R.R. Marche 2/2006

Trattamento dei dati personali sensibili e giudiziari del Consiglio regionale delle Marche

Il regolamento disciplina, per il Consiglio regionale delle Marche, il trattamento dei dati personali sensibili e giudiziari effettuato dagli organi consiliari, dai loro membri e dalle strutture organizzative consiliari nell’esercizio delle funzioni e attività istituzionali. La disciplina è costruita in coerenza con gli articoli 20 e 21 del d.lgs. 196/2003 e si applica esclusivamente nell’ambito regionale marchigiano.

Ambito di applicazione e presupposti del trattamento

Il regolamento individua le categorie di dati trattabili e le operazioni eseguibili solo quando strettamente pertinenti e necessarie per finalità di interesse pubblico. Il trattamento è riferito a tre ipotesi:

• trattamenti per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico indicate dalla parte seconda del d.lgs. 196/2003;
• trattamenti autorizzati espressamente da una legge per rilevanti finalità di interesse pubblico, quando la legge non specifichi già tipi di dati e operazioni;
• trattamenti connessi ad attività per le quali il Garante per la protezione dei dati personali abbia individuato rilevanti finalità di interesse pubblico.

Principi generali e criteri di liceità

Ai fini dell’applicazione del regolamento valgono le definizioni dell’articolo 4 del d.lgs. 196/2003. Il trattamento deve rispettare i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato ed è ammesso solo quando, per il perseguimento della finalità di interesse pubblico, non sia possibile utilizzare dati anonimi oppure dati personali non sensibili o non giudiziari. Il regolamento, quindi, pone un criterio di necessità e di minimizzazione dei dati.

Tipologie di trattamenti individuati nelle schede allegate

Le categorie di dati sensibili e giudiziari, le finalità di interesse pubblico e le operazioni eseguibili sono specificate nelle schede allegate, numerate da 1 a 11. Le schede riguardano, tra l’altro:

• anagrafe patrimoniale dei titolari di cariche elettive e direttive, nonché gestione economica, fiscale e previdenziale di indennità, assegni vitalizi e reversibilità;
• assicurazioni per morte, invalidità e infortuni di consiglieri e assessori;
• attività del Comitato regionale per le comunicazioni;
• attività politica, di indirizzo e di controllo, compreso il sindacato ispettivo;
• difesa civica regionale;
• documentazione dell’attività istituzionale;
• instaurazione e gestione del rapporto di lavoro del personale, inclusi collocamento obbligatorio e conciliazione in materia di lavoro;
• nomine e designazioni;
• riconoscimento dell’inabilità totale e permanente al lavoro degli eletti;
• strumenti di democrazia diretta, come iniziativa legislativa popolare, petizioni e referendum;
• verifica dell’elettorato passivo e dei requisiti per l’esercizio del mandato.

Operazioni consentite sui dati

Le schede definiscono non solo i dati trattabili, ma anche le operazioni consentite, che devono essere pertinenti e necessarie rispetto alla finalità istituzionale perseguita. Le note esplicative richiamano operazioni standard come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione, oltre a operazioni particolari quali interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione, nei limiti della base normativa indicata nelle singole schede.

Aggiornamento periodico

L’identificazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili può essere aggiornata e integrata periodicamente con apposito regolamento del Consiglio regionale. La disciplina è quindi pensata come un quadro dinamico, da adeguare nel tempo all’evoluzione delle funzioni consiliari e delle esigenze di protezione dei dati.

Pubblicazione e consultazione

Il regolamento è pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Marche ed è reso disponibile anche sul sito web del Consiglio regionale. Le avvertenze allegate chiariscono la struttura delle schede, la distinzione tra dati sensibili/giudiziari e dati comuni, nonché il significato delle voci relative a denominazione del trattamento, fonti normative, finalità, modalità e operazioni di trattamento.

Valutazione di attualità

Pur essendo formalmente riferito al d.lgs. 196/2003 nella sua versione originaria, il contenuto riguarda la disciplina organizzativa interna del Consiglio regionale sui dati sensibili e giudiziari e, per la sua natura di regolazione del trattamento dati, può conservare interesse operativo come atto storico-organizzativo. Tuttavia il testo richiamato appare fortemente legato al quadro normativo pre-GDPR e alle schede allegate originarie.