Provvedimento del 25/10/2010

Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta dei documenti informatici fiscali

Il documento disciplina l’obbligo di trasmettere all’Agenzia delle entrate l’impronta dell’archivio informatico contenente documenti rilevanti ai fini tributari oggetto di conservazione. Definisce soggetti obbligati, termini, contenuto della comunicazione, modalità di invio, ricevute, comunicazioni correttive, disposizioni transitorie e trattamento dei dati personali.

Soggetti obbligati e termini di comunicazione

La comunicazione telematica dell’impronta deve essere effettuata dal soggetto interessato, dal responsabile della conservazione o da un eventuale delegato di quest’ultimo, ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004. L’invio deve avvenire entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

In caso di riversamento sostitutivo di documenti contenuti in un archivio per il quale l’impronta era già stata comunicata, è obbligatoria la trasmissione della nuova impronta entro quattro mesi dal completamento del procedimento di riversamento, in deroga al termine ordinario.

Oggetto della comunicazione e contenuto informativo

La comunicazione riguarda l’impronta dell’archivio informatico, apposta su un archivio firmato digitalmente e marcato temporalmente, relativo ai documenti rilevanti ai fini tributari oggetto di conservazione. L’archivio può essere costituito da uno o più documenti informatici, oppure da un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di un insieme di essi.

La comunicazione deve essere conforme alle specifiche tecniche dell’allegato 1 e contiene almeno:

• i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione e dell’eventuale delegato;
• l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce;
• l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta;
• la marca temporale apposta all’archivio.

Nell’ipotesi in cui la trasmissione sia affidata a un intermediario, la comunicazione deve indicare la data in cui l’intermediario ha assunto l’impegno alla trasmissione telematica.

Effetti della comunicazione

La trasmissione dell’impronta all’Agenzia delle entrate estende la validità dei documenti conservati fino a quando permane, ai fini tributari, l’obbligo di conservazione dei documenti stessi.

Modalità di trasmissione

La comunicazione è effettuata esclusivamente per via telematica:

• direttamente dal soggetto obbligato, tramite i servizi Entratel o Internet/Fisconline, in relazione ai requisiti posseduti per la trasmissione delle dichiarazioni ex d.P.R. n. 322/1998;
• tramite intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni ai sensi dell’art. 3, commi 2-bis e 3, del d.P.R. n. 322/1998.

L’Agenzia delle entrate mette gratuitamente a disposizione un software di controllo per verificare la congruenza dei dati con le specifiche tecniche. Tale controllo è obbligatorio prima dell’invio; in mancanza, la comunicazione è scartata.

Ricevute, scarti e regole di esito

La comunicazione si considera effettuata nel momento in cui l’Agenzia delle entrate completa la ricezione del file contenente i dati. L’Agenzia rilascia un’attestazione, con numero di protocollo, in un file munito di codice di autenticazione per Entratel o codice di riscontro per Fisconline.

La ricevuta non è rilasciata e i dati si considerano non trasmessi se il file è scartato per i seguenti motivi:

• mancato riconoscimento del codice di autenticazione o di riscontro;
• codice duplicato per invio reiterato dello stesso file;
• file non elaborabile perché non verificato con il software di controllo;
• mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla trasmissione, se l’invio è effettuato da intermediario;
• nel caso di riversamento sostitutivo, mancata corrispondenza tra numero e tipologia dei documenti dell’archivio originario e di quello riversato.

Gli scarti sono comunicati telematicamente al soggetto che ha trasmesso il file, il quale deve ripresentare la comunicazione corretta entro cinque giorni lavorativi dalla comunicazione di scarto. Gli intermediari devono inoltre fornire ai soggetti interessati copia delle attestazioni di ricezione.

Comunicazione correttiva

È ammessa, una sola volta, la trasmissione di un file in sostituzione di un altro già inviato come comunicazione ordinaria, purché riferito al medesimo periodo di riferimento e presentato entro 30 giorni dal termine di trasmissione del dato da sostituire.

La comunicazione correttiva deve contenere tutti i dati già trasmessi, con le modifiche e integrazioni necessarie. Se la sostituzione è confermata dal sistema, il file precedente viene automaticamente annullato e non può essere ripristinato.

Disposizioni transitorie

Per il periodo d’imposta in corso al 1° gennaio 2010, entro il termine previsto per l’invio dell’impronta, devono essere trasmesse, distinte per periodo d’imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari e degli ulteriori dati e notizie indicati al punto 2.1, relativi ai periodi d’imposta antecedenti.

Trattamento dei dati personali

I dati e le notizie raccolti sono trattati dall’Agenzia delle entrate nel rispetto del d.lgs. n. 196/2003, secondo i principi di necessità, pertinenza e non eccedenza. Le informazioni sono conservate in un’apposita sezione dell’Anagrafe Tributaria e il trattamento è riservato ai soli soggetti abilitati all’accesso per finalità di accertamento.

Motivazioni e chiarimenti interpretativi

Le motivazioni chiariscono che il provvedimento attua l’art. 5 del decreto 23 gennaio 2004 e il relativo sistema di conservazione dei documenti informatici. Vengono richiamati:

• i soggetti tenuti all’adempimento: contribuente, responsabile della conservazione o delegato;
• il termine di invio, fissato al quarto mese successivo alla scadenza per la dichiarazione dei redditi;
• la necessità che l’impronta sia generata su archivio firmato digitalmente e marcato temporalmente;
• l’obbligo di reiterare la comunicazione in caso di riversamento sostitutivo, perché tale operazione modifica la rappresentazione informatica dei documenti;
• la possibilità, per archivi multipli, di effettuare una comunicazione unica oppure più comunicazioni distinte;
• la futura definizione, con successivo provvedimento, delle modalità telematiche di esibizione dei documenti conservati.

Specifiche tecniche di trasmissione

Le specifiche tecniche prevedono che ciascuna fornitura sia costituita da un file XML validato dallo schema schema_impronte.xsd e soggetto ai controlli del pacchetto di controllo. Prima dell’invio è obbligatorio il controllo formale dei dati tramite Entratel o FileInternet.

La fornitura contiene, tra l’altro:

• il codice fornitura IMP00;
• il periodo d’imposta di riferimento;
• il tipo di comunicazione, ordinaria o sostitutiva/correttiva;
• l’eventuale protocollo da sostituire;
• i dati del titolare della contabilità;
• i dati del responsabile della conservazione;
• i dati degli eventuali delegati alla conservazione, fino a un massimo di 20;
• i dati del soggetto obbligato alla trasmissione;
• gli eventuali dati dell’intermediario;
• il luogo di conservazione;
• l’impronta, in formato stringa, generata con gli algoritmi di hashing previsti dalla normativa vigente;
• la marca temporale in formato base64;
• l’indice dei documenti presenti nell’archivio, con tipologia, numero, data di inizio validità e data di fine validità.

Per il titolare della contabilità, il responsabile della conservazione e gli eventuali delegati sono previsti i relativi dati identificativi, distinguendo tra persona fisica e persona giuridica, con indicazione del domicilio fiscale o della sede legale. È prevista anche l’indicazione se il soggetto effettua fatturazione elettronica.

Controlli formali e cause di scarto

Il controllo preventivo e quello in fase di accettazione verificano, tra l’altro:

• la conformità allo schema XML e ai dati obbligatori;
• la presenza del protocollo da sostituire nelle comunicazioni sostitutive;
• la corrispondenza tra numero di tipologie documentali dichiarate e quelle effettivamente indicate;
• l’assenza di duplicazioni nella tipologia dei documenti;
• la correttezza formale e la sequenzialità delle date di validità;
• la correttezza e l’iscrizione in Anagrafe Tributaria dei codici fiscali indicati;
• l’assenza di comunicazioni ordinarie duplicate;
• la validità del protocollo indicato nelle sostitutive;
• la coerenza tra comunicazione sostitutiva e soggetto/tipologia di comunicazione originaria;
• la non tardività rispetto ai termini previsti;
• la correttezza della marca temporale e dell’algoritmo di hashing.

Elenco dei tipi documento ammessi

L’allegato 1 contiene l’elenco dei tipi documento che possono essere indicati nella comunicazione, tra cui fatture emesse e ricevute, note di variazione, documenti di trasporto, registri contabili e fiscali, modelli dichiarativi, ricevute e altri documenti. L’elenco comprende le tipologie numerate da 01 a 85, fino alla voce AltriDocumenti.

Entrata in vigore e riferimenti

Il provvedimento è pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate ed entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione. Nel testo sono richiamati i principali riferimenti normativi in materia di poteri dell’Agenzia, trasmissione telematica delle dichiarazioni, conservazione dei documenti informatici, firma digitale, codice dell’amministrazione digitale e protezione dei dati personali.