L.R. Liguria 37/2009

Gestione dei flussi documentali della Regione Liguria

La legge disciplina l’organizzazione, la gestione, la conservazione e la fruibilità dei flussi documentali della Regione Liguria, con particolare attenzione alla modalità digitale. Il provvedimento si innesta nel quadro del Codice dell’amministrazione digitale e del DPR 445/2000, e mira a rendere più efficiente l’azione amministrativa regionale, anche tramite tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Finalità e nozione di flusso documentale

La normativa definisce un perimetro unitario per tutte le attività di gestione del documento, dalla formazione alla conservazione. Per flusso documentale si intende l’insieme delle attività di:

• formazione;
• protocollazione;
• registrazione;
• classificazione;
• fascicolazione;
• gestione;
• accesso;
• conservazione dei documenti, su qualsiasi supporto formati, considerati come un unico flusso di lavorazione.

Obiettivi di programmazione e innovazione amministrativa

La Regione persegue tali fini tramite programmazione degli interventi e direttive per l’attività amministrativa e gestionale. Il testo valorizza:

• l’uso delle tecnologie informatiche nei rapporti interni, con altre amministrazioni e con i privati;
• l’esercizio dei diritti di cittadini e imprese all’uso delle tecnologie e alla partecipazione al procedimento amministrativo informatico;
• il coordinamento di iniziative tecnologiche per la gestione e conservazione dei documenti digitali;
• la razionalizzazione, modifica o integrazione delle procedure vigenti;
• la realizzazione di economie di sistema.

Ambito di applicazione

Le disposizioni si applicano alla Regione Liguria, ferma restando l’autonomia organizzativa del Consiglio regionale - Assemblea legislativa della Liguria. Per gli enti del settore regionale allargato e per gli altri enti richiamati dalla normativa regionale sul sistema informativo integrato, la disciplina dei flussi documentali deve essere organizzata nel rispetto del CAD, della normativa statale e dei principi della legge regionale, tenendo conto dei rispettivi assetti organizzativi.

Manuale di gestione documentale e manuale di conservazione

La Giunta regionale, previa intesa con l’Ufficio di Presidenza del Consiglio regionale - Assemblea Legislativa della Liguria, approva:

• il manuale di gestione documentale, relativo all’area organizzativa omogenea;
• il manuale di conservazione documentale, relativo alla medesima area.

Il manuale di gestione deve essere conforme alla normativa vigente e alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Esso descrive il sistema di produzione e gestione informatica dei documenti e contiene le istruzioni per il corretto funzionamento del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Il manuale di conservazione descrive il modello di funzionamento del sistema di conservazione, il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla verifica del funzionamento nel tempo del sistema.

Gli allegati al manuale di gestione contengono informazioni esplicative e tecniche, in particolare sugli aspetti informatici e sulle politiche di sicurezza, e sono aggiornati secondo le modalità previste dal manuale.

Natura giuridica degli archivi

Gli archivi della Regione sono soggetti al regime del demanio pubblico e costituiscono demanio culturale, con specifica tutela ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio. Archivi e singoli documenti regionali sono inalienabili.

Conservazione e tutela archivistica

La Regione deve organizzare e ordinare i propri archivi e inventariare l’archivio storico, garantendone sicurezza e conservazione secondo la normativa vigente. La disciplina attribuisce quindi rilevanza non solo alla gestione corrente, ma anche alla tutela del patrimonio archivistico storico.

Area organizzativa omogenea e archivio unico

Ai fini della gestione dei flussi documentali, l’area organizzativa omogenea è l’insieme delle strutture individuate per la gestione unica e coordinata dei documenti, con criteri uniformi di classificazione e archiviazione. L’archivio dell’area è considerato unico, indipendentemente dalle articolazioni organizzative, logistiche o gestionali e dal tipo o supporto dei documenti conservati.

Le strutture che costituiscono le aree organizzative omogenee sono individuate con apposito provvedimento dall’Ufficio di Presidenza del Consiglio regionale - Assemblea legislativa della Liguria e dalla Giunta regionale, per quanto di rispettiva competenza.

Servizio per protocollo informatico, flussi documentali e archivi

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea è istituito il servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il suo funzionamento e la sua organizzazione sono disciplinati dal manuale di gestione documentale.

Il servizio svolge le funzioni previste dall’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000. Il Direttore generale competente nomina il responsabile del servizio e il sostituto in caso di vacanza, assenza o impedimento; il responsabile esercita le funzioni stabilite dal regolamento/manuale, ferme restando le competenze della dirigenza.

Digitalizzazione, dematerializzazione e interoperabilità

La Regione promuove la digitalizzazione dell’attività amministrativa e la dematerializzazione dei flussi documentali per obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione.

A tal fine favorisce:

• l’uso del documento informatico;
• la firma digitale;
• la posta elettronica certificata;
• le altre tecnologie disponibili;
• l’analisi e la reingegnerizzazione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi;
• il coordinamento delle attività, con valutazione costi-benefici;
• lo sviluppo dei sistemi informativi per garantire interoperabilità con le altre pubbliche amministrazioni.

La Regione produce e conserva documenti originali informatici, assicurando il requisito della forma scritta e l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del codice civile, mediante processi conformi alle norme e alle Linee guida AgID, idonei a garantire sicurezza, integrità e immodificabilità.

La Regione dematerializza documenti analogici originali assicurando che il documento informatico ottenuto abbia contenuto e forma identici all’originale, tramite un processo corretto e descritto nel manuale di gestione documentale. Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica secondo le modalità previste dal manuale.

Formazione del personale

Nella predisposizione del piano annuale di formazione del personale, la Regione adotta politiche formative specifiche per migliorare la conoscenza e l’uso dei sistemi di gestione dei flussi documentali, nell’ottica di un miglioramento complessivo della qualità amministrativa.

Disposizioni transitorie e abrogazioni

La Giunta regionale doveva adottare i provvedimenti relativi al manuale di gestione e al manuale di conservazione entro il 31 dicembre 2021. Fino all’adozione di tali provvedimenti continuavano ad applicarsi il regolamento regionale 2/2010 e le altre disposizioni attuative già adottate.

Il regolamento regionale 2/2010 è abrogato dalla data di adozione dei provvedimenti previsti per i manuali. Inoltre, dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui all’articolo 4, è stato abrogato il regolamento regionale 24 novembre 1997, n. 5.

Attualità della disciplina

La legge conserva utilità come quadro generale di organizzazione dei flussi documentali regionali, ma molte sue disposizioni operative sono state integrate e aggiornate dalle modifiche del 2020 e 2021 e si coordinano con la normativa digitale e le Linee guida AgID. Le norme transitorie originarie sui termini di adozione dei provvedimenti risultano ormai superate.