Provvedimento del 30/03/2017

Memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi delle vending machine prive di porta di comunicazione

Il provvedimento definisce le regole transitorie per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri generati da distributori automatici con caratteristiche tecniche diverse da quelle già disciplinate dal provvedimento del 30 giugno 2016. La disciplina riguarda il censimento degli apparecchi, le modalità di invio dei dati, la gestione delle ricevute, le misure di sicurezza e alcune ipotesi particolari.

Ambito di applicazione

Il provvedimento si applica ai distributori automatici che erogano prodotti o servizi su richiesta dell’utente, previo pagamento di un corrispettivo, e che sono privi di una porta di comunicazione attiva o attivabile per trasferire digitalmente i dati a un dispositivo che li trasmetta all’Agenzia delle entrate. Sono ricompresi gli apparecchi costituiti almeno da:

• uno o più sistemi di pagamento elettronici;
• un sistema elettronico master, in grado di memorizzare e processare i dati;
• un erogatore dei beni o servizi selezionati. Rientrano nel perimetro anche le vending machine che erogano indirettamente prodotti o servizi, ad esempio mediante gettoni o schede elettroniche utilizzabili su altre macchine. È considerata sistema di pagamento anche la cosiddetta torre di ricarica, che genera un credito utilizzabile tramite chiavetta o altro dispositivo mobile. Il provvedimento chiarisce inoltre che i distributori automatici di carburanti saranno disciplinati con successivo provvedimento specifico.

Censimento delle vending machine

I soggetti passivi IVA che utilizzano tali apparecchi devono comunicare all’Agenzia delle entrate, entro la data di messa in servizio, la matricola identificativa dei sistemi master, l’assenza della porta di comunicazione e le altre informazioni previste nelle specifiche tecniche. Il censimento è effettuato secondo le specifiche allegate e, in prima applicazione, decorre dal 1 settembre 2017. L’operazione si conclude con la generazione di un QRCODE da apporre in modo visibile e protetto sulla singola vending machine. Il codice consente il collegamento a una pagina web dell’Agenzia delle entrate dove sono consultabili pubblicamente i dati identificativi dell’apparecchio e del gestore. I soggetti obbligati devono inoltre aggiornare tempestivamente lo stato dei sistemi master e dei dispositivi mobili in caso di cessione, sostituzione, furto, guasto, distruzione o smaltimento. Se l’utente riscontra l’assenza del QRCODE o il mancato collegamento alla pagina web, può segnalarlo all’Agenzia tramite numero telefonico o email pubblicati sul sito istituzionale.

Informazioni da memorizzare e trasmettere

Le informazioni da memorizzare elettronicamente e trasmettere telematicamente sono quelle indicate nell’allegato tecnico denominato "Tipi dati per i corrispettivi". Il documento rinvia quindi integralmente alle specifiche tecniche allegate per la definizione del contenuto informativo da gestire.

Modalità e termini di memorizzazione e trasmissione

La memorizzazione e la trasmissione delle informazioni avvengono secondo le specifiche tecniche allegate e, in prima applicazione, dal 1 gennaio 2018. Per non incidere sul funzionamento delle apparecchiature esistenti, i soggetti passivi IVA devono conservare, anche elettronicamente ai sensi del DM 17 giugno 2014, i dati relativi alle rilevazioni degli incassi effettuate dal sistema master nel corso dell’anno di riferimento, nonché ogni altro elemento informativo a essi riconducibile. Tra tali elementi devono essere conservati almeno i rapporti di conteggio del denaro contante prelevato dalle periferiche di pagamento al momento della rilevazione degli incassi. La trasmissione avviene tramite un servizio web dell’Agenzia delle entrate, secondo le specifiche tecniche allegate. In linea generale, l’invio si effettua al momento della rilevazione manuale dei dati di vendita, in prossimità della macchina, usando un dispositivo mobile censito dal sistema dell’Agenzia. Se la vending machine lo consente, l’invio può avvenire direttamente dalla macchina stessa, senza dispositivo mobile. È prevista una futura disciplina per la memorizzazione direttamente dai sistemi master e per l’eventuale trasmissione diretta da tali sistemi. I sistemi master devono essere adattati o sostituiti progressivamente e comunque entro il 31 dicembre 2022, nel rispetto delle specifiche tecniche che saranno approvate con successivo provvedimento.

Ricevute di conferma e gestione degli scarti

La trasmissione si considera effettuata quando l’Agenzia delle entrate completa la ricezione del file, salvo i casi di scarto previsti dalle specifiche tecniche. L’Agenzia rilascia una ricevuta dell’avvenuta trasmissione, con modalità tecniche definite negli allegati, e la rende disponibile telematicamente di regola contestualmente all’invio del file, salvo cause di forza maggiore. Se il file viene scartato, non si considera trasmesso; viene comunque rilasciata una ricevuta con l’indicazione del motivo dello scarto. In caso di scarto, il file corretto deve essere trasmesso entro i cinque giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.

Opzione per l’utilizzo del registratore telematico

I soggetti passivi IVA che hanno esercitato l’opzione di cui all’art. 2, comma 1, del d.lgs. 127/2015 possono adempiere all’obbligo di memorizzazione e trasmissione delle informazioni utilizzando un Registratore telematico con le caratteristiche tecniche previste dal provvedimento del 28 ottobre 2016 n. 182017. Questa modalità è ammessa solo per i distributori automatici presenti nella stessa unità locale dell’attività commerciale in cui è collocato il registratore telematico e nel rispetto delle condizioni delle specifiche tecniche di quel provvedimento.

Distributori automatici gestiti dai Comuni

I Comuni che gestiscono direttamente distributori automatici, in deroga alle regole ordinarie, possono adempiere all’obbligo secondo le modalità e i termini stabiliti nella Convenzione di cooperazione informatica sottoscritta con l’Agenzia delle entrate.

Trattamento e sicurezza dei dati

I dati acquisiti dall’Anagrafe Tributaria sono ordinati e messi a disposizione dei soggetti passivi IVA per supportare la predisposizione delle dichiarazioni dei redditi e IVA e per la valutazione della capacità contributiva, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei contribuenti. Il trattamento avviene nel rispetto della normativa sulla riservatezza e protezione dei dati personali, secondo il principio di necessità e con sistemi di elaborazione che limitano il trattamento ai dati necessari e ai soli soggetti che possiedono i requisiti per i controlli fiscali. L’accesso ai dati è riservato agli operatori incaricati dei controlli, e le operazioni sono tracciate. La sicurezza, l’autenticità e la riservatezza della trasmissione sono garantite dal sigillo elettronico avanzato apposto al file e dalla connessione protetta web service su canale cifrato TLS. La consultazione degli archivi è protetta mediante profilazione, identificazione, autenticazione e autorizzazione degli utenti abilitati, tracciatura degli accessi e conservazione delle copie di sicurezza.

Aggiornamento e correzioni delle specifiche tecniche

Dal 30 giugno 2017, le specifiche tecniche allegate al presente provvedimento sostituiscono quelle allegate al provvedimento del 30 giugno 2016. Eventuali correzioni meramente tecniche delle specifiche saranno pubblicate nella sezione apposita del sito internet dell’Agenzia delle entrate e ne sarà data comunicazione.

Quadro normativo e finalità

Il provvedimento dà attuazione alla delega prevista dalla legge 11 marzo 2014, n. 23, articolo 9, comma 1, lettera g), e al decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, articolo 2, come modificato dal d.l. 193/2016 convertito nella legge 225/2016. La disciplina è concepita come soluzione transitoria per consentire l’adeguamento graduale delle vending machine, tenendo conto dei normali tempi di obsolescenza e rinnovo e senza compromettere il funzionamento degli apparecchi esistenti. Le modalità tecniche, i formati, i tempi di trasmissione e i processi di certificazione sono demandati alle specifiche tecniche allegate.