R.R. TAA 10/2012

Regolamento generale per gli archivi regionali

Il provvedimento disciplina in modo unitario il sistema archivistico della Regione Autonoma Trentino-Alto Adige, definendone funzione, organizzazione, conservazione, consultazione e responsabilità. La disciplina si applica agli archivi e alla gestione documentale dell’amministrazione regionale, nel quadro della normativa statale su beni culturali, documentazione amministrativa e protezione dei dati personali.

Finalità e nozione di archivio

L’archivio è considerato una funzione essenziale per garantire certezza, semplificazione e trasparenza dell’azione amministrativa, oltre che per assicurare reperimento di informazioni affidabili, tutela della memoria storica dell’ente e diritto di accesso all’informazione, alla formazione permanente e alla conoscenza.

Ai fini del regolamento, l’archivio comprende il complesso di atti, documenti e dati dell’ente, a prescindere dal supporto, prodotti, ricevuti o comunque utilizzati nello svolgimento dell’attività amministrativa. Ne fanno parte anche banche dati, sistemi informatici, informazioni sul sistema di gestione documentale e gli strumenti che regolano la gestione archivistica. Il patrimonio archivistico include anche documenti e archivi acquisiti per dono, deposito, acquisto o altro titolo.

Natura giuridica e regime di tutela

Gli archivi e i singoli documenti dell’ente sono qualificati come beni archivistici e sono soggetti alla disciplina dei beni culturali e al regime del demanio pubblico. La conservazione deve rispettare l’organicità dell’archivio, che non può essere smembrato.

Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dall’amministrazione, lo scarto di documenti archivistici e la rimozione dell’archivio di deposito o storico richiedono l’autorizzazione della Soprintendenza competente ai sensi dell’art. 21 del Codice dei beni culturali.

Servizio archivio e protocollo

Il “Servizio archivio e protocollo” è l’insieme di attività, competenze, risorse e beni strumentali necessari per gli adempimenti archivistici previsti dalla normativa. Ha una duplice valenza: interna, come supporto all’attività amministrativa, ed esterna, come servizio pubblico di accesso alla documentazione per finalità amministrative, storiche e culturali.

Il servizio deve essere considerato funzionalmente integrato, a prescindere dalle soluzioni organizzative e dalle professionalità coinvolte.

Strumenti di gestione archivistica

Il funzionamento dell’archivio si fonda su alcuni strumenti obbligatori:

• Regolamento generale;
• Manuale di gestione;
• Titolario o sistema di classificazione;
• Piano di conservazione;
• Piano di sicurezza dei documenti informatici.

Tali strumenti fanno parte integrante dell’archivio. La Regione deve garantire il recupero e la piena utilizzazione delle loro versioni storiche, in quanto informazioni di contesto della produzione documentaria.

Articolazione dell’archivio: corrente, deposito e storico

L’archivio dell’amministrazione è unico, ma si articola funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

L’archivio corrente comprende i documenti relativi a procedimenti in corso o comunque ancora di interesse attuale, nonché le banche dati e i sistemi informatici utilizzati per l’attività amministrativa. Deve essere organizzato mediante un sistema informativo finalizzato alla totale automazione della produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei dati e documenti, in coerenza con la disciplina sul documento amministrativo informatico e sulla riservatezza.

Ogni documento, dopo registrazione, classificazione e segnatura di protocollo, deve essere attribuito a un fascicolo e collegato al procedimento corrispondente. Ogni fascicolo è assegnato a una funzionaria o un funzionario che ne cura l’incremento, la tenuta e il trasferimento agli atti presso la struttura competente.

L’archivio di deposito raccoglie i fascicoli relativi ad affari conclusi, per i quali non sia più necessaria una trattazione corrente o sussista solo un interesse sporadico. La documentazione cartacea va collocata in locali appositi individuati con deliberazione della Giunta regionale e idonei sotto il profilo conservativo; la documentazione informatica richiede un deposito digitale e un sistema di conservazione che garantiscano integrità, affidabilità, riservatezza e consultabilità nel tempo.

L’archivio storico comprende i documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni, destinati, dopo selezione e scarto, alla conservazione permanente. In esso confluiscono anche future acquisizioni di materiale archivistico regionale o proveniente da altri enti pubblici soppressi o da privati, per acquisto, donazione o comodato.

Conservazione, riproduzione e scarto

La riproduzione e conservazione dei documenti cartacei su supporto ottico, se idonea a garantire la conformità agli originali, deve seguire le procedure del CNIPA n. 11/2004 e richiede comunque prerequisiti essenziali: classificazione e fascicolazione informatica, procedure di conservazione dettagliate nel manuale di gestione e piano di sicurezza coerente.

L’eventuale eliminazione dei documenti cartacei successiva alla conservazione su supporto ottico è comunque subordinata alle ordinarie procedure di scarto e alla autorizzazione della Soprintendenza.

Consultabilità e accesso

Il trattamento dei dati personali da parte dell’archivista e dell’utenza è regolato dal codice deontologico per la protezione dei dati personali e dal Codice privacy.

La consultazione a fini storici dell’archivio corrente e di deposito è disciplinata dagli indirizzi generali ministeriali previsti per gli archivi pubblici. L’accesso per finalità amministrative è invece regolato da apposito regolamento regionale, nel rispetto della normativa sul procedimento amministrativo e dell’accesso ai documenti, nonché delle disposizioni del DPR 445/2000.

Responsabilità dell’amministrazione e degli uffici

La Regione, tramite il suo legale rappresentante o un delegato formale, è pienamente responsabile della tenuta dell’archivio in tutte le sue fasi: formazione, conservazione permanente e accesso per studio e ricerca, anche quando alcuni servizi siano esternalizzati.

Ogni azione amministrativa produce documentazione archivistica; pertanto ciascun ufficio è responsabile della gestione documentaria nello svolgimento delle proprie attività. La responsabilità operativa per i fascicoli e i documenti dell’archivio corrente è affidata ai funzionari e alle strutture competenti secondo il manuale di gestione.

Organizzazione documentale e struttura competente

Ai fini della gestione documentaria, tutti gli uffici regionali sono considerati un’unica Area Organizzativa Omogenea. Il modello operativo è decentrato e prevede la partecipazione di più uffici utente, ciascuno abilitato a svolgere solo le operazioni di propria competenza tramite un referente.

La Regione individua, con il regolamento organizzativo sulle attribuzioni delle strutture, la struttura o ufficio competente per protocollo informatico, flussi documentali e archivi, cui è attribuita la gestione dell’archivio corrente, di deposito e storico.

Commissione regionale per gli archivi

È istituita la Commissione regionale per gli archivi, con funzioni di collaborazione nella definizione e nell’aggiornamento degli strumenti archivistici, di commissione di scarto e di vigilanza sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito.

La Commissione è composta da:

• Segretaria/Segretario della Giunta regionale o delegato, con funzioni di presidente;
• responsabile dell’ufficio competente per protocollo, flussi documentali e archivi;
• Soprintendente archivistico/a per il Trentino-Alto Adige;
• un esperto o un’addetta/addetto dell’Archivio di Stato di Bolzano appartenente al gruppo linguistico tedesco;
• un addetto all’archivio, con funzioni di segretario.

Quando si trattano affari che interessano un singolo ufficio, il presidente invita alle sedute la direttrice o il direttore dell’ufficio interessato, o un delegato. La Commissione resta in carica per la durata della legislatura.

Manuale di gestione

Le disposizioni del regolamento trovano attuazione concreta nel manuale di gestione, che definisce in modo univoco e dettagliato le procedure operative. La redazione e l’aggiornamento del manuale competono al responsabile della struttura o ufficio competente per protocollo, flussi documentali e archivi.

Valutazione di attualità della disciplina

Il regolamento contiene una disciplina organizzativa e archivistica di carattere generale, ancora astrattamente utile per l’assetto documentale della Regione. Tuttavia richiama più volte norme e organismi oggi superati nella terminologia o nei riferimenti tecnici, senza che ciò ne faccia emergere un’espressa abrogazione nel testo fornito.