Circolare numero 71 del 05-06-2014

Proroga del periodo transitorio verso il sistema EESSI

La circolare interviene sul regime transitorio che accompagna il passaggio dallo scambio cartaceo di informazioni in materia di sicurezza sociale al sistema telematico europeo EESSI. Il documento chiarisce che, fino alla piena operatività del sistema centrale, continuano a trovare applicazione modalità ibride di comunicazione basate sui formulari cartacei sostitutivi dei futuri SED.

Inquadramento normativo

La circolare richiama l’entrata in vigore, il 1° maggio 2010, dei regolamenti comunitari di riferimento: il regolamento (CE) n. 987/2009, recante le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 883/2004 sul coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale, e il regolamento (CE) n. 988/2009, che modifica il regolamento (CE) n. 883/2004. In base a tali disposizioni, lo scambio di dati tra istituzioni comunitarie dovrà avvenire per via telematica tramite EESSI, con documenti elettronici strutturati (Structured Electronic Documents - SEDs) trasmessi sulla rete protetta sTESTA.

Evoluzione del periodo transitorio

Per consentire un passaggio graduale dalle modalità cartacee a quelle telematiche, era stato previsto un periodo transitorio inizialmente compreso tra il 1° maggio 2010 e il 30 aprile 2012. Tale termine era già stato prorogato al 30 aprile 2014 dalla Decisione della Commissione amministrativa n. E3 del 19 ottobre 2011. Con la presente circolare viene comunicata un’ulteriore proroga disposta dalla Decisione della Commissione amministrativa n. E4 del 13 marzo 2014, che sostituisce la E3. La nuova proroga è formulata come durata di due anni dalla data in cui il sistema centrale EESSI sarà stato completato, sperimentato, messo in esercizio e reso disponibile agli Stati membri per l’integrazione.

Modalità operative per le pensioni

Nel periodo transitorio, le istituzioni comunitarie possono continuare a utilizzare le procedure automatizzate nazionali compilando e trasmettendo i formulari attualmente in uso. Per quanto riguarda le pensioni, l’Istituto continuerà a emettere i formulari della serie E200 tramite la stazione di lavoro C.I. e riceverà, a sua volta, i formulari E200 emessi dalle procedure automatizzate nazionali delle istituzioni degli altri Stati membri oppure i Paper SED P sostitutivi.

Modalità operative per le prestazioni a sostegno del reddito

Anche per le prestazioni a sostegno del reddito, nel periodo transitorio le istituzioni possono proseguire con le procedure automatizzate nazionali e con i formulari esistenti. Le Sedi potranno ricevere dalle istituzioni estere i formulari delle serie E100, E300 ed E400, ove prodotti dalle rispettive procedure automatizzate nazionali, oppure i Paper SED sostitutivi delle serie S, U e F.

Legislazione applicabile, distacchi e documento portatile A1

Per la materia della legislazione applicabile e dei distacchi, la circolare conferma l’uso, nel periodo transitorio, dei Paper SED delle serie A, H e R già pubblicati con circolare n. 167 del 29 dicembre 2011. Inoltre, in base a quanto precisato con il messaggio n. 5994 del 10 aprile 2013, le Sedi possono trasmettere le informazioni sulla legislazione applicabile all’istituzione competente dello Stato di destinazione del lavoratore anche mediante l’invio di una copia del documento portatile A1.

Criteri di comportamento e gestione dei documenti

La circolare richiama infine i principi guida da osservare nel periodo transitorio: collaborazione tra istituzioni, pragmatismo e flessibilità. L’obiettivo è garantire una transizione che non pregiudichi il pieno esercizio dei diritti dei cittadini. Per questo si raccomanda di accettare qualsiasi documento, anche se di formato, contenuto o struttura obsoleti. In caso di dubbi relativi ai diritti di un cittadino, le istituzioni devono confrontarsi nel rispetto della reciproca collaborazione e della buona amministrazione.