo una valutazione comparativa tra licenze perpetue e abbonamento, l’Amministrazione ritiene preferibile l’acquisto di licenze perpetue, considerate più convenienti rispetto alla soluzione in abbonamento.

La scelta della procedura è motivata anche dalla verifica preliminare, richiesta dalla normativa sugli acquisti pubblici e sugli strumenti di e-procurement, dell’assenza di convenzioni, contratti quadro o accordi quadro Consip utilmente utilizzabili per l’acquisizione delle licenze necessarie.

Quadro normativo richiamato

L’atto richiama principalmente:

• il d.lgs. 50/2016 in materia di contratti pubblici;
• la normativa sull’utilizzo degli strumenti Consip e del MePA;
• il CAD e la disciplina istitutiva e organizzativa di AgID;
• il piano triennale per l’informatica nella PA;
• la disciplina sul lavoro agile, richiamata in relazione al contesto organizzativo.

Pur riportando numerosi riferimenti, la determinazione non introduce regole tecniche o disposizioni regolatorie nuove: si tratta di un atto di acquisto e gestione contrattuale.

Esito dell’istruttoria e scelta dell’operatore economico

Dall’indagine di mercato informale svolta sul MePA emerge la presenza di operatori in grado di fornire le licenze al prezzo più conveniente. Sulla base dell’istruttoria, viene individuato l’operatore economico SOLUZIONI INFORMATICHE DI DAVID MORELLI, con sede a Monte Compatri, quale soggetto con cui avviare la Trattativa Diretta.

L’atto evidenzia che tale modalità consente di coniugare economicità, concorrenza, trasparenza e rotazione, soprattutto quando non siano agevolmente utilizzabili le convenzioni quadro o le sole voci di catalogo disponibili sul MePA.

Oggetto, importo e struttura della spesa

La Trattativa Diretta riguarda l’acquisizione di licenze perpetue Microsoft Office 2021 Pro Plus. Il costo massimo complessivo è fissato in 8.464,50 euro oltre IVA, pari a 10.326,69 euro IVA inclusa, importo già ridotto dell’1% per l’esonero dalla cauzione.

La spesa viene articolata come segue:

• 5.643,00 euro oltre IVA per la fornitura delle licenze;
• 2.821,50 euro oltre IVA per l’eventuale ripetizione di servizi analoghi, nei limiti consentiti dal codice dei contratti pubblici e dall’importo massimo previsto.

L’atto precisa che il valore potrà essere ulteriormente migliorato in sede di perfezionamento della TD, qualora l’operatore economico proponga condizioni più favorevoli.

Documentazione approvata e modalità di esecuzione

Viene approvata la documentazione della Trattativa Diretta MePA, composta da disciplinare, capitolato, documento integrativo e relativi allegati.

La fornitura sarà subordinata alla stipula sul MePA e al previo completamento dei controlli previsti. È inoltre previsto che, a esito della fornitura, le licenze siano sottoposte a verifica di conformità e accettazione.

L’atto contempla anche la possibilità di adeguare tempi e modalità esecutive in relazione all’evoluzione del contesto emergenziale connesso al Covid-19 e a sopravvenute disposizioni normative, fermo restando l’oggetto del contratto.

Incarichi interni, stipula e responsabilità

Sono individuati i referenti interni per la predisposizione della TD e per il suo perfezionamento su MePA. La stipula del contratto viene delegata al Punto Ordinante abilitato sulla piattaforma.

Viene inoltre nominato il Responsabile unico del procedimento e Direttore dell’esecuzione, cui sono attribuiti, tra gli altri, i seguenti compiti:

• gestione del CIG;
• conduzione della procedura e del futuro contratto;
• presidio dell’esecuzione e degli eventuali sviluppi collegati all’emergenza sanitaria;
• cura degli adempimenti relativi all’eventuale ripetizione di licenze e servizi analoghi;
• coordinamento delle comunicazioni verso contabilità e trasparenza;
• esecuzione degli ulteriori adempimenti previsti dalla TD e dalla normativa vigente.

Copertura finanziaria e programmazione

L’atto dà atto della disponibilità dei fondi e dell’imputazione dell’onere massimo sulle voci di budget indicate dall’Ufficio competente. Precisa inoltre che l’acquisto, essendo sotto soglia, non rientra tra quelli soggetti all’obbligo di inserimento nel Programma biennale/triennale degli acquisti ai sensi della normativa richiamata.

Profili privacy e trasparenza

La determinazione precisa che, trattandosi di licenze perpetue, il fornitore non effettuerà in via ordinaria trattamenti di dati personali o particolari. La documentazione della TD contiene comunque l’informativa privacy secondo gli standard AgID.

In via prudenziale, l’atto prevede che, qualora in concreto emergesse un trattamento di dati personali, venga formalizzata la nomina del fornitore a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Infine, viene dato mandato alla struttura competente per la pubblicazione dell’atto nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito istituzionale.