Circolare numero 1 del 5-1-2005

Chiusure contabili esercizio 2004

La circolare disciplina la chiusura contabile dell'esercizio 2004 dell'INPS, definendo tempi, modalità operative, scritture di assestamento, controlli di quadratura e trasmissione dei rendiconti. Il termine centrale è il 31 gennaio 2005, individuato come scadenza del periodo suppletivo per completare le registrazioni riferite al 2004 e predisporre la ripresa dei saldi nell'esercizio 2005.

Ambito e finalità

Le istruzioni riguardano tutte le operazioni di chiusura dei conti, la comunicazione dei dati contabili alla Direzione Generale e la ripresa in carico dei saldi al 1° gennaio 2005. La circolare richiama l'esigenza di coordinamento tra Sedi, Direzioni regionali e uffici contabili, considerata l'interdipendenza delle lavorazioni e la necessità di rispettare i termini di invio dei prospetti di analisi.

Periodo suppletivo e scadenze operative

Il "periodo suppletivo" è l'arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio e si chiude il 31 gennaio 2005. La data del 31 gennaio riguarda esclusivamente gli adempimenti dell'ufficio competente per la contabilità; i documenti contabili devono quindi essere trasmessi tempestivamente per consentire le registrazioni entro tale termine.

Sono inoltre fissate scadenze puntuali:

• entro il 10 gennaio 2005, imputazione al conto GPA 55/000 delle partite trasferite ad altre Sedi e alla Direzione Generale, spedizione dei modelli SC/10R del periodo suppletivo ed entro il 14 gennaio trasmissione delle "partite iniziate";
• entro il 31 gennaio 2005, registrazione delle operazioni su conti bancari, tesoreria e poste, sistemazione dei fondi in giro, interessi e spese bancarie, flussi telematici e differenze di saldi;
• entro il 15 gennaio 2005, completamento dell'iter amministrativo-contabile per i crediti inesigibili;
• entro il 1° febbraio, 4 febbraio, 10 febbraio e 31 marzo 2005, invio dei rendiconti e delle comunicazioni elencate nella parte IV.

Partite da trasferire e conti di transito

Le partite trasferite ad altre Sedi o alla Direzione Generale devono essere imputate inizialmente al GPA 55/000 entro il 10 gennaio 2005. Dopo tale data e fino al 31 gennaio, le registrazioni in conto vecchio che interessino partite da trasferire ad altre unità funzionali non possono più essere imputate al GPA 55/000, ma devono confluire nei conti GPA 51/099 e GPA 52/099, con eccezioni per alcuni saldi attivi di modelli e contributi specifici che restano nei rispettivi conti di pertinenza.

Le partite dovranno poi essere stornate nel 2005 e trasferite alle unità funzionali competenti. La circolare richiama anche la gestione delle partite ricevute da altre Sedi e dalla Sede centrale: entro il periodo suppletivo devono essere definite al GPA 55/000 tutte le partite ricevute nel 2004, previa stampa della lista e chiusura delle posizioni aperte.

Conti bancari, tesoreria, poste e interessi

Entro il 31 gennaio 2005 vanno imputate ai conti accesi a conti correnti bancari, contabilità speciali di tesoreria e conti correnti postali le operazioni le cui contabili risultano emesse entro il 31 dicembre 2004. Gli interessi maturati nel 2004 sui conti bancari e postali, se accreditati nel 2005, sono da rilevare con specifiche scritture fuori cassa sul GPA 00/091, con eventuale eccedenza delle spese di tenuta conto imputata al GPA 10/099.

Se l'accreditamento effettivo o l'addebitamento dell'eccedenza delle spese avviene nel 2004, in luogo dei conti GPA 00/091 e GPA 10/099 deve essere interessato il conto polo. La sistemazione delle operazioni attribuite ai conti provvisori deve poi essere effettuata nella contabilità 2005 con gli articoli indicati nella circolare.

Fondi in giro e sistemazioni di cassa

I fondi inviati dalla Sede centrale e non ancora conclusi nel 2004 devono essere imputati al GPA 02/099 "fondi in giro". La circolare prevede una specifica sistemazione nell'esercizio 2005 con articoli contabili dedicati, anche per il caso in cui il girofondo non vada a buon fine per eventi straordinari. Le Sedi devono seguire le istruzioni della circolare n. 82 del 24 marzo 1995, tenendo conto delle modalità operative del sistema SAP R/3.

Flussi telematici

Una parte ampia della circolare è dedicata alla contabilizzazione dei flussi telematici collegati agli incassi e ai pagamenti.

Per i flussi DEU, le Sedi devono verificare con il protocollo elettronico "AGENDA" che tutti i flussi trasmessi dalla D.C.S.I.T. siano archiviati e contabilizzati. In caso di anomalie, devono:

• chiedere la ritrasmissione se esistono importi preacquisiti ma mancano i flussi;
• verificare la correttezza di "Data Ripartizione" e "Numero Progressivo" se esistono sia preacquisizioni sia flussi non contabilizzati;
• chiedere la quietanza alla Banca d'Italia se esistono flussi senza corrispondenti importi preacquisiti.

L'ultimo flusso di ripartizione degli incassi DEU per il 2004 è previsto il 20 gennaio 2005, se non distribuito prima. Le preacquisizioni di tipo documento 2 non contabilizzate sono contabilizzate automaticamente al conto GPA 52/099, partita 4222222222, codice bilancio 06199.

Per gli incassi tramite concessionari, le preacquisizioni di tipo documento 3 sono automaticamente contabilizzate al GPA 52/099, partita 4333333333, codice bilancio 06199, e riproposte nel 2005.

Per i flussi TEF, l'ultimo invio utile per la contabilizzazione nell'esercizio 2004 è fissato al 17 gennaio 2005. I dati ricevuti successivamente devono essere contabilizzati nel 2005. Le preacquisizioni sul canale 1 con tipo documento 0 non contabilizzate al 31 gennaio sono assunte automaticamente al GPA 52/099, partita convenzionale 4888888888, codice 06199.

Per i flussi relativi al pagamento e riaccredito delle rate di pensione, la D.C.S.I.T. deve sventagliare alle Sedi polo finanziario, entro il 14 gennaio 2005, i flussi archiviati; le preacquisizioni manuali non abbinate vengono automaticamente contabilizzate sui conti GPA 55/019, GPA 55/025 e GPA 52/099. I flussi di ripartizione contabile delle pensioni pagate e riaccreditate, trasmessi fino al 24 gennaio 2005, devono essere contabilizzati nel 2004 come operazioni fuori cassa.

Differenze tra saldi e partite preacquisite

Entro il 31 gennaio 2005 le Sedi devono imputare al GPA 00/099 e al GPA 10/099, in contropartita dei rispettivi conti polo, le differenze tra saldo di mastro e saldo comunicato da banche e tesoreria che non siano state sistemate. Dopo tale sistemazione, i saldi dei conti polo al 31 dicembre 2004 devono risultare allineati con quelli degli enti collettori e costituire il valore da riprendere in carico nel 2005.

La circolare ricorda inoltre che le contabili bancarie del 2005 con valuta 2004 non devono essere rilevate nell'esercizio in chiusura, salvo quelle per interessi che seguono le regole già indicate.

Per le entrate preacquisite non accreditate e per i mandati preacquisiti non addebitati al 31 dicembre 2004, escluse le operazioni dei flussi telematici, deve essere disposto l'annullamento dopo verifica della concordanza tra saldi di mastro e saldi comunicati dagli enti collettori. Le entrate annullate possono essere, se necessario, preacquisite manualmente nel 2005.

Scritture di assestamento

La sezione II elenca numerose scritture di assestamento da eseguire entro il 31 gennaio 2005. Tra le principali figurano:

• rettifiche sui trasferimenti di contributi tra gestioni e attribuzione di contributi rimborsati alle gestioni di pertinenza;
• attribuzione ai conti di pertinenza delle partite accreditate ai conti ARR 52/011, COR 52/011, CMR 52/011 e FPR 52/011, con successivo annullamento nel 2005;
• storni dai conti FPU 52/052, FPV 52/052 e FPX 52/052 ai conti definitivi FPU 22/020, FPV 22/020 e FPX 22/020;
• storni del conto VLR 52/035 verso i conti definitivi VLR 21/001, PTD 21/001 e altri conti di pertinenza;
• eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/099, COR 10/099, GMR 10/099 e GMS 10/099;
• storno delle somme non riscosse dai beneficiari evidenziate nel conto GPA 10/031;
• storno dei crediti per prestazioni da recuperare registrati nei conti GPA 00/030 e GPA 00/032;
• attribuzione delle operazioni provvisorie di origine SCAU, dei debiti e crediti da ripartire e dei residui di altri conti specifici.

Controlli sui conti e congruità delle registrazioni

La circolare dedica varie istruzioni ai controlli di fine esercizio. Devono essere verificati i saldi dei conti che, per disposizione, devono chiudere a pareggio o presentare saldi antitetici. È richiesto un controllo specifico sui conti relativi ai prepensionamenti e ai crediti contributivi per proroga della mobilità e mobilità ex legge n. 223/1991, con indicazione delle condizioni che devono ricorrere sui saldi Dare e Avere dei gruppi GAS e GAU.

Le Sedi che debbano effettuare riaccertamenti di residui attivi devono inviare una nota motivata alla Direzione Centrale Finanza, Contabilità e Bilancio - AREA 13. I controlli devono essere eseguiti mediante appositi programmi e con sufficiente anticipo per consentire eventuali correzioni prima della chiusura del periodo suppletivo.

Ulteriori verifiche riguardano:

• la concordanza tra i dati DM e le attestazioni nei rendiconti;
• la coerenza tra pagamenti di pensioni fuori competenza e mod. P.18/2;
• l'esatta contabilizzazione dei sussidi LSU e LPU;
• la movimentazione dei conti GAT 30/... in assenza dei corrispondenti conti relativi alla prestazione principale;
• la corretta imputazione degli interessi passivi su sgravi contributivi o somme a carico dello Stato.

Eliminazione dei crediti inesigibili

La circolare ribadisce che gli elenchi delle partite creditorie da eliminare devono essere predisposti secondo le regole vigenti e con le nuove causali previste dalla circolare n. 111 del 14 luglio 2004. Per i crediti contributivi verso le aziende, le procedure automatizzate sono già state adeguate e gli elenchi non vanno inviati alla Direzione Generale, ma conservati agli atti della Sede.

Per i crediti per prestazioni da recuperare dichiarati inesigibili, l'aggiornamento procedurale sarà completato nel 2005; fino ad allora le Sedi devono continuare a utilizzare la causale 6, ma distinguendo le motivazioni di insussistenza del credito tra accoglimento di ricorsi amministrativi, sentenze civili e sentenze penali. Devono inoltre trasmettere i rendiconti riepilogativi per gestione, anno di accertamento e causale di eliminazione.

Rendiconti e comunicazioni da trasmettere

La parte IV elenca numerosi rendiconti e comunicazioni da trasmettere alla Direzione Generale, con modalità e scadenze differenziate. Gli invii avvengono in parte tramite la procedura automatizzata "RENDI" e, per alcuni casi, in forma cartacea con modelli allegati. Le Sedi devono inviare la documentazione anche se negativa, salvo i casi espressamente esclusi.

Tra gli adempimenti più rilevanti figurano:

• elenchi di crediti da eliminare e relativi analitici;
• dati dei modelli P.18/1 e P.18/2;
• dichiarazioni di responsabilità sui rimborsi e sui crediti inesigibili;
• prospetti e attestazioni su mutui, prestiti, indennità, rivalutazioni monetarie, conti di gestione, oneri assistenziali e previdenziali, sgravi contributivi, LSU/LPU, pensioni e altre fattispecie contabili;
• elenchi e attestazioni relativi a beneficiari di prestazioni speciali, eventi calamitosi, progetti di lavori socialmente utili e varie gestioni di supporto.

La circolare richiama espressamente i termini:

• 31 gennaio: elenchi crediti da eliminare;
• 1° febbraio: dati P.18/1 e P.18/2;
• 4 febbraio: prospetti di analisi dei crediti irrecuperabili e dichiarazioni di responsabilità;
• 10 febbraio: attestazioni e prospetti verso le Direzioni centrali competenti;
• 31 marzo: elenco delle partite del conto GPA 00/023 con notizie sullo stato delle pratiche.

Ripresa in carico dei saldi nel 2005

La ripresa dei saldi all'inizio dell'esercizio 2005 deve avvenire mediante procedura automatizzata secondo lo schema allegato n. 1. I saldi dare e avere sono ripresi con contropartite predefinite, rispettivamente sui conti GPA 55/050 e GPA 55/051, con alcune eccezioni e con le istruzioni specifiche per conti di banca, posta, fondi e gestioni particolari.

La circolare indica anche conti riservati a specifiche sedi o direzioni, nonché l'istituzione del conto APR 55/151, denominato contropartita per il riporto a nuovo dei saldi avere.

Allegati e contenuti tecnici

Gli allegati contengono schemi di registrazione, prospetti di analisi dei conti GPA 06/039, GPA 53/088, GPA 54/088, dichiarazioni per l'eliminazione dei crediti inesigibili, modelli di analisi del saldo GPA 53/099 e il prospetto di concordanza delle marche assicurative. L'allegato n. 7 riporta infine la variazione al piano dei conti con l'introduzione di APR 55/151.

Nel complesso, la circolare costituisce il quadro operativo completo per la chiusura contabile 2004 e per l'avvio ordinato dell'esercizio 2005, imponendo alle strutture periferiche un'intensa attività di verifica, sistemazione e rendicontazione entro scadenze ravvicinate.