Messaggio numero 22520 del 07-10-2009

Attivazione della casella PEC per i cittadini tramite INPS

Il documento illustra le modalità operative con cui l’INPS assegna ai cittadini una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), in attuazione della normativa richiamata e del protocollo d’intesa con il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione. Vengono inoltre definite le procedure interne per le sedi territoriali, i prerequisiti per l’accesso al servizio e gli obblighi di gestione e monitoraggio delle caselle PEC istituzionali.

Quadro normativo e finalità del servizio

La disciplina si innesta sulla circolare n. 72 del 26 giugno 2009, che ha introdotto una prima regolamentazione degli strumenti di comunicazione con l’utenza, promuovendo l’uso della posta elettronica come canale privilegiato di contatto tra cittadini e strutture periferiche dell’Istituto. L’obiettivo è semplificare l’interazione con l’utenza e favorire l’uso di tecnologie multicanale.

La PEC viene descritta come uno strumento che attribuisce a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il documento evidenzia che, grazie alla PEC:

• l’informazione si muove verso il cittadino, anziché richiedere il suo spostamento;
• la Pubblica Amministrazione deve rispondere in tempi certi, utilizzando a sua volta esclusivamente la PEC.

Il testo richiama inoltre il comma 5 dell’articolo 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito in legge 29 gennaio 2009, n. 2, nonché gli articoli 6 e 48 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, che riconoscono all’uso della PEC, ove necessario, effetto equivalente alla notificazione per mezzo della posta.

Caselle standardizzate e indirizzi PEC delle strutture INPS

Per le Direzioni Regionali, Provinciali, Subprovinciali e per le Agenzie sono state istituite apposite caselle di posta elettronica standardizzate per processo/funzione, da utilizzare in sostituzione delle caselle personali nei rapporti con l’utenza. Parallelamente, sono stati pubblicati sul sito internet dell’Istituto anche gli indirizzi PEC delle strutture INPS, già attivati da marzo 2007.

Il documento richiama inoltre l’esigenza di utilizzare tali canali per garantire una comunicazione più ordinata e tracciabile con l’utenza.

Presupposti per l’assegnazione della PEC al cittadino

L’INPS, in esecuzione del protocollo d’intesa stipulato il 30/09/2009 con il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, assegna ai cittadini che ne facciano richiesta un indirizzo PEC.

Le modalità di richiesta e attivazione sono quelle previste dal DPCM 6 maggio 2009. In particolare:

• il cittadino può presentare richiesta on-line tramite il sito INPS;
• successivamente deve recarsi presso la sede per il riconoscimento;
• il riconoscimento in sede è effettuato dagli stessi operatori che rilasciano il PIN, secondo quanto richiamato dal messaggio Hermes n. 593 del 04/10/2001 della 0040 D.C.S.I.T.

La procedura di richiesta/attivazione della casella PEC è integrata nella stessa procedura utilizzata per il rilascio del PIN.

Percorso operativo nella procedura INPS

Per accedere alla funzione di attivazione PEC, il personale deve operare attraverso la intranet INPS seguendo questo percorso:

• accesso alla intranet INPS (http://intranet.inps);
• nel menu Servizi, selezione di “Gestione e assistenza sui servizi Internet”;
• nel riquadro “Gestione PIN per i servizi internet”, attivazione della procedura “Assegnazione PIN per utenti Internet”;
• accesso alla nuova funzione “Attivazione casella PEC”.

Prerequisiti per richiesta e attivazione

La richiesta/attivazione della casella PEC è subordinata ai seguenti prerequisiti:

• cittadino italiano e residente in Italia;
• maggiore età;
• possesso del PIN per l’accesso ai Servizi OnLine del Cittadino sul portale dell’Istituto;
• riconoscimento “de visu” del cittadino da parte della struttura territoriale INPS, come previsto dal DPCM 6 maggio 2009.

Flussi operativi per le sedi INPS

Il documento individua quattro flussi operativi, a seconda della modalità con cui il cittadino presenta la richiesta.

A) Richiesta on-line da parte di cittadino già riconosciuto in sede al momento del rilascio del PIN

Se il cittadino presenta la richiesta sul portale INPS ed è già stato riconosciuto in sede in occasione del rilascio del PIN, la casella PEC viene creata automaticamente dopo la richiesta.

In questo caso:

• il flusso non coinvolge direttamente la sede INPS;
• il riconoscimento “de visu” è già stato effettuato al momento del rilascio del PIN.

B) Richiesta on-line seguita da riconoscimento presso la sede INPS

Se il cittadino presenta la richiesta on-line e poi si reca in sede per il riconoscimento, il personale deve:

• richiedere il modulo firmato rilasciato dall’applicazione al momento della richiesta; il modulo può essere già stato stampato dal cittadino oppure stampato dall’operatore se il cittadino ne è sprovvisto;
• ricercare e visualizzare la richiesta online inserendo il codice fiscale, verificato con la tessera sanitaria, e il codice richiesta presente sul modulo;
• verificare la corrispondenza tra il documento di riconoscimento presentato e quello indicato nella richiesta; se il documento è scaduto o se il cittadino presenta un altro documento valido, inserire gli estremi del nuovo documento sostituendo quelli precedenti;
• effettuare fotocopia del tesserino del codice fiscale e del documento di riconoscimento, conservandoli agli atti insieme al modulo firmato;
• eventualmente acquisire elettronicamente i documenti e allegarli alla richiesta;
• confermare l’attivazione della casella PEC se i prerequisiti risultano soddisfatti.

Il documento precisa che in questo caso non è necessario verificare il prerequisito relativo al possesso del PIN, poiché il cittadino ne è già in possesso avendo presentato la richiesta tramite i Servizi OnLine del Portale INPS.

C) Richiesta e attivazione contestuali in sede

Quando il cittadino si reca in sede per la contestuale richiesta e attivazione della PEC, il personale deve:

• verificare, mediante i documenti di riconoscimento, i prerequisiti di cittadinanza italiana, residenza in Italia e maggiore età;
• verificare il possesso del PIN.

Se il cittadino è in possesso del PIN:

• l’operatore compila la richiesta per conto del cittadino tramite l’applicazione;
• stampa il modulo e lo fa sottoscrivere al cittadino;
• esegue i punti previsti nel flusso B relativi a ricerca della richiesta, verifica documentale, acquisizione degli atti e conferma dell’attivazione.

Se il cittadino non è in possesso del PIN:

• si procede al rilascio del PIN tramite la procedura apposita;
• si effettua copia del tesserino del codice fiscale e del documento di riconoscimento, conservandoli agli atti;
• si può compilare la domanda seguendo il flusso per chi è in possesso del PIN oppure invitare il cittadino a presentare la richiesta tramite i Servizi OnLine del Portale INPS, informandolo che non dovrà tornare in sede per l’attivazione, perché questa avverrà automaticamente dopo la richiesta on-line, essendo già stato effettuato il riconoscimento.

D) Accesso in sede per la sola richiesta del PIN

Nel caso in cui il cittadino si rechi in sede esclusivamente per richiedere il PIN, il personale deve prospettare anche la possibilità di ottenere una casella PEC e informare sulle relative modalità di richiesta, richiamando il flusso C.

Obblighi di lettura e presidio delle caselle PEC

Il documento ribadisce che i responsabili delle strutture sono tenuti alla tempestiva lettura dei messaggi PEC e, in ogni caso, a garantirne la presa visione giornaliera.

Il sistema PEC invia una notifica di ricezione del nuovo messaggio al Direttore della struttura e ai Responsabili dei Processi ogni 24 ore fino alla lettura del messaggio. La notifica ai Responsabili dei Processi avviene, in caso di mancata lettura da parte del Direttore entro le 24 ore, indipendentemente dall’eventuale delega all’accesso alla casella PEC.

Protocollazione e gestione documentale

Ai fini del monitoraggio e del presidio della casella PEC, il documento precisa che il messaggio di posta certificata viene automaticamente protocollato in entrata presso l’Area Omogenea Organizzativa di riferimento, con voce di titolario 800.020 - Posta Elettronica Certificata.

Ne consegue la necessità di:

• monitorare giornalmente l’arrivo di documentazione tramite il protocollo informatico e/o GDP;
• assegnare al messaggio la corretta voce di titolario;
• indirizzare il messaggio al referente o processo competente.

Riferimento tecnico

Per la funzione “Attivazione casella PEC” viene indicato come riferimento tecnico l’ing. Lorenzo Rinaldi, con recapiti:

• lorenzo.rinaldi@inps.it
• tel. 06 5905 3142