Risoluzione n. 4 del 19/01/2015

Conservazione sostitutiva e impronta dell’archivio informatico

La risoluzione affronta il tema dell’obbligo di invio dell’impronta dell’archivio informatico nell’ambito della conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari. L’Agenzia delle Entrate esamina se, dopo l’entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014, tale adempimento resti dovuto anche per i documenti già conservati in precedenza.

Quesito posto dall’associazione istante

L’associazione rappresentativa degli operatori della digitalizzazione documentale chiede se l’articolo 7 del D.M. 17 giugno 2014 abbia mantenuto in vita l’obbligo di comunicare l’impronta dell’archivio informatico previsto dall’articolo 5 del D.M. 23 gennaio 2004. Il dubbio nasce dalla previsione secondo cui le disposizioni del decreto del 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del nuovo decreto.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

L’istante ritiene che l’obbligo originario di invio dell’impronta fosse funzionale a garantire la data certa dell’esistenza dei documenti e delle firme, superando il problema della scadenza dei certificati di firma digitale. Secondo l’associazione, tale esigenza sarebbe venuta meno con l’estensione della validità delle marche temporali da tre a venti anni, disposta dall’articolo 49 del D.P.C.M. 30 marzo 2009.

Sempre secondo l’istante, il provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 143663 del 25 ottobre 2010, attuativo dell’obbligo, non avrebbe introdotto nuove esigenze tali da giustificare la permanenza dell’adempimento. Da ciò deriverebbe, nonostante il tenore letterale dell’articolo 7, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, l’abrogazione totale dell’obbligo di comunicazione dell’impronta anche per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del decreto.

Quadro normativo richiamato

La risoluzione richiama l’articolo 7, commi 2, 3 e 4, del D.M. 17 giugno 2014, che:

• abroga, dalla data di entrata in vigore del decreto, il D.M. 23 gennaio 2004;
• prevede che le disposizioni del decreto del 2004 continuino ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del nuovo decreto;
• consente che i documenti conservati secondo le regole tecniche richiamate possano essere riversati in un sistema di conservazione elettronico conforme al nuovo decreto.

Viene inoltre richiamato l’articolo 5, comma 1, del D.M. 23 gennaio 2004, che prevedeva la trasmissione alle competenti Agenzie fiscali dell’impronta dell’archivio informatico, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale.

Valutazione dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia osserva che, sulla base della lettera dell’articolo 7, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, per i documenti già conservati prima dell’entrata in vigore del nuovo decreto sembrerebbe ancora sussistere l’obbligo di trasmettere l’impronta dell’archivio informatico e gli altri elementi previsti dall’articolo 5 del D.M. 23 gennaio 2004.

Tuttavia, l’Amministrazione evidenzia che tale obbligo era stato introdotto con la finalità dichiarata di estendere la validità dei documenti informatici. Questa funzione risulta poi superata dalla disciplina successiva sulla marca temporale:

• l’articolo 49 del D.P.C.M. 30 marzo 2009 dispone che le marche temporali siano conservate in un archivio digitale non modificabile per almeno venti anni;
• la marca temporale è valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore;
• una previsione sostanzialmente identica è stata riprodotta nell’articolo 53 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013.

Conclusione

Alla luce di tale evoluzione normativa, la risoluzione conclude che l’obbligo di trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 non è più necessario rispetto alla sua originaria finalità di estendere la validità dei documenti informatici. Pertanto, viene condivisa la soluzione interpretativa proposta dall’associazione istante: non sussiste l’obbligo di invio dell’impronta dell’archivio informatico.