Consultazione pubblica del 27/02/2024

Consultazione pubblica sul termine di conservazione dei metadati della posta elettronica

Il Garante per la protezione dei dati personali avvia una consultazione pubblica per acquisire osservazioni sul periodo di conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica. L’iniziativa è rivolta in particolare ai datori di lavoro pubblici e privati e si collega al precedente documento di indirizzo del 21 dicembre 2023 in materia di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo.

Ambito della consultazione

La consultazione riguarda i metadati relativi alle operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi di posta elettronica. Il testo evidenzia che tali metadati possono comprendere:

• indirizzi email del mittente e del destinatario;
• indirizzi IP dei server o dei computer coinvolti nell’instradamento del messaggio;
• orari di invio, ritrasmissione e ricezione;
• dimensione del messaggio;
• presenza e dimensione degli eventuali allegati;
• in alcuni casi, anche l’oggetto del messaggio.

L’oggetto della consultazione è verificare la congruità del termine di conservazione rispetto alle finalità perseguite dai datori di lavoro pubblici e privati e, più in generale, valutare quali forme e modalità di utilizzo dei metadati possano richiedere una conservazione più lunga rispetto a quella ipotizzata nel documento di indirizzo del 21 dicembre 2023.

Quadro di riferimento e documento richiamato

L’avviso richiama il provvedimento del Garante del 21 dicembre 2023, n. 642, recante il documento di indirizzo "Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati". La consultazione serve quindi ad approfondire il tema della durata di conservazione già affrontato in tale documento, con particolare riguardo ad eventuali esigenze organizzative o tecniche che possano giustificare un trattamento più esteso.

Modalità di partecipazione e termine

I contributi devono essere inviati entro 30 giorni dalla pubblicazione dell’avviso nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 64 del 16 marzo 2024. L’invio può avvenire:

• per posta all’indirizzo del Garante in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma;
• via email a protocollo@gpdp.it;
• via PEC a protocollo@pec.gpdp.it.

Nell’oggetto della comunicazione deve essere inserita la dicitura indicata nell’avviso relativa alla consultazione sul termine di conservazione dei metadati.

Effetti dei contributi

Il Garante chiarisce espressamente che i contributi trasmessi dai partecipanti non costituiscono titolo, condizione o vincolo per eventuali successive determinazioni dell’Autorità. La consultazione ha dunque natura meramente istruttoria e non anticipa l’esito delle valutazioni finali.

Informativa sul trattamento dei dati personali dei partecipanti

Ai sensi dell’art. 13 GDPR, il testo contiene l’informativa sul trattamento dei dati personali eventualmente forniti in modo facoltativo da chi partecipa alla consultazione. I dati sono trattati dal Garante per finalità istituzionali connesse ai compiti di interesse pubblico previsti dal d.lgs. 196/2003, come modificato dal d.lgs. 101/2018, e in particolare per le valutazioni di competenza e per l’adozione di eventuali ulteriori determinazioni.

Il trattamento avviene con procedure prevalentemente informatizzate ed è riservato alle sole unità di personale o agli organi interni autorizzati e competenti. I dati sono conservati per il tempo stabilito dalle norme vigenti a fini amministrativi.

Diritti degli interessati

Il titolare del trattamento è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, Roma. È indicato anche il Responsabile della protezione dei dati personali. Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, nei casi applicabili, e possono proporre reclamo al Garante ai sensi dell’art. 77 GDPR oppure ricorso giurisdizionale ai sensi dell’art. 79 GDPR.