R.R. Marche 3/2016

Gestione della cassa economale, dei beni mobili e del magazzino della Giunta regionale Marche

Il regolamento disciplina l’organizzazione e le procedure interne della Giunta regionale delle Marche in materia di cassa economale, beni mobili inventariabili e magazzino dei beni di facile consumo. La disciplina è volta a regolare spese minute, gestione patrimoniale e controlli contabili nel solo ambito regionale marchigiano.

Cassa economale: struttura, responsabilità e fondi

La funzione di cassa economale è svolta dalla struttura regionale competente per l’economato, tramite una cassa centrale ed eventuali casse periferiche, sotto le direttive e la responsabilità del dirigente competente. La gestione è affidata a uno o più cassieri nominati dal dirigente, eventualmente affiancati da sostituti in caso di assenza o impedimento.

Il cassiere gestisce il fondo cassa, effettua le spese autorizzate, riscuote le entrate, cura le scritture contabili e custodisce i valori depositati. Le somme depositate e i valori custoditi devono essere assicurati mediante idonee polizze.

All’inizio di ogni anno il dirigente dell’economato determina:

• l’ammontare del fondo cassa, tenendo conto delle esigenze ordinarie e di eventuali fondi decentrati o specifici;
• i capitoli di bilancio utilizzabili e il limite di spesa per ciascuno.

Il fondo può essere usato anche per spese ricorrenti di altre strutture, che devono mettere a disposizione le somme sui propri capitoli. In caso di urgenza o di prestazioni con condizioni particolari di pagamento o pagamento in contanti, la cassa può anticipare somme su richiesta motivata dei dirigenti interessati, nei limiti della disponibilità.

Le somme anticipate devono essere rimborsate entro 60 giorni dall’erogazione e comunque entro la fine dell’anno solare. I fondi decentrati devono essere rendicontati almeno semestralmente e restituiti alla cassa entro il 10 dicembre di ogni anno.

Spese ammissibili e limiti di importo

Le spese della cassa economale sono consentite entro il limite ordinario di 1.000 euro per fronteggiare con immediatezza esigenze funzionali dell’ente. Rientrano, tra le altre, spese di rappresentanza, funzionamento delle sedi estere, valori bollati, rimborsi per parcheggi, carburanti e lavaggio auto dei dipendenti, anticipi missione, spese giudiziali e contributo unificato, acquisto di riviste e pubblicazioni, pubblicazione di avvisi di gara e contributi ANAC, rimborsi per strumenti e materiali di lavoro, registrazione contratti, interventi di emergenza di protezione civile, imposte e utenze per evitare mora, e acquisti urgenti di beni o servizi ammessi dal regolamento sugli acquisti in economia.

È possibile derogare al limite di 1.000 euro per alcune spese specifiche e nei casi comprovati di particolare urgenza e imprevedibilità.

Pagamenti, acconti missione e riscossioni

I pagamenti sono effettuati dal cassiere previa verifica della regolarità contabile del titolo di spesa e, se necessario, dell’avvenuta annotazione nel registro inventariale o nel registro dei beni di facile consumo. Sono ammessi contanti nei limiti di legge, assegno circolare, bonifico, carta di credito e altre modalità idonee disponibili.

Per talune spese, tra cui quelle per imposte e tributi, è previsto un buono d’ordine con indicazione del beneficiario, dei riferimenti contabili e dell’oggetto della spesa, al quale deve essere acquisita quietanza.

Gli acconti per missione sono erogati previa autorizzazione alla missione e modulo delle spese presunte. Gli acconti non rendicontati o non restituiti entro quattro mesi sono recuperati mediante trattenuta sui compensi.

La cassa riscuote somme per copie, diritti di ricerca e restituzioni di somme già erogate. Le somme per copie e diritti sono versate almeno trimestralmente in tesoreria. Gli interessi maturati sul conto della cassa sono interamente riversati alla tesoreria.

Rendicontazione, conti giudiziali e controlli

Il cassiere redige mensilmente il rendiconto dei pagamenti, da trasmettere entro il giorno 20 del mese successivo alla ragioneria regionale, che verifica corretta imputazione e disponibilità degli impegni. Il visto di regolarità contabile è apposto entro venti giorni; le spese irregolari possono essere escluse dal discarico.

I fondi anticipati all’economo per le attività proprie devono essere restituiti, per la parte non spesa, entro la fine dell’esercizio. Le somme relative a spese rendicontate ma non ancora rimborsate alla chiusura dell’esercizio vengono versate alla tesoreria dopo il rimborso.

Entro due mesi dalla chiusura dell’esercizio o dalla cessazione dall’incarico, cassieri e agenti contabili trasmettono il conto giudiziale alla ragioneria regionale, che lo parifica e lo inoltra alla Corte dei conti prima della proposta di legge sul rendiconto generale.

La vigilanza è affidata alla ragioneria regionale mediante controlli a campione, ferme restando le competenze del collegio dei revisori. I cassieri e gli agenti contabili sono personalmente responsabili delle somme ricevute fino al discarico; in caso di cessazione, la consegna avviene con verifica della consistenza e verbale.

Beni mobili: classificazione, inventario e responsabilità

I beni mobili della Giunta regionale si distinguono in beni durevoli e beni di facile consumo. Tra i beni durevoli rientrano, tra gli altri, mobili, arredi, macchine, strumenti, attrezzature informatiche, mezzi di trasporto e oggetti d’arte. Non sono iscritti in inventario, tra gli altri, alcune pubblicazioni di scarso valore, i libri distribuiti ai dipendenti come strumenti di lavoro gestiti con registro dedicato, e i beni fissati in modo stabile agli edifici.

I beni durevoli sono suddivisi in categorie e classificazioni secondo il criterio della strumentalità rispetto all’attività della struttura assegnataria; le categorie sono definite con decreto del dirigente dell’economato.

L’iscrizione in inventario avviene al momento dell’acquisizione, prima del pagamento delle fatture. L’inventario riporta numero progressivo, categoria, descrizione, valore, ammortamento e riferimenti del fornitore. Il numero di inventario va apposto materialmente sul bene.

Il dirigente dell’economato svolge le funzioni di consegnatario centrale, coadiuvato da soggetti interni alla struttura. Egli conserva e gestisce i beni e i magazzini, coordina i consegnatari delle strutture e tiene registro di inventario, giornale di entrata e uscita e conto giudiziale. Per la protezione civile, il dirigente competente svolge autonomamente tali funzioni per i beni destinati alle relative attività.

Ogni dirigente di struttura è consegnatario delle risorse strumentali assegnate alla propria struttura; nelle segreterie politiche le funzioni spettano al responsabile di segreteria. I consegnatari curano assegnazione interna, aggiornamento della collocazione, segnalazione di beni obsoleti o non funzionanti e verifica periodica della consistenza. Possono nominare sub-consegnatari. L’assegnatario, cioè chi utilizza il bene per l’attività lavorativa, è responsabile del corretto uso e deve segnalare guasti, smarrimenti e furti.

Valutazione, ammortamento e rinnovo degli inventari

I beni sono iscritti in inventario al prezzo di acquisto; quelli donati sono stimati, quelli costruiti internamente sono valutati al costo dei componenti. Per beni di pregio e opere d’arte si usa la stima, anche con esperti, tenendo conto del mercato e dello stato di conservazione.

Il valore di tutti i beni è aggiornato mediante ammortamento, con regole particolari per beni di pregio e opere d’arte. Le apparecchiature informatiche si considerano ammortizzate entro un massimo di cinque anni.

Il rinnovo degli inventari avviene almeno ogni cinque anni tramite ricognizione materiale, sistemazioni contabili, eventuale avvio di cessione o smaltimento dei beni non più utili e aggiornamento dei valori. Il consegnatario centrale nomina una commissione per il coordinamento delle operazioni. In caso di divergenze tra ricognizione e scritture contabili si procede al carico dei beni rinvenuti, alla correzione degli errori materiali, allo scarico dei beni mancanti con autorizzazione o all’accertamento delle cause di mancanza, deterioramento o distruzione.

Cessioni, dismissioni, comodato e utilizzo dei beni

Le variazioni inventariali per cessione, vendita, permuta e smaltimento sono autorizzate con decreto del dirigente dell’economato. Il discarico avviene mediante verbale di scarico.

La cessione onerosa può avvenire a favore di imprese fornitrici, in compensazione con il prezzo finale, o di altri soggetti interessati. La cessione gratuita è in linea generale vietata, ma può essere disposta per beni ancora funzionanti ma obsoleti e non più utili alla Regione, a favore di enti o associazioni non lucrative di utilità sociale o istituzioni scolastiche, con priorità a CRI, volontariato di protezione civile e scuole.

La dismissione è possibile quando il bene è gravemente danneggiato o la riparazione è antieconomica; in caso di furto o smarrimento è necessaria denuncia e, se il bene non viene ritrovato entro sei mesi, si procede alla cancellazione. Se il bene è distrutto per forza maggiore, il consegnatario centrale redige l’elenco dei beni non reperibili o danneggiati e ne dispone la cancellazione.

I beni concessi in comodato a soggetti esterni tramite convenzioni, progetti o protocolli sono inventariati secondo le regole generali; il concessionario assume gli obblighi di conservazione e di corretto utilizzo. Per i beni di protezione civile il comodato è disciplinato da decreti del dirigente competente e l’assegnazione dipende dalle disponibilità.

Magazzino economale e beni di facile consumo

Il magazzino economale cura la conservazione e distribuzione dei beni di facile consumo presso la struttura competente per l’economato. Sono tali i materiali destinati a rapido esaurimento o deterioramento, tra cui materiale elettrico e di ferramenta, cancelleria, lampade, accessori d’arredo, liquidi e materiali da laboratorio, software, materiale igienico-sanitario, telefoni, bandiere istituzionali, vestiario, accessori per bagno, ricambi per autovetture e attrezzature, materiale per emergenze di protezione civile.

Le risorse per l’acquisto sono assegnate dal dirigente dell’economato secondo criteri di programmazione dei fabbisogni, razionalizzazione degli acquisti, equilibrio tra prezzo e qualità e definizione di una soglia minima di scorte.

Il dirigente nomina il responsabile del magazzino e il sostituto. Il responsabile, con gli addetti, verifica disponibilità, evase gli ordini, organizza la consegna, controlla la conformità qualitativa e quantitativa dei beni ricevuti, segnala non conformità, dispone l’ordinata conservazione, verifica il livello di riordino, tiene il registro di carico e scarico, controlla la contabilità tramite campionamento e propone lo smaltimento dei materiali inutilizzabili.

Gli ordini dei beni standard di facile consumo sono gestiti telematicamente tramite intranet regionale. Ogni struttura riceve un budget annuale, calcolato su consumo storico e numero di dipendenti, che costituisce il limite massimo di spesa. Entro novembre di ogni anno ciascuna struttura comunica il fabbisogno per l’anno successivo entro il proprio budget.

Alla fine dell’esercizio il responsabile del magazzino redige l’inventario, verifica la corrispondenza con le rimanenze contabili e, in caso di cessazione dall’incarico, si effettua un inventario straordinario con la partecipazione del subentrante e del funzionario acquisti.

Abrogazione

Il regolamento abroga il r.r. 13 gennaio 2009, n. 1, sostituendone la disciplina per la gestione della cassa economale, dei beni mobili e del magazzino della Giunta regionale Marche.