Circolare numero 271 del 29-11-1993

Rimborso dei saldi passivi DM10/M e organizzazione delle istruttorie

La circolare disciplina in modo organico le modalità di rimborso dei saldi passivi risultanti dalle denunce contributive aziendali, superando la riserva già richiamata nella circolare n. 98 del 26 aprile 1993. L’obiettivo dichiarato è rendere più rapidi e uniformi gli adempimenti, riducendo al minimo l’attività istruttoria e assicurando la definizione delle pratiche entro 90 giorni.

Impostazione generale del procedimento

Il nuovo modello operativo si fonda sull’uso ottimizzato dell’archivio partitario automatizzato "AGPA 10/66" e sull’integrazione delle procedure informatiche collegate. Le pratiche vengono distinte in due grandi categorie:

• partite regolari e rimborsabili, individuate tramite controlli automatici;
• partite in evidenza o non rimborsabili, da sottoporre a verifiche ulteriori secondo i casi.

Per le partite rimborsabili, raggruppate per matricola aziendale, il confronto automatico con l’archivio delle note di rettifica (DS 66) e con l’archivio recupero crediti consente di individuare i saldi pagabili.

Partite rimborsabili di importo contenuto

Per le partite aziendali di importo non superiore a L. 2.000.000 la Sede non deve svolgere ulteriori accertamenti istruttori sulla pagabilità del rimborso. È però necessario verificare nell’archivio aziende che non risultino scoperture contributive a carico dell’azienda nell’ultimo quinquennio, calcolato dalla data di presentazione del saldo passivo.

Partite di importo elevato e situazioni particolari

Quando l’importo supera L. 2.000.000, e in particolare nei casi derivanti da conguaglio per CIG, sgravi e fiscalizzazione degli oneri sociali, la Sede deve accertare la validità del titolo da cui deriva il saldo passivo e la pagabilità del rimborso tramite controllo formale degli atti reperibili in sede. I controlli devono basarsi su documentazione idonea a comprovare la legittimità della richiesta.

La circolare richiama tre fattispecie ricorrenti:

• per la CIG, vanno reperite la certificazione di autorizzazione all’utilizzo della CIG e le firme dei lavoratori sul mod. O3 CIG oppure, in mancanza, le buste paga da cui risulti l’erogazione delle somme da parte del datore di lavoro;
• per gli sgravi degli oneri sociali, è sufficiente la documentazione già acquisita nel fascicolo di iscrizione aziendale o al momento della domanda di rimborso, relativa all’attestazione comunale dell’operatività in "zona sgravi" e alla certificazione dell’Ufficio di Collocamento sull’assunzione dei lavoratori in "zona sgravi";
• per la fiscalizzazione degli oneri sociali, deve essere reperita la dichiarazione di responsabilità prevista dalla circolare n. 33 dell’8 febbraio 1990; se la dichiarazione è molto remota, va richiesta una nuova dichiarazione aggiornata.

Accertamenti presso l’azienda e controlli ispettivi

Se dai controlli interni emergono anomalie o incertezze sulla legittimità del titolo o sulla congruità della somma da rimborsare, la Sede deve disporre un accertamento presso l’azienda mediante accesso di un accertatore di reparto o di un ispettore di vigilanza.

Sono inoltre soggette a controllo mirato tramite verifica ispettiva tutte le partite di importo superiore a L. 100.000.000. In tali casi occorre accertare:

• la legittimità del titolo da cui è scaturito il saldo passivo;
• l’esattezza della somma richiesta a rimborso;
• nelle situazioni più complesse, come quelle relative a sgravi e fiscalizzazione, l’esistenza dei requisiti di diritto e di fatto necessari per fruire dei benefici.

La verifica ispettiva non è necessaria quando, pur in presenza di importi elevati, in sede siano già disponibili tutti gli elementi per una verifica completa sia del titolo sia dell’importo.

Partite in evidenza o non rimborsabili

Per la seconda lista, relativa alle partite in evidenza o non rimborsabili, la Sede può procedere al rimborso delle partite non superiori a L. 2.000.000 se le inadempienze rilevate dagli archivi automatizzati DS 66 e recupero crediti risultano infondate. Per le partite di importo superiore continuano ad applicarsi le verifiche previste dalle circolari n. 52 del 2 marzo 1990 e n. 98 del 26 aprile 1993.

Comunicazioni all’azienda e gestione delle pratiche sospese

Per tutte le partite considerate come partite aziendali e non come singoli DM10, la Sede deve inviare all’azienda la lettera-tipo allegata, con la quale si comunica la pratica di rimborso e si richiede il numero di conto corrente bancario per l’accredito delle somme.

Se l’azienda non risponde entro 30 giorni, la pratica viene temporaneamente congelata. Sono inoltre:

• archiviate le partite derivanti da saldi passivi prescritti;
• congelate le pratiche riferite ad aziende cessate o irreperibili;
• congelate le pratiche interessate da un accertamento ispettivo in corso.

Se l’azienda torna reperibile o presenta una nuova richiesta di rimborso, il saldo passivo viene riesaminato e ripristinato nella procedura automatizzata di prossima emissione.

Evoluzione delle procedure informatiche

La circolare annuncia l’imminente disponibilità di nuove procedure integrative della procedura rimborsi GPA 10/66, finalizzate a gestire in forma automatizzata situazioni non ancora previste nel menu della procedura. In particolare, saranno rese possibili:

• la chiusura automatizzata dei rimborsi con piccole differenze da compensazione o reincasso;
• il congelamento dei rimborsi in caso di impossibilità di reperire l’azienda;
• il successivo ripristino del rimborso quando l’azienda torni reperibile;
• l’emissione di una lettera con estratto conto per comunicare la compensazione effettuata;
• la stampa della statistica dettagliata delle pratiche passive definite e della lista dei DM passivi giacenti non definiti negli ultimi tre mesi.

Termini, ambito temporale e compensazione

Tutte le operazioni relative al rimborso del saldo passivo da DM10/M devono essere espletate nell’ambito delle isole di produzione DM. Le nuove istruzioni si applicano ai rimborsi passivi assunti in carico dall’archivio partitario AGPA 10/66 dal mese successivo all’emanazione della circolare e devono essere ultimate entro 90 giorni, in conformità all’indicatore di qualità.

Le stesse regole valgono anche quando venga richiesta la compensazione tra saldo passivo da rimborsare e credito da esigere.

Gestione dell’arretrato

Per i saldi relativi a denunce di competenze anteriori al 1 gennaio 1986 e non trasferite in AGPA 10/66, nonché per quelli assunti in carico all’archivio prima del 1 dicembre 1993, trovano applicazione i medesimi criteri operativi.

Le Sedi devono valutare l’entità della giacenza e predisporre un piano di intervento che indichi:

• i tempi di smaltimento dell’arretrato;
• il numero di operatori da impiegare;
• l’organizzazione del gruppo informale di lavoro incaricato di raggiungere l’obiettivo.

Monitoraggio delle Direzioni Regionali

Per garantire il miglioramento della qualità del servizio reso all’utenza azienda, i Direttori Regionali sono chiamati a monitorare costantemente l’andamento dei lavori e a predisporre interventi di sostegno nelle Sedi con situazioni di particolare appesantimento delle giacenze.

Allegato 1: lettera-tipo all’azienda

L’allegato 1 contiene il fac-simile della comunicazione da inviare all’azienda per il rimborso: la Sede informa che è in esame una pratica di rimborso e richiede il numero di conto corrente bancario, la banca, l’agenzia e l’intestazione del conto. È previsto che, in caso di mancata risposta entro 30 giorni dalla ricezione, la pratica venga archiviata.