Messaggio numero 2834 del 25-02-2014

Fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni e adeguamento dell’Istituto

Il documento descrive l’avvio dell’obbligo di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione in formato elettronico delle fatture nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, nonché le misure organizzative predisposte dall’Istituto per recepire tale disciplina. Vengono richiamati i riferimenti normativi, le scadenze operative e il piano di adeguamento interno.

Quadro normativo di riferimento

La disciplina trae origine dalla Legge 24 dicembre 2007, n. 244, in materia di "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge Finanziaria 2008)", che prevede, a partire dall’entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l’obbligo di fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

Il documento richiama inoltre il Decreto Interministeriale 3 aprile 2013, n. 55, emanato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze di concerto con il Ministero della Pubblica Amministrazione e della Semplificazione, recante il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fatturazione elettronica applicabile alle Amministrazioni Pubbliche ai sensi dell’art. 1, commi da 209 a 213, della Legge n. 244/2007. Tale decreto è entrato in vigore il 6 giugno 2013.

Decorrenza dell’obbligo e conseguenze operative

Il documento precisa che, a decorrere dal 6 giugno 2014, gli operatori economici devono trasmettere le fatture esclusivamente in modalità elettronica. Da tale data l’Istituto è tenuto a procedere al pagamento delle sole fatture pervenute in formato elettronico.

È altresì evidenziato che le Amministrazioni non possono accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e non possono procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio della fattura in formato elettronico.

Attività avviate dall’Istituto e monitoraggio AgID

A seguito dell’entrata in vigore del DM n. 55/2013, l’Istituto ha avviato le attività finalizzate alla realizzazione del sistema per l’implementazione della fatturazione elettronica, applicabile a tutte le strutture centrali e territoriali.

Il documento segnala inoltre che l’AgID ha avviato un monitoraggio per delineare il quadro dell’adeguamento delle amministrazioni al processo di fatturazione elettronica, predisponendo un Piano Operativo e invitando le Pubbliche Amministrazioni a trasmettere le informazioni richieste mediante la compilazione degli Allegati 1 e 2. L’Istituto si impegna a inviare all’AgID, all’indirizzo fatturazione.elettronicapa@agid.gov.it, i dati contenuti in tali allegati per adempiere a quanto richiesto dal Piano Operativo.

Strategia di adeguamento del sistema

L’Istituto individua una strategia di adeguamento articolata in più passaggi:

• identificazione nell’IPA di un nuovo codice AOO centrale dedicato alla fatturazione elettronica, che costituirà il solo punto di comunicazione e il polo di smistamento dell’Istituto;
• gestione interna del recapito delle fatture verso le varie strutture destinatarie, incluse Direzioni centrali e Direzioni territoriali, così da consentire eventuali modifiche organizzative senza impatti sui sistemi esterni;
• identificazione dei contratti in essere per concordare con gli operatori economici le nuove modalità di fatturazione e comunicare il codice IPA a cui indirizzare le fatture elettroniche;
• integrazione tra i sistemi gestionali dell’Istituto e il Sistema di Interscambio, mediante l’indirizzo PEC fatturazioneelettronica@postacert.inps.gov.it collegato al nuovo codice AOO, per l’acquisizione delle fatture elettroniche e l’invio telematico di eventuali riscontri agli operatori economici;
• gestione automatica della protocollazione, della gestione documentale e della conservazione sostitutiva dei documenti ricevuti.

Referente dell’amministrazione

In conformità alle richieste dell’AgID, l’Istituto ha individuato nella Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici (DCSIT) il Dott. Giorgio Calò quale "referente dell’amministrazione in materia di fatturazione elettronica".

Il referente è responsabile del completamento delle fasi del processo descritte nell’Allegato 2, necessario al rispetto delle tempistiche previste per garantire l’avvio del sistema di fatturazione elettronica dal 6 giugno 2014.

Dati riepilogativi dell’Allegato 1

L’Allegato 1 contiene alcune informazioni operative sull’assetto dell’Istituto in relazione alla fatturazione elettronica:

• referente: Giorgio Calò;
• indirizzo di posta elettronica del referente: fatturazioneelettronica@postacert.inps.gov.it;
• numero degli uffici deputati a ricevere fatture elettroniche: 1;
• numero annuo di fatture ricevute nell’ultimo biennio: circa 100.000;
• periodi di picco indicati: gennaio circa 5.000, febbraio circa 6.000, marzo-aprile-maggio circa 8.500, giugno-luglio-settembre-ottobre circa 10.000, agosto e novembre circa 8.500, dicembre circa 5.000;
• presenza di fatture con allegati di rilievo: circa 50 KB;
• intenzione di utilizzare intermediari: altre amministrazioni, da privilegiare, oppure privati con indicazione della causale.

Cronoprogramma delle fasi operative

L’Allegato 2 definisce le principali fasi del progetto di adeguamento, con relative tempistiche:

• caricamento degli uffici destinatari di fatture elettroniche nell’IPA, comprensivo dei dati tecnici del canale trasmissivo e della data di attivazione del codice ufficio: in corso, con termine 06.03.2014;
• comunicazione ai fornitori dei contratti in essere dei codici uffici presenti in IPA cui indirizzare le fatture elettroniche: dal 07.03.2014 al 31.05.2014;
• adeguamento dei sistemi gestionali dell’amministrazione, inclusa la verifica del colloquio tra il canale tecnico di acquisizione fatture indicato nell’indice PA e il Sistema di Interscambio: dal 01.03.2014 al 31.05.2014;
• avvio della fatturazione elettronica PA, ove precedente a quella prevista dall’art. 6 del DM 55/2013, con data di avvio in esercizio del colloquio con lo SDI: 06.06.2014.

Prospettive applicative

Il documento si conclude evidenziando che, successivamente, saranno fornite con apposite note operative le istruzioni necessarie per il pieno e corretto utilizzo del sistema di fatturazione elettronica.