DECRETO 6 novembre 2020 - Ministero dell'economia e delle finanze

Regole tecniche per gli atti digitali nel processo tributario

Il decreto stabilisce le modalità tecnico-operative per la gestione digitale dei provvedimenti del giudice, dei verbali d’udienza e degli atti degli ausiliari, nonché per la trasmissione dei fascicoli processuali informatici. Le disposizioni si applicano ai giudizi davanti alle Commissioni tributarie di ogni ordine e grado, con decorrenze territoriali differenziate.

Ambito di applicazione e decorrenze

Le regole riguardano la redazione e il deposito telematico dei provvedimenti del giudice, la formazione digitale dei verbali d’udienza da parte dei segretari di sezione, la redazione e trasmissione degli atti digitali degli ausiliari del giudice e la trasmissione dei fascicoli informatici.

Le disposizioni relative ai provvedimenti giurisdizionali digitali si applicano esclusivamente ai provvedimenti emessi a seguito di udienze di trattazione fissate a decorrere dall’entrata in vigore del decreto presso la rispettiva Commissione tributaria. Il decreto è entrato in vigore:

• il 1° dicembre 2020 presso la Commissione tributaria provinciale di Roma e la Commissione tributaria regionale per il Lazio;
• il 1° giugno 2021 presso le altre Commissioni tributarie di ogni ordine e grado.

Le disposizioni sulla trasmissione degli atti digitali degli ausiliari del giudice sono entrate in vigore il 1° dicembre 2020.

Accesso alla scrivania del giudice

La scrivania del giudice è un’area di lavoro online che raccoglie le applicazioni informatiche necessarie all’attività giurisdizionale, accessibile tramite credenziali personali. Dal 1° marzo 2021 l’accesso richiede un secondo fattore di autenticazione.

L’applicativo per il provvedimento giurisdizionale digitale automatizza la redazione, l’approvazione, la sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale e il deposito in PDF/A. Il giudice deve accedere da una postazione dotata di adeguate misure di sicurezza, tra cui protezione degli accessi, sistema operativo installato e aggiornato, antivirus valido e programmi di protezione e difesa.

Redazione e deposito dei provvedimenti

I provvedimenti giurisdizionali digitali sono formati in PDF/A mediante conversione da un documento testuale, senza impedimenti alla selezione o alla copia di parti del testo, e sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale nel rispetto del Codice dell’amministrazione digitale.

Per i provvedimenti collegiali, l’applicativo consente la trasmissione del documento tra estensore e presidente e le relative sottoscrizioni; permette inoltre di disporre l’oscuramento dei dati personali e di trasmettere i provvedimenti, monocratici o collegiali, all’area di lavoro del segretario di sezione.

Il segretario di sezione pubblica il provvedimento nel fascicolo processuale informatico attraverso le funzioni del S.I.Gi.T. Al momento della pubblicazione, appone la propria firma elettronica qualificata o firma digitale e il sistema attribuisce automaticamente numero e data al provvedimento. Il provvedimento è pubblicato integralmente nel fascicolo.

Se il sistema informatico è indisponibile e il provvedimento viene depositato in formato analogico, il segretario ne crea una copia informatica e ne attesta la conformità all’originale apponendo la propria firma elettronica qualificata o firma digitale. Anche tale copia è pubblicata integralmente nel fascicolo informatico. Il trattamento dei provvedimenti deve rispettare la disciplina vigente sulla protezione dei dati personali.

Verbali d’udienza

Il segretario redige il processo verbale d’udienza tramite le funzioni del S.I.Gi.T., accedendo con credenziali personali. Il verbale digitale è prodotto in PDF/A, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale e inserito nel fascicolo processuale informatico; la pubblicazione nel fascicolo è integrale.

Se l’indisponibilità del sistema impone la redazione analogica, il segretario crea successivamente la copia informatica del documento cartaceo e ne attesta la conformità all’originale con firma elettronica qualificata o firma digitale. Anche il verbale e la relativa copia informatica sono trattati nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali.

Atti degli ausiliari e delle amministrazioni pubbliche

Gli ausiliari del giudice e le amministrazioni pubbliche chiamate a svolgere adempimenti istruttori trasmettono gli atti digitali secondo gli standard tecnici e le modalità richiamati dal decreto direttoriale 4 agosto 2015, previa registrazione al S.I.Gi.T. Il sistema consente a tali soggetti di consultare il fascicolo informatico e acquisire le informazioni necessarie allo svolgimento delle funzioni assegnate.

Trasmissione dei fascicoli

Il fascicolo processuale informatico è trasmesso tra Commissioni tributarie di ogni ordine e grado tramite S.I.Gi.T., con modalità telematiche che consentono al personale amministrativo di accedervi.

La trasmissione del fascicolo informatico, o di singoli atti, tra organi giurisdizionali diversi dalle Commissioni tributarie avviene con modalità telematiche definite da apposite convenzioni stipulate dal Dipartimento delle finanze.

Aggiornamento delle regole tecniche

Le regole tecnico-operative devono essere adeguate all’evoluzione scientifica e tecnologica con cadenza almeno biennale, a partire dall’entrata in vigore del decreto.