Circolare numero 89 del 09-07-2014

Progetti regionali di miglioramento 2014: criteri, obiettivi e monitoraggio

La circolare definisce il quadro dei Progetti regionali di miglioramento (PRM) per il 2014, indicando criteri rigorosi per la loro selezione e individuando un insieme di progetti a rilevanza nazionale. L’obiettivo generale è concentrare risorse e interventi sulle criticità più gravi, strutturali e diffuse, con monitoraggio centralizzato e scadenze puntuali.

Criteri di selezione dei progetti

La circolare chiarisce che i PRM devono essere limitati a situazioni che presentino congiuntamente i requisiti di eccezionalità, unicità e ampiezza.

• Eccezionalità: riguarda lotti di giacenza patologica e persistente derivanti da fattori contingenti o imprevisti, non risolvibili con strumenti gestionali ordinari.
• Unicità: il progetto deve essere finalizzato alla rimozione totale o parziale di una specifica sacca critica mediante un’azione risolutiva, non ripetitiva né sistematica.
• Ampiezza: il problema deve avere rilevanza regionale, con diffusione trasversale e utilizzo di risorse dedicate su scala ampia.

Sono invece escluse le criticità locali o riferite al mancato presidio di singole sedi, quando siano affrontabili con i normali strumenti organizzativi e di sussidiarietà regionale.

Programmazione e strumenti operativi

Per agevolare la programmazione dei PRM nazionali è stata predisposta nel Piano Budget 2014 una cartella dedicata, denominata "2014 PRM nazionali", contenente le schede di programmazione dei singoli progetti. La compilazione delle schede deve essere completata entro il 31 luglio.

La circolare segnala inoltre che, per supportare le sedi regionali nell’individuazione delle criticità locali, sono disponibili sul server carte di lavoro con elenchi di prodotti e valori anomali anche sulla base di parametri diversi da quelli del Cruscotto gestionale, come:

• soglia ultra critica di 360 giorni;
• tempo medio;
• indici di deflusso e giacenza;
• raffronto con il cluster.

Tali strumenti hanno finalità di analisi e di contrasto a sacche di disservizio non intercettate dal monitoraggio ordinario.

Progetto per le lavorazioni a bassa frequenza

Uno dei progetti nazionali riguarda 23 prodotti/servizi a bassa frequenza, selezionati per la combinazione tra basso indice di deflusso e alto indice di giacenza. La circolare evidenzia che, pur trattandosi di quantità limitate per ciascun prodotto, la somma complessiva genera un disservizio rilevante e rischi di immagine per l’Istituto.

L’obiettivo assegnato alle regioni consiste nello smaltimento del 90% del volume omogeneizzato corrispondente alle giacenze presenti al 30 giugno, con il conseguente miglioramento degli indici di deflusso e giacenza di ciascun prodotto. Poiché i lotti sono eterogenei e talvolta complessi, ai fini del monitoraggio i coefficienti di omogeneizzazione sono incrementati del 10% rispetto al coefficiente ordinario.

Lavorazioni fuori sistema e d’ufficio della Gestione dipendenti pubblici

Per alcune attività della Gestione dipendenti pubblici che prevedono lavorazioni fuori sistema o d’ufficio, le Direzioni regionali devono procedere alla chiusura delle pratiche lavorate fuori sistema fino al 31 dicembre 2013, secondo le modalità del messaggio Hermes 4019/2014.

I prodotti interessati includono, tra gli altri, Pensioni Subito, Adempimenti pensionistici, Reversibilità, Partita da mettere in pagamento, Cessazione partita, Variazioni con o senza provvedimento, Interessi legali/Rivalutazione monetaria, Totalizzazione italiana e alcune pensioni in regime internazionale. Le liste di lavorazione saranno rese disponibili nel Piano Budget, cartella regionale "PRM", e dovranno essere esaurite entro il 31 dicembre 2014.

Benefici in sede di pensione

La circolare ripropone il progetto già richiamato nella circolare n. 66 del 26 aprile 2013 per le pratiche relative a benefici in sede di pensione della Gestione dipendenti pubblici. Le attività previste sono due:

• verifica e scomputo, sull’applicativo informatico SIN, delle rate dei piani di ammortamento con scadenza al 30 aprile 2014;
• generazione a sistema dei piani di ammortamento per i quali non è stata comunicata la data di notifica.

Le liste di lavorazione saranno rese disponibili su Piano Budget e dovranno essere completate entro il 31 dicembre 2014.

Smaltimento degli arretrati ECA

Per le lavorazioni degli ECA ancora presenti sulla scrivania virtuale, ogni sede deve procedere alla validazione degli ECA presenti alla data del 16/05/2014 fino all’annualità 2011 compresa.

Le liste regionali e di singola sede, disponibili nella cartella regionale "PRM" di Piano Budget, indicheranno il numero di ECA:

• preannuali riferiti al biennio 2010-2011;
• annuali riferiti al periodo 2005-2011.

I codici richiamati sono 760J00/770J00 e la conclusione del progetto è fissata al 31 dicembre 2014.

Recupero indebiti

Con riferimento al messaggio n. 4025 del 22/4/2014 e al messaggio n. 16014 dell’8/10/2013, il progetto di recupero delle prestazioni indebite deve completare lo smaltimento del 100% delle giacenze esistenti al 31/12/2012, secondo le liste già comunicate alle direzioni regionali. La scadenza per il completamento è il 30/10/2014.

Movimenti finanziari nella ricongiunzione

Il codice AC8A19 “Movimenti finanziari” identifica l’ultima fase del processo di ricongiunzione dei periodi assicurativi, relativa al trasferimento delle somme in caso di accettazione o all’annullamento della partita in caso di rinuncia.

A partire dalla migrazione della procedura 3erre sulla piattaforma NPIGPA (giugno 2013), tale attività è monitorata in termini di flusso. La giacenza è calcolata sulle pratiche in esito "Q" (calcolate), mentre il pervenuto corrisponde alle nuove pratiche calcolate nel mese di riferimento.

La circolare segnala che il trasferimento delle somme non è stato sempre gestito secondo le modalità procedurali previste dalla normativa vigente, con conseguente accumulo di una giacenza nazionale molto critica. Considerata l’integrazione degli Enti, il movimento finanziario tra gestioni deve seguire un regime di correntezza e tempestività.

Per tale motivo sarà introdotto nel corso dell’anno un indicatore specifico sul tempo intercorrente tra l’esito della ricongiunzione e la trattazione del movimento finanziario. Il progetto nazionale ha durata biennale e per il 2014 l’obiettivo è l’abbattimento del 50% della giacenza esistente al 30/06/2014, fermo restando il trattamento tempestivo del pervenuto.

Flussi contributivi

Nell’area dei flussi contributivi, soprattutto per le aziende che operano con UniEmens e con la nuova procedura di Gestione Contributiva, l’avvio della nuova piattaforma può aver determinato carichi di lavoro significativi. Per questo motivo sono previsti progetti di miglioramento di livello nazionale per le seguenti attività:

• Gestione rettifiche (codici NRET11 - NRET01), relative alle rettifiche in progressivo caricamento sugli archivi di gestione;
• Insoluti parziali DM 2013 (codice N46873) e Insoluti totali DM 2013 (codice N46875), nell’ambiente nuovo recupero crediti;
• Illeciti penali Aziende DM, con emissione e invio di diffide o denunce, sia per le giacenze del nuovo DM 2013 sia per arretrati del vecchio flusso DM.

Per le rettifiche, in attesa del completo rilascio delle procedure, deve essere perseguito l’azzeramento delle posizioni per le quali viene sistemato il semaforo verde (durc interno art. 1) e di quelle derivanti da variazioni anagrafiche. L’obiettivo di smaltimento a fine anno sarà indicato con successivo messaggio quando le procedure saranno pienamente operative.

Gli obiettivi da raggiungere entro il 31/12/2014 sono:

• per insoluti totali e parziali: indice di deflusso pari a 1;
• per gli illeciti diffidati ante 08 (cod. 14/O 46880): azzeramento della giacenza al 30/6/2014;
• per gli illeciti diffidati post 07 (cod. 14/O 46882): indice di deflusso pari a 0,80.

Ricorsi e criticità residue

A chiusura delle attività previste dalla circolare n. 29/2013, permangono criticità in alcune regioni, con particolare attenzione ai prodotti collegati a INCAS, DICA e RIOL.

Le regioni indicate sono:

• per INCAS: Lombardia, Lazio, Campania, Basilicata, Puglia, Sicilia, Abruzzo;
• per DICA: Lombardia, Liguria, Marche, Puglia, Sicilia, Campania;
• per RIOL: Basilicata, Puglia, Sicilia.

Le attività devono essere tassativamente completate entro il 31 dicembre 2014.

Liste pensioni da verificare e indicatori di qualità

La verifica delle pensioni mediante le liste di anomalie generate dal centro è qualificata come attività strategica per la pulizia della banca dati pensioni. Essa favorisce ricostituzioni d’ufficio, correzioni anagrafiche e di posizione, revoche di prestazioni e il contrasto agli indebiti e agli arretrati da conguagliare.

A partire dalla seconda metà dell’anno sarà introdotto uno specifico indicatore nel Cruscotto direzionale per le attività svolte con le procedure:

• Pensioni da verificare – Liste per sedi;
• Pagamento unificato pensioni – Liste scarti per sedi.

L’indicatore di qualità terrà conto della stratificazione della giacenza, cioè del numero di anomalie ancora presenti in rapporto al periodo di formazione, suddiviso nelle fasce:

• oltre 360 giorni;
• da 181 a 360 giorni;
• da 91 a 180 giorni;
• da 1 a 90 giorni.

Pur non rientrando formalmente nei PRM, tale attività sarà monitorata ai fini della qualità nel cruscotto direzionale.

Responsabilità, rendicontazione e valutazione dei risultati

Il Direttore regionale è responsabile del raggiungimento complessivo degli obiettivi di ciascun progetto di miglioramento della regione. Direttori provinciali e dirigenti delle aree manageriali, sia provinciali sia regionali, condividono la responsabilità in relazione alla percentuale di realizzazione dell’insieme dei progetti assegnati alla regione.

Ogni progetto deve essere attribuito a un dirigente individuato dal Direttore regionale, che risponde dell’obiettivo di smaltimento e della gestione delle risorse impiegate. Il risultato ottenuto nel PRM assegnato concorre anche alla formulazione delle proposte di valutazione della qualità della prestazione individuale dei Direttori regionali.

Le risorse umane impiegate devono essere rendicontate:

• nelle apposite schede di Piano Budget;
• tramite il modulo SAP Time Sheet;
• indicando il CIC della Sede Regionale associato al dirigente responsabile del PRM.

Ai fini della consuntivazione degli indicatori sulle risorse umane, il personale coinvolto viene comunque considerato impiegato nelle aree di produzione. I report di monitoraggio dell’andamento dei piani regionali saranno resi disponibili mensilmente, in forma aggregata, nella cartella dedicata del Piano Budget 2014.