Circolare numero 37 del 4-3-2009

Riorganizzazione delle funzioni territoriali e nuovo modello organizzativo INPS

La circolare dà attuazione alla determinazione commissariale n. 140 del 29 dicembre 2008, con la quale è stato approvato il nuovo modello di organizzazione periferica dell’INPS. L’intervento si inserisce in un più ampio processo di riordino delle strutture centrali e territoriali, con l’obiettivo di adeguare l’assetto organizzativo alle esigenze di efficienza, economicità e miglior qualità dei servizi resi all’utenza.

Quadro normativo e finalità del riordino

La riorganizzazione è letta alla luce di un contesto normativo che ha inciso profondamente sulle competenze dell’Istituto, in particolare per effetto della legge 12 dicembre 2007, n. 247 e della legge 6 agosto 2008, n. 133, che impongono risparmi e una revisione delle strutture dirigenziali e del rapporto tra funzioni di supporto e servizi diretti all’utenza. La circolare richiama anche la deliberazione n. 2 dell’8 aprile 2008 del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza, che aveva già indicato come priorità il riordino organizzativo attraverso l’aggregazione dei servizi di supporto e la focalizzazione dei punti di erogazione secondo logiche di prossimità.

Gli obiettivi perseguiti sono esplicitati in termini di:

• continuità operativa delle missioni istituzionali;
• qualificazione delle attività di front-office;
• razionalizzazione delle funzioni di supporto;
• rafforzamento del governo e del controllo del sistema produttivo;
• economie di gestione mediante un migliore utilizzo delle risorse.

Percorso di sviluppo organizzativo

La circolare ricostruisce le tappe del processo di riorganizzazione, iniziato con la determinazione commissariale n. 36 del 23 ottobre 2008, che aveva avviato la revisione delle funzioni centrali e degli Uffici di diretta collaborazione. Tale percorso, già oggetto di studio e progettazione, richiede ora tempestività, coerenza e coordinamento tra i diversi interventi attuativi, molti dei quali risultano tra loro propedeutici e consequenziali.

Viene evidenziato il ruolo del personale e delle sue rappresentanze, nonché la necessità di una gestione del cambiamento strutturata. In questa prospettiva, il processo dovrà svilupparsi lungo due direttrici principali:

• implementazione tempestiva delle nuove modalità di gestione dei processi di supporto, con accentramento centrale e regionale;
• immediata attuazione della nuova organizzazione delle Direzioni regionali, così da garantire continuità e coerenza dell’azione manageriale.

La DC Organizzazione è incaricata del monitoraggio sull’andamento del processo, anche per rilevare criticità e individuare eventuali azioni correttive, con il supporto della DC Risorse umane e della DC Comunicazione, anche tramite iniziative di comunicazione, formazione e assistenza.

Riorganizzazione dei processi di supporto

Un asse fondamentale del nuovo modello riguarda la razionalizzazione dei processi di supporto, che devono essere maggiormente automatizzati e telematizzati e gestiti in modo accentrato a livello centrale e regionale. La circolare indica tra i settori prioritari:

• gestione dei flussi contabili;
• acquisizione delle risorse strumentali;
• gestione dei fatti amministrativi relativi alle risorse umane;
• formazione;
• assistenza ai sistemi informativi.

Le nuove logiche e modalità di gestione saranno comunicate in tempi brevi con apposite disposizioni delle Direzioni centrali competenti, sulla base di un piano di sviluppo predisposto con la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici. L’obiettivo è rendere operativo e fluido l’accentramento prima di procedere agli ulteriori passaggi del riordino, evitando ripercussioni sulla performance verso l’utenza interna ed esterna.

Nuovo modello delle Direzioni regionali

La circolare precisa che le Direzioni regionali assumono un ruolo centrale di governo delle risorse e dei risultati, con responsabilità complessiva della gestione, oltre alla governance dei processi istituzionali e alla gestione diretta dei processi di supporto. A esse compete anche la verifica dei livelli di qualità dei servizi e dei processi nelle strutture regionali, incluse le azioni di prevenzione e riduzione dei rischi aziendali.

Le funzioni sono articolate in:

• Aree manageriali, affidate a dirigenti responsabili dei risultati di gestione;
• Team, coordinati da funzionari di area C responsabili di prodotto/servizio;
• Aree di coordinamento professionale, affidate ai professionisti.

Le Regioni sono classificate in tre modelli di complessità, sulla base di popolazione residente, volumi di produzione e indice di complessità territoriale:

• complessità A: Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Toscana, Lazio, Campania, Puglia, Sicilia;
• complessità B: Abruzzo, Liguria, Friuli Venezia Giulia, Marche, Calabria, Sardegna;
• complessità C: Trentino Alto Adige, Umbria, Molise, Basilicata, Valle d’Aosta.

In base al modello, le Aree manageriali sono diversamente configurate:

• per le Regioni di complessità A sono previste 5 aree: Entrate contributive, Pensioni, Prestazioni a sostegno del reddito, Prevenzione e contrasto dell’economia sommersa e del lavoro irregolare, Risorse e attività di staff;
• per le Regioni di complessità B sono previste 4 aree: Entrate contributive, Pensioni e Prestazioni a sostegno del reddito, Prevenzione e contrasto dell’economia sommersa e del lavoro irregolare, Risorse e attività di staff;
• per le Regioni di complessità C è prevista una sola area, Funzioni istituzionali.

Funzioni assegnate alle strutture regionali

La circolare dettaglia, per ciascun modello, la distribuzione delle funzioni interne. Tra le principali funzioni indicate figurano:

• controllo delle entrate contributive;
• controllo qualità del processo pensioni;
• gestione delle criticità e del contenzioso;
• controllo delle prestazioni a sostegno del reddito;
• governo dell’attività di vigilanza;
• risorse strumentali;
• risorse umane e formazione;
• controllo di gestione e flussi contabili;
• assistenza ai sistemi informativi;
• audit;
• organizzazione;
• informazioni istituzionali e relazioni con il pubblico, come funzione di staff del Direttore regionale.

Le funzioni sono assegnate singolarmente o in aggregazione a uno o più Team, tenendo conto della complessità della singola struttura regionale e dei limiti numerici della circolare n. 2/2001. La circolare specifica inoltre che:

• la funzione risorse strumentali è curata da uno specifico Team con il referente regionale per il collegamento con la Direzione centrale risorse strumentali;
• la funzione organizzazione può essere presidiata da un Team dedicato o affidata al Team delle risorse umane, curando anche i processi di integrazione interistituzionale;
• nel controllo di gestione e flussi contabili va evidenziato il referente del controllo di gestione, ove non sia responsabile del Team;
• i dirigenti referenti regionali dell’Audit costituiscono l’interfaccia funzionale del Team o del personale dedicato;
• la Direzione Centrale Risorse Umane può attivare gruppi di lavoro temporanei per verifiche funzionali anche in Regioni diverse;
• i professionisti dell’area di coordinamento professionale statistico-attuariale dipendono funzionalmente dal coordinamento generale statistico attuariale per le attività di competenza.

Tempi e adempimenti per i nuovi organigrammi

I Direttori regionali devono predisporre una proposta di organigramma conforme al modello dell’allegato B della determinazione n. 140/2008 e alla circolare, trasmettendola entro lunedì 16 marzo 2009 al Direttore generale, alla Direzione Centrale Organizzazione e alla Direzione Centrale Risorse Umane. La coerenza con il quadro normativo vigente sarà verificata dalle strutture centrali, mentre l’approvazione definitiva da parte del Direttore generale dovrà intervenire entro lunedì 23 marzo 2009.

I nuovi organigrammi dovranno essere formalizzati ed esecutivi entro il 20 aprile 2009 mediante ordine di servizio del Direttore regionale. Gli ordini di servizio dovranno essere notificati, entro la stessa data, alle Direzioni centrali competenti e pubblicati sulla rete intranet dell’Istituto. Inoltre, l’avvenuta implementazione in Modulo OM di SAP sarà comunicata ai referenti regionali per consentire le nuove allocazioni del personale.

Aspetti contrattuali del personale dirigente

Per il personale dirigente, la circolare prevede che un originale dei nuovi contratti accessivi, redatti secondo lo schema approvato con determinazione del Direttore generale n. 35 del 29 gennaio 2009, sottoscritti dal Direttore regionale, sia inviato alla Direzione centrale risorse umane; un altro originale dovrà essere conservato nel fascicolo personale. Su ulteriori fasi del riordino viene espressamente riservata una successiva istruzione, una volta normalizzata la procedura informativa.

Priorità anticipate rispetto al piano di riordino

In considerazione della crisi produttiva in atto e delle nuove misure legislative, la circolare anticipa alcune priorità operative rispetto alle tempistiche ordinarie del piano di riordino. Le Direzioni regionali sono chiamate a intervenire subito per rendere efficace il sistema di sostegno al reddito previsto dall’art. 19 della legge n. 2/2009 e dalla direttiva del Ministro Sacconi.

Le priorità immediate sono tre:

• piena e tempestiva operatività della funzione che cura la qualità e la correntezza dell’erogazione delle prestazioni a sostegno del reddito;
• azioni per deflazionare il contenzioso, secondo le indicazioni della circolare n. 25 del 20 febbraio 2009 e della delibera n. 4 del 19 gennaio 2009;
• definizione e attivazione di piani di formazione e addestramento del personale.

Per le prestazioni a sostegno del reddito, il presidio del servizio deve essere affidato subito a una funzione dirigenziale di comprovata qualità ed esperienza, con operatività dal 9 marzo 2009 e comunicazione dell’incarico al Direttore generale. La complessità del nuovo sistema viene collegata alla necessità di operare in tempi rapidissimi con Ministeri, Regioni, Enti bilaterali e Direzioni regionali dell’Istituto, anche attraverso convenzioni predeterminate dalla legge.

Supporto centrale, responsabilità e monitoraggio

La circolare richiama infine la responsabilità dei Direttori centrali e regionali nel rispetto dei tempi e dei compiti assegnati. A livello centrale sono istituiti un Gruppo di supporto, all’indirizzo 140Dreg@inps.it, e un Presidio per l’analisi delle best practice, all’indirizzo 141Dreg@inps.it, cui rivolgersi per quesiti, informazioni e approfondimenti utili al miglior completamento del processo di riorganizzazione.