Circolare Inail n. 32 del 29 novembre 2019

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2019

La circolare fornisce alle strutture centrali e territoriali dell’INAIL le istruzioni operative di fine esercizio per la chiusura della contabilità finanziaria 2019 e per la predisposizione dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo. L’obiettivo è garantire la correttezza delle scritture, la riconciliazione con i movimenti bancari e la completa acquisizione delle informazioni non direttamente desumibili dalla contabilità integrata.

Quadro normativo e finalità

L’atto si colloca nel quadro delle norme sull’ordinamento amministrativo-contabile dell’Istituto e del regolamento di organizzazione. Le istruzioni sono inserite nel processo di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale e mirano soprattutto a:

• curare la chiusura della cassa;
• verificare i residui attivi e passivi da riaccertare;
• dettagliare le poste residuali attive e passive relative all’esercizio 2019, con indicazione delle causali.

Per agevolare gli adempimenti, le strutture devono utilizzare le funzioni della procedura "Contabilità integrata R12", anche ai fini della trasmissione telematica dei prospetti.

Chiusura della cassa e registrazione dei movimenti bancari

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, quando si tratta di effettive entrate e spese e non di movimenti di cash pooling, l’addetto alla funzione contabile, insieme all’addetto alla funzione amministrativa competente, deve procedere alla corretta contabilizzazione:

• per gli accrediti, acquisizione della scrittura contabile, digitazione dell’incasso e attribuzione alle aree di produzione, con creazione del MOC di Entrata di tipo "C" e della reversale di incasso;
• per gli addebiti, acquisizione della scrittura contabile, registrazione del MOC di Uscita di tipo "C" e del mandato di spesa.

La circolare ribadisce che tutti i movimenti di conto corrente devono essere finalizzati come MOC in procedura Flussi di cassa e devono trovare corrispondenza nelle scritture di entrata e di spesa. Se mancano i riferimenti necessari alla corretta contabilizzazione, i movimenti devono comunque essere registrati in Flussi di cassa e imputati alle partite in conto sospeso (E.9.02.99.99.999.02; U.7.02.99.99.999.02).

Per gli ordinativi di pagamento non eseguiti dal cassiere entro il 31 dicembre 2019 è richiesta l’emissione di un mandato di storno in Contabilità integrata R12 e del corrispondente ordinativo di storno in Flussi di cassa.

Conti di transito, movimenti bancari e chiusura della giornata contabile

Alla chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare le somme giacenti nei VI livelli di transito individuati dal codice 99, dopo aver svolto un’accurata ricognizione per imputare correttamente le partite ancora non classificate. Viene richiamato, a titolo esemplificativo, il conto di transito relativo alle azioni di regresso da regolarizzare.

Inoltre, devono essere contabilizzate tutte le operazioni bancarie con data banca entro il 31 dicembre 2019, così da assicurare la riconciliazione tra banca e contabilità.

Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate entro il 29 gennaio 2020; entro la stessa data le strutture devono procedere alla chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2019 nella procedura Contabilità integrata R12. Restano confermate le istruzioni già impartite con la precedente nota del 19 novembre 2019 sulla chiusura della cassa.

Dati per il conto consuntivo: prospetti da compilare

Le strutture centrali e territoriali devono compilare cinque prospetti, disponibili nella procedura informatica, anche valorizzando i campi in bianco se non vi sono movimenti, così da attestare l’avvenuto adempimento. Tutti i prospetti vanno trasmessi esclusivamente per via telematica entro il 26 febbraio 2020.

Titoli di Stato versati da terzi e garanzie

Il prospetto n. 2 riguarda i titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2019. Per ciascun depositante devono essere indicati:

• nominativo o ragione sociale;
• titoli detenuti;
• valori nominali;
• motivazione del deposito.

Il prospetto n. 3 riguarda le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2019. La circolare precisa che non devono essere riportate le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Procedure contrattuali non aggiudicate al 31 dicembre 2019

Il prospetto n. 4 è dedicato alle procedure contrattuali avviate ma non aggiudicate entro la fine dell’esercizio 2019. Le relative prenotazioni di impegni di spesa confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, così da garantire copertura finanziaria all’atto dell’aggiudicazione, in coerenza con l’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Nel prospetto devono essere indicati:

• importo prenotato e validato;
• voce di IV livello di bilancio (capitolo);
• tipologia della procedura;
• oggetto della gara indetta.

L’utilizzo dell’avanzo vincolato è ammesso solo per procedure contrattuali a evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria.

Riaccertamento dei residui al 31 dicembre 2018

Il prospetto n. 5 riguarda l’eliminazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2018 e agli esercizi precedenti. La circolare sottolinea la particolare delicatezza dell’operazione e richiede alle strutture di verificare che i crediti e i debiti siano assistiti da validi titoli giuridici. In mancanza, devono essere proposte le operazioni di riaccertamento negativo.

Nella compilazione del prospetto, la procedura riporta per ciascun capitolo gli importi oggetto di cancellazione, ma le strutture devono integrare i dati con:

• causale del debito o del credito;
• identificazione del debitore o del creditore;
• motivazione dell’eliminazione della partita.

La circolare raccomanda di indicare sempre motivazioni puntuali e specifiche, evitando formule generiche. Il prospetto, una volta superati i controlli, deve essere trasmesso entro il 26 febbraio 2020.

La circolare richiama inoltre la disciplina dell’inesigibilità del credito, chiarendo che essa è distinta dal riaccertamento: il riaccertamento elimina residui privi di valido titolo giuridico, mentre i crediti inesigibili mantengono il titolo ma seguono un diverso procedimento ai sensi dell’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Residui attivi e passivi al 31 dicembre 2019

Il prospetto n. 6 serve a censire i residui attivi e passivi esistenti al 31 dicembre 2019, anche se maturati in esercizi precedenti. La ricognizione deve essere svolta con grande attenzione, sia per garantire la tempestiva riscossione dei crediti, sia per verificare l’effettiva esistenza dei residui passivi, soprattutto quelli di più remota iscrizione, anche in relazione alla disciplina sui pagamenti della pubblica amministrazione.

Nel prospetto devono essere riportate le singole poste creditorie e debitorie con indicazione:

• del debitore o creditore;
• della causale;
• del titolo giuridico che giustifica la posta residuale.

Le strutture devono inoltre monitorare i residui per ridurre la loro consistenza a livelli ordinari e fisiologici, accelerando riscossioni e pagamenti e, se necessario, proponendo le operazioni di riaccertamento del prospetto n. 5.

Per le voci gestite dalla procedura G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi) non devono essere effettuate operazioni contabili di riaccertamento né di rilevazione dei residui, e non devono essere compilati i prospetti n. 5 e n. 6, poiché i dati sono riversati automaticamente in contabilità finanziaria.

Termini e responsabilità

Tutti i prospetti previsti dalla circolare devono essere trasmessi esclusivamente per via telematica, debitamente compilati, entro il 26 febbraio 2020. La circolare richiama espressamente la responsabilità diretta dei titolari delle strutture in ordine al rispetto dei termini e alla qualità delle informazioni fornite.

La Direzione centrale programmazione, bilancio e controllo resta a disposizione per eventuali necessità applicative.