Circolare numero 106 del 09-09-2009

Integrazione SISCO con protocollo informatico e nuove modalit�e0 operative dell�area legale

La circolare disciplina un intervento di revisione procedurale e organizzativa volto a rendere pi�f9 efficace la gestione del contenzioso legale dell�Istituto. L�impianto si fonda sull�integrazione tra la procedura SISCO e il protocollo informatico, con protocollazione obbligatoria, scannerizzazione degli atti e tracciabilit�e0 dei passaggi documentali tra area amministrativa e area legale.

Contesto e finalit�e0

La gestione del contenzioso viene indicata come una criticit�e0 storica per l�Istituto. Gli organi di amministrazione hanno pi�f9 volte sollecitato interventi per ridurre i tempi di definizione delle controversie e contenere il tasso di soccombenza. In tale quadro, le linee di indirizzo richiamate dalla circolare hanno individuato come obiettivo prioritario la riduzione strutturale del contenzioso, da perseguire attraverso:

• potenziamento della funzione deflattiva dei ricorsi amministrativi;
• fluidificazione della comunicazione tra area amministrativa e area legale;
• finalizzazione della funzione legale alle attivit�e0 professionali;
• attivazione di un collegamento telematico tra aree legali e amministrative per assicurare immediatezza e tracciabilit�e0 dei documenti.

La circolare si inserisce anche nel contesto della riorganizzazione delle strutture di produzione e del ruolo delle aree amministrative a supporto delle funzioni professionali, in particolare legale e medico legale.

Nuovo modello operativo

L�intervento mira a predisporre un sistema informatizzato integrato e vincolante che consenta di gestire con puntualit�e0 le fasi del contenzioso, sia nel giudizio di cognizione sia nella fase esecutiva. Un obiettivo esplicito �e8 garantire la presenza in giudizio dei professionisti dell�Istituto e assicurare tempi certi per l�esecuzione delle sentenze sfavorevoli, indicati in 120 giorni dalla notifica, al fine di limitare il ricorso alle procedure esecutive.

L�assetto operativo richiede un adeguamento della procedura intranet SISCO in collegamento con il protocollo informatico e rende obbligatoria la protocollazione degli atti mediante scannerizzazione.

Protocollazione, scannerizzazione e fascicolo elettronico

Il nuovo sistema si basa sulla protocollazione generalizzata degli atti di interesse dell�area legale. La registrazione deve avvenire in modo immediato e deve essere accompagnata dalla scansione del documento in formato PDF, allegato al protocollo prima della presa in carico da parte della struttura competente.

La protocollazione deve includere:

• i dati essenziali per l�identificazione dei soggetti interessati;
• la macroarea competente;
• l�oggetto dell�atto.

La scannerizzazione e l�allegazione del PDF consentono la creazione di un fascicolo elettronico che rende gli atti utilizzabili nelle diverse fasi amministrative interne e riduce il rischio di dispersione dei documenti cartacei tra sedi diverse. La circolare collega questa scelta anche all�esigenza di garantire completezza e tempestivit�e0 dei flussi informativi, soprattutto in relazione all�impiego degli avvocati domiciliatari.

Revisione del titolario del protocollo

L�innovazione comporta una revisione del titolario del Protocollo per l�Area Legale. La struttura addetta alla protocollazione degli atti in entrata deve utilizzare una voce generica:

• 110.900 �e20�93 ATTO LEGALE.

Questa voce serve a qualificare il documento come pertinente all�area legale e sostituisce la precedente voce "VARIE", eliminata perch�e9 non idonea a garantire una gestione puntuale del protocollo.

Successivamente, la struttura operativa che gestisce gli atti legali e la procedura SISCO deve individuare il titolario specifico, usando le voci previste dal Protocollo Informatico e GDP2 e riportate nell�allegato 2. Se gli operatori del punto di protocollazione sono in grado di riconoscere la tipologia dell�atto, possono utilizzare direttamente le voci specifiche del titolario.

Assetto organizzativo delle sedi

Le sedi devono adottare misure organizzative che garantiscano la tempestiva protocollazione e scannerizzazione dei documenti in entrata. Nelle more dell�applicazione del nuovo modello delle strutture territoriali, �e8 richiesto che ogni sede attivi un apposito punto di protocollazione, in grado di:

• protocollare con la voce generica 110.900 �e20�93 ATTO LEGALE, oppure con le voci specifiche del titolario se gli operatori ne hanno le competenze;
• scannerizzare i documenti in entrata;
• assicurare la disponibilit�e0 quotidiana degli atti alla struttura operativa per la gestione degli atti legali.

La struttura operativa, una volta ricevuto il documento, deve:

• individuare la voce di titolario corretta;
• gestire la procedura SISCO;
• trasferire gli atti ad altra sede, se necessario;
• seguire l�iter procedurale dell�attivit�e0 di patrocinio;
• curare i rapporti con le aree amministrative interessate.

Gestione dei casi particolari nel GDP

La circolare individua due ipotesi operative che possono richiedere ulteriori azioni da parte della struttura operativa:

• se il documento �e8 di competenza della sede ma non deve essere gestito in SISCO, l�operatore autorizzato deve accedere al GDP e procedere allo sblocco del documento; la funzione �e8 attiva per il Direttore e/o eventuali suoi delegati;
• se il documento deve essere gestito in SISCO ma non �e8 di competenza della sede destinataria, l�operatore autorizzato deve accedere al GDP e trasferire l�atto alla sede competente.

Gruppi di lavoro interni

Nelle sedi in cui sia stato costituito un unico gruppo di lavoro operante nell�area di diretta collaborazione con il Direttore, ai sensi della circolare n. 37/2002, il gruppo assume anche l�attivit�e0 di protocollazione e scannerizzazione dei documenti. In tale ipotesi pu�f2 usare direttamente le voci specifiche del titolario, con una semplificazione delle procedure di acquisizione e gestione degli atti legali.

Benefici operativi attesi

La revisione delle modalit�e0 operative dell�area legale, collegata all�introduzione del workflow di produzione informatizzato e vincolante, produce due effetti principali:

• permette all�Istituto di disporre di informazioni pi�f9 aggiornate sui volumi e sui carichi di lavoro delle strutture territoriali, anche tenendo conto dell�uso degli avvocati domiciliatari;
• consente agli uffici legali di visualizzare in tempo reale tutti gli atti giudiziari protocollati e di acquisirli in SISCO.

La circolare sottolinea inoltre la possibilit�e0 di monitorare i tempi di acquisizione e presa in carico degli atti, introducendo indicatori come il "tempo soglia" per evidenziare eventuali ritardi non congrui rispetto alla tipologia dell�atto.

Decorrenza

Le modifiche descritte vengono rese operative con il rilascio della nuova versione della procedura SISCO, previsto a partire dal 1 ottobre.