Circolare numero 152 del 22-11-2004

Invio mensile telematico dei dati retributivi e contributivi tramite EMens

La circolare disciplina l’attuazione dell’art. 44 del DL 30 settembre 2003, n. 269, che introduce l’invio mensile telematico all’INPS dei dati retributivi e contributivi. L’obiettivo è consentire un aggiornamento costante delle posizioni assicurative, una più rapida erogazione delle prestazioni e una progressiva semplificazione degli adempimenti fiscali e previdenziali.

Quadro normativo e finalità

La norma prevede che, a decorrere dalle retribuzioni riferite al mese di gennaio 2005, i sostituti d’imposta tenuti al rilascio della certificazione unica trasmettano mensilmente all’Istituto, entro l’ultimo giorno del mese successivo, i dati utili per:

• il calcolo dei contributi;
• l’implementazione delle posizioni assicurative individuali;
• l’erogazione delle prestazioni.

La mensilizzazione risponde a tre finalità principali indicate dalla circolare:

• aggiornare in modo continuo l’archivio dei lavoratori e realizzare un’anagrafe completa;
• rendere più tempestiva l’erogazione delle prestazioni;
• rilasciare con maggiore rapidità l’estratto conto e certificare la data di accesso alla pensione.

La trasmissione avviene mediante il nuovo flusso denominato EMens, destinato ai lavoratori dipendenti, ai lavoratori iscritti alla gestione separata ex art. 2, comma 26, della legge n. 335/1995 e agli associati in partecipazione di cui all’art. 43 del DL n. 269/2003, per i quali si rinvia a future indicazioni regolamentari.

Soggetti obbligati e soggetti esclusi

Sono tenuti all’invio dei dati mensilizzati:

• i datori di lavoro già obbligati alla compilazione della parte C del modello 770 semplificato;
• i committenti tenuti al modello GLA annuale;
• gli associanti in partecipazione.

Più in generale, l’obbligo riguarda i sostituti d’imposta tenuti a rilasciare la certificazione unica ai dipendenti, con indicazione degli imponibili fiscali e contributivi, delle ritenute, delle detrazioni e dei contributi previdenziali e assistenziali. Sono inclusi anche soggetti non sostituti d’imposta, come:

• ambasciate;
• organismi internazionali;
• aziende straniere che occupano lavoratori italiani all’estero assicurati in Italia.

Sono espressamente esclusi:

• i datori di lavoro domestico;
• i datori di lavoro agricolo per gli operai agricoli a tempo determinato e indeterminato.

Se il medesimo soggetto riveste anche la qualifica di committente e/o associanti, la trasmissione deve essere effettuata congiuntamente.

Termini di presentazione

Per i datori di lavoro, il flusso deve essere inviato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di competenza, in analogia al DM10/2 telematico.

Per committenti e associanti, il termine coincide con l’ultimo giorno del mese successivo a quello di pagamento del corrispettivo della prestazione.

La circolare prevede un periodo transitorio per la prima scadenza: il termine è fissato al 30 aprile 2005 per l’invio dei dati relativi ai mesi di gennaio, febbraio e marzo 2005; poiché tale data cade in giorno non lavorativo, la scadenza è prorogata al 2 maggio 2005.

Modalità di trasmissione e controlli

L’invio può essere effettuato:

• direttamente;
• tramite intermediari abilitati ai sensi dell’art. 3, commi 2-bis e 3, del DPR n. 322/1998, ossia CAF, commercialisti, ragionieri, consulenti del lavoro, associazioni sindacali di categoria, società o enti appartenenti a gruppi societari per conto delle società del gruppo.

I dati retributivi mensili e i compensi dei soggetti iscritti alla gestione separata e degli associati in partecipazione devono rispettare le specifiche tecniche XML contenute nell’allegato n. 1.

Il software di controllo messo a disposizione dall’INPS:

• valida il file prodotto dalla procedura paghe;
• verifica la conformità allo schema XML;
• esegue controlli di merito;
• certifica il file con un codice di controllo che ne consente la trasmissione via Internet.

L’inoltro avviene attraverso l’apposita funzione del sito INPS, riservata agli utenti registrati, con rilascio della ricevuta di trasmissione.

Struttura del flusso EMens e istruzioni di compilazione

La circolare descrive le principali sezioni del tracciato EMens.

Intestazione flusso e sezione azienda

L’intestazione contiene i dati identificativi del soggetto trasmittente, tra cui:

• codice fiscale del mittente;
• codice fiscale del soggetto giuridico che effettua la trasmissione;
• ragione sociale del mittente;
• codice fiscale dell’azienda produttrice del software paghe;
• codice della sede destinataria.

La sezione azienda identifica il soggetto presso cui operano le diverse tipologie di lavoratori e riporta:

• anno e mese della denuncia;
• codice fiscale;
• ragione sociale dell’azienda.

Lavoratori dipendenti

Per le posizioni contributive dei lavoratori dipendenti, se il flusso contiene dati relativi a dipendenti, deve essere indicata la matricola aziendale INPS.

La sezione lavoratore dipendente contiene i dati del lavoratore e della retribuzione del mese oggetto del flusso ed è articolata in:

• dati identificativi;
• dati di inquadramento;
• retribuzione del mese corrente;
• sezione settimana;
• differenze da accreditare;
• dati particolari;
• CIG pregressa;
• mese precedente.

Tra i dati da esporre figurano il codice fiscale, cognome e nome, qualifica, tipo contribuzione, codice comune di lavoro, giorno e tipo assunzione, giorno e tipo cessazione. La circolare precisa che, in base alla combinazione di qualifica e tipo contribuzione con l’inquadramento aziendale, non è più richiesta l’indicazione separata delle assicurazioni coperte.

La sezione retribuzione del mese corrente comprende:

• tipologia del lavoratore;
• imponibile previdenziale;
• dati della settimana e delle differenze da accreditare;
• giorni retribuiti;
• settimane utili;
• coordinate ANF;
• dati del TFR maturato.

La tipologia del lavoratore è usata per casi particolari, come minatori, marittimi e lavoratori domestici interinali.

La sezione settimana riporta progressivo della settimana, tipo copertura e codici evento. Il progressivo è un progressivo assoluto nell’anno, variabile da 1 a 54, e deve essere compatibile con il mese di riferimento. Le coperture settimanali possono essere:

• x = totalmente retribuita;
• 1 = totalmente non retribuita;
• 2 = parzialmente retribuita.

Per le settimane totalmente o parzialmente non retribuite devono essere indicati i codici evento intervenuti.

La sezione differenze da accreditare riporta codice evento, differenza accreditabile e numero di settimane accreditabile. Quest’ultimo si riferisce solo a eventi accreditabili figurativamente sulla base di una retribuzione convenzionale pari a 1/52 del 200 per cento dell’importo massimo dell’assegno sociale in pagamento nell’anno interessato.

La sezione dati particolari riguarda informazioni aggiuntive per specifiche tipologie di lavoratori o eventi, come:

• indennità sostitutiva del preavviso;
• lavoratori iscritti a fondi speciali.

Per i fondi speciali, la circolare rinvia a successive disposizioni per la valorizzazione delle posizioni individuali.

La sezione CIG pregressa contiene i dati degli interventi di cassa integrazione riferiti a periodi precedenti, con anno e mese di riferimento, tipo lavoratore, progressivo settimana, tipo copertura, tipo intervento e differenza da accreditare.

La sezione mese precedente ha struttura analoga a quella del mese corrente ed è destinata alle correzioni di dati già trasmessi, limitatamente alle informazioni variate dopo l’elaborazione delle buste paga. Non sono modificabili qualifica, tipo contribuzione e importo imponibile, perché allineati con il cedolino paga e il relativo DM10.

Committenti, collaboratori, associanti e associati

Per i committenti, relativi a collaborazioni, collaborazioni occasionali, incaricati vendita a domicilio e lavoratori autonomi occasionali, la sezione contiene il CAP e il codice ISTAT del committente; per le altre informazioni anagrafiche si rinvia alla sezione azienda.

La sezione collaboratore contiene i dati del lavoratore parasubordinato e del compenso del mese, distinguendo:

• dati identificativi;
• dati contributivi.

Tra i dati contributivi sono indicati tipo rapporto, codice attività, imponibile, aliquota, altra assicurazione, periodo di attività, importo e tipo agevolazione, codice calamità.

Per gli associanti, la sezione associante riporta CAP e codice ISTAT, rinviando alla sezione azienda per i restanti dati anagrafici. La sezione associato contiene:

• dati identificativi;
• dati contributivi.

I dati contributivi comprendono imponibile, aliquota, periodo di attività e codice calamità.

Impatto sulla certificazione CUD e sul modello 770

La circolare anticipa che, per i lavoratori cessati nel corso del 2005, la parte previdenziale del CUD 2005 sarà allineata alle informazioni già trasmesse con EMens. Ciò si collega all’esigenza di mantenere la tempestività nell’erogazione delle prestazioni e di utilizzare i dati già presenti negli archivi INPS.

Per il modello 770/2006, l’Istituto effettuerà una revisione delle informazioni da indicare nella parte C, con conseguente alleggerimento degli adempimenti per i soggetti che hanno correttamente inviato i flussi mensili.

Anche il CUD 2006 potrà essere semplificato in funzione delle informazioni già pervenute tramite EMens; restano comunque presenti almeno:

• retribuzione imponibile ai fini previdenziali;
• ritenute previdenziali;
• periodo di riferimento.

Semplificazione degli adempimenti

La mensilizzazione consente all’INPS di disporre in modo tempestivo di tutte le informazioni necessarie per le posizioni previdenziali, l’erogazione delle prestazioni e le altre attività istituzionali basate su banche dati aggiornate.

La circolare evidenzia inoltre che l’invio mensile permetterà di:

• semplificare i rapporti con il cliente esterno, riducendo modulistica, dichiarazioni e certificazioni;
• definire più rapidamente le prestazioni.

Dal mese di gennaio 2005, a regime, la mensilizzazione consentirà di abolire alcune dichiarazioni dei datori di lavoro, in particolare i modelli SA/SOST e SA/INT. Dal 2006 i committenti non dovranno più presentare le denunce riepilogative annuali GLA/R e GLA/C.

Allegato tecnico

La circolare rinvia all’allegato n. 1, contenente le specifiche tecniche e le tabelle di decodifica utili alla corretta predisposizione del flusso EMens.