Circolare Inail n. 36 del 23 dicembre 2019

Regolamenti comunitari e coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale: sistema EESSI e scambio telematico di dati e informazioni

La circolare fornisce indicazioni operative sul sistema europeo EESSI-RINA per lo scambio elettronico di dati e informazioni in materia di sicurezza sociale tra Stati membri UE, Paesi SEE e Svizzera. L’obiettivo è chiarire l’operatività dei flussi informativi, i ruoli delle strutture Inail e le modalità di utilizzo dei documenti elettronici SED nei diversi ambiti di competenza dell’Istituto.

Quadro normativo e principi generali

La disciplina richiamata si fonda sui regolamenti (CE) n. 883/2004, n. 987/2009 e n. 988/2009, oltre che sul regolamento (UE) n. 1231/2010, sul regolamento (UE) n. 465/2012 e sulle decisioni E4, E5 ed E7 della Commissione amministrativa. La circolare ricorda che il regolamento di base e il regolamento di applicazione, in vigore dal 1° maggio 2010, hanno sostituito il precedente sistema del regolamento (CEE) n. 1408/71 e hanno ampliato la tutela a tutti i settori della sicurezza sociale, con applicazione non solo ai lavoratori attivi ma anche a familiari, superstiti, pensionati, studenti e persone non attive.

Tra i principi evidenziati figurano:

• estensione delle regole a tutti i cittadini soggetti alla legislazione di sicurezza sociale di uno Stato membro;
• parità di trattamento e assimilazione di fatti e avvenimenti, con particolare rilievo per i lavoratori frontalieri;
• totalizzazione dei periodi assicurativi, di occupazione o residenza ai fini del diritto alle prestazioni;
• esportabilità delle prestazioni in natura, salvo eccezioni;
• principio di buona amministrazione, con obbligo di riscontro e informazione agli interessati;
• competenza dello Stato in cui è svolta l’attività lavorativa (lex loci laboris);
• dematerializzazione degli scambi informativi tra Stati, istituzioni e organismi di collegamento.

Il sistema EESSI-RINA

EESSI è il sistema europeo di comunicazione che consente lo scambio telematico delle informazioni previdenziali, assicurative e di tutela dei lavoratori attraverso la piattaforma RINA e i documenti SED (Structured Electronic Documents), in sostituzione dei precedenti formulari cartacei E-Form. La finalità è velocizzare i processi decisionali, aumentare l’automazione e ridurre i tempi di istruttoria e di liquidazione delle prestazioni.

Per ciascuno Stato membro sono previsti access point informatici e di coordinamento; in Italia sono indicati:

• Ministero del lavoro e delle politiche sociali, quale autorità competente per il sistema di sicurezza sociale;
• Ministero della salute, per le istituzioni competenti in materia di cure mediche;
• Inail, per infortuni sul lavoro e malattie professionali;
• Inps, per prestazioni pensionistiche e di sostegno al reddito di natura previdenziale e assistenziale.

Dal 3 luglio 2019, con l’entrata in vigore di EESSI-RINA, gli Stati membri devono utilizzare i Business Use Cases (BUC) approvati e i relativi SED. I documenti sono gestiti nella piattaforma tramite l’anagrafe elettronica delle istituzioni competenti, denominata Institution Repository, che consente di individuare i soggetti abilitati nei vari settori e il periodo di competenza.

Ruoli nella piattaforma e Stati non ancora operativi

All’interno della piattaforma le istituzioni operano come:

• case owner, cioè titolare del caso che crea e invia il SED;
• counterparty, cioè controparte che riceve il documento e fornisce il riscontro.

La circolare precisa che per l’accesso alla piattaforma, la lavorazione dei casi e dei SED e i ruoli del personale sono state già diramate specifiche istruzioni alle strutture territoriali. È inoltre ricordato che per individuare i Paesi connessi è disponibile un elenco dei Paesi EESSI Ready, aggiornato periodicamente.

Per gli Stati membri non ancora operativi, la Decisione E7 consente la prosecuzione degli scambi cartacei fino a quando il numero di Stati membri EESSI Ready per quello specifico BUC raggiunga la soglia dell’80%, così da garantire continuità operativa e tutela dei diritti degli interessati.

Per l’avvio di un’istruttoria Inail relativa a infortunio o malattia professionale nella procedura GRAIweb, l’operatore abilitato deve scaricare il modulo elettronico ricevuto dall’istituzione estera e, verificato il caso e la tutela del soggetto, aprire il caso nella procedura interna.

Flussi AWOD: prestazioni in natura e rimborsi

Nel settore infortuni sul lavoro e malattie professionali, l’AW-BUC 01 consente lo scambio di informazioni sul diritto del lavoratore infortunato o tecnopatico a ricevere prestazioni in natura nello Stato di residenza o soggiorno. Il caso si utilizza anche quando l’interessato richiede assistenza medica nello Stato in cui risiede e non dispone di un attestato del diritto alla prestazione rilasciato dall’istituzione competente.

Per le prestazioni in natura periodiche già trattate con modulistica cartacea E-123, la circolare stabilisce che:

• se la sede Inail è case owner, deve utilizzare il SED DA002 per confermare il diritto alla prestazione;
• se la sede è counterparty, può utilizzare il SED DA002 oppure il modulo E-form E123 quando la richiesta arriva con E-form E107.

L’AW-BUC 05 riguarda invece il rimborso delle prestazioni in natura erogate da uno Stato membro per un infortunio sul lavoro o una malattia professionale. Le sedi devono compilare il SED DA010 sulla base delle spese sostenute e fatturate e trasmetterlo in formato PDF, con le fatture allegate, alla Direzione generale – Direzione centrale rapporto assicurativo, che opera come organismo di collegamento dell’Inail e inoltra il documento allo Stato competente tramite RINA.

La circolare ribadisce che i rimborsi delle prestazioni in natura avvengono esclusivamente tramite la Direzione centrale. Per le prestazioni sanitarie e ospedaliere di competenza del servizio sanitario regionale sono in corso raccordi con il Ministero della salute per risolvere le controversie con le istituzioni estere. Per le fatture Inail relative alle visite medico-legali, di importo pari a euro 30,99, la gestione deve avvenire tramite la procedura di contabilità integrata HR e non mediante il precedente modulo cartaceo; anche tali fatture vanno inviate in PDF alla Direzione centrale rapporto assicurativo.

Flussi horizontal: informazioni mediche e controlli amministrativi

L’H BUC 08 è utilizzato per richiedere all’istituzione del luogo di residenza o soggiorno, o ad altre istituzioni competenti, certificazioni mediche o visite mediche utili alla valutazione del caso. Il relativo SED è H120. L’H BUC 09 serve a trasmettere informazioni mediche o relazioni mediche mediante il SED H121.

Questi flussi si attivano, in particolare, per visite mediche nell’ambito di revisioni e accertamenti medico-legali. La circolare li distingue dall’AW-BUC 07c, destinato alla richiesta di relazione e/o certificati medici relativi ai postumi permanenti da infortunio sul lavoro o malattia professionale.

L’H BUC 10 è invece finalizzato al controllo amministrativo, per esempio su residenza o stato di famiglia, e al reperimento di informazioni sui costi stimati per l’esecuzione delle verifiche. I SED di riferimento sono H130 per la richiesta e H131 per la risposta.

L’H BUC 04 è collegato ai flussi H08, H09 e H10 e serve per il rimborso dei costi relativi a verifiche amministrative o esami medici richiesti e svolti nell’ambito di tali processi. Per H08 e H09 il rimborso può costituire un processo separato; per H10 si attiva come sottoprocesso del flusso principale. Anche in questo caso l’istituzione competente per il rimborso è la Direzione generale – Direzione centrale rapporto assicurativo, alla quale la sede deve trasmettere il dettaglio delle spese sostenute.

Dati anagrafici e familiari, malattia professionale e competenza estera

Per gli aggiornamenti relativi a residenza, domicilio, stato di famiglia, esistenza in vita, reddito, stato di inabilità di congiunti o raggiungimento della maggiore età, devono essere attivati gli Horizontal BUC con i SED specifici previsti per ciascuna fattispecie.

In materia di riconoscimento di malattia professionale, se dalla richiesta emerge che la competenza è di un altro Stato membro perché lì la persona può essere stata esposta al rischio, la sede Inail, in qualità di owner, deve allegare al SED AW-DA050 il modulo SED P5000, da richiedere alla sede Inps del territorio di riferimento. Il modulo corrisponde all’ex E-205.

Settore recupero crediti

La circolare richiama l’art. 84 del regolamento (CE) n. 883/2004 e gli artt. 71, 77 e 78 del regolamento (CE) n. 987/2009. Il recupero di contributi e la ripetizione di prestazioni indebitamente erogate dovuti a un’istituzione di uno Stato membro possono essere effettuati in un altro Stato membro secondo le procedure di quest’ultimo.

La compensazione è indicata come modalità prioritaria di recupero. Se non è possibile recuperare il credito, in tutto o in parte, mediante compensazione, il recupero avviene nei confronti della persona fisica e/o giuridica debitrice secondo le regole dello Stato richiesto.

La domanda di recupero deve essere corredata da:

• una copia ufficiale o autenticata del titolo esecutivo emesso nello Stato della parte richiedente;
• l’originale o una copia autenticata di eventuali altri documenti necessari al recupero.

Per i crediti per premi, il titolo esecutivo può essere la sentenza, il decreto ingiuntivo munito di formula esecutiva, l’estratto di ruolo o la sola attestazione di credito del responsabile di sede, purché idonei secondo l’ordinamento interno. Il pagamento, anche rateale, va effettuato sul conto corrente della Direzione generale – Direzione centrale rapporto assicurativo, che svolge funzioni di collegamento per i flussi finanziari.

La circolare richiama anche l’art. 85 del regolamento di base, precisando che, quando una persona beneficia di prestazioni per un danno verificatosi nel territorio di un altro Stato membro, gli eventuali diritti dell’istituzione debitrice nei confronti del terzo responsabile sono riconosciuti negli altri Stati sia in caso di surrogazione sia in presenza di un diritto diretto dell’istituzione stessa.

Rapporti con la Svizzera

Per i residenti in Italia che lavorano in Svizzera e per i casi relativi a prestazioni sanitarie e in natura in materia di infortuni sul lavoro e malattie professionali, la circolare precisa che la Svizzera non è ancora EESSI Ready e può quindi continuare a utilizzare i moduli cartacei E-Form, come E123 ed E125.

Viene evidenziato che Suva emette spesso il modulo E123, relativo al diritto a ricevere prestazioni nello Stato di residenza o soggiorno, sia per l’interessato sia per l’Inail, con possibili disallineamenti applicativi. In questi casi l’assicurato può anticipare il costo della prestazione e chiedere successivamente il rimborso all’Inail. L’istituzione destinataria eroga la prestazione secondo la normativa nazionale, come se la persona fosse un proprio assicurato, e poi richiede il rimborso a Suva tramite il modulo DA010, inoltrato alla Direzione generale – Direzione centrale rapporto assicurativo quale organismo di collegamento.

Assistenza operativa

Per assistenza nell’uso dell’applicativo RINA e per quesiti sulla normativa o sulla corretta gestione dei casi, è disponibile il canale Service Now dedicato, accessibile dal portale intranet tramite il percorso indicato dalla circolare.