Circolare numero 209 del 20-9-1990

Adeguamento di moduli e procedure INPS alle norme bilingui per il Trentino-Alto Adige

La circolare definisce l’assetto organizzativo interno necessario per dare attuazione al DPR 15 luglio 1988, n. 574, in materia di uso della lingua tedesca nei rapporti con la Pubblica Amministrazione in provincia di Bolzano. L’obiettivo è garantire il bilinguismo richiesto dalla normativa senza compromettere la continuità e i tempi degli adempimenti istituzionali a livello nazionale.

Quadro normativo di riferimento

La circolare richiama anzitutto il DPR n. 574/1988, pubblicato in G.U. l’8 maggio 1989 ed entrato in vigore il 9 novembre 1989, quale norma di attuazione dello Statuto speciale del Trentino-Alto Adige. In tale quadro:

• l’art. 4 impone l’uso congiunto di italiano e tedesco per gli atti destinati alla generalità dei cittadini, per gli atti individuali destinati ad uso pubblico e per gli atti destinati a pluralità di uffici;
• nei documenti scritti i due testi devono essere affiancati;
• i testi devono avere la stessa evidenza e lo stesso rilievo tipografico;
• l’art. 7 prevede che le pubbliche amministrazioni che ricevono istanze, domande, denunce o dichiarazioni formulino atti, provvedimenti, comunicazioni e notificazioni nella lingua usata dall’interlocutore;
• l’art. 8 riconosce ai cittadini della provincia di Bolzano la possibilità di sollevare, entro dieci giorni, l’eccezione di nullità di atti o provvedimenti non conformi all’art. 7.

Finalità organizzative della circolare

L’Istituto afferma di voler soddisfare le esigenze locali, sia imposte dalla legge sia individuate dagli organi interni di rappresentanza sociale. A tal fine la Sede provinciale di Bolzano e la Sede regionale del Trentino-Alto Adige hanno già predisposto la modulistica in versione italo-tedesca e istituito una Sezione del Centro di programmazione a Bolzano, incaricata di gestire gli adempimenti connessi alla bilinguità degli input e degli output delle procedure automatizzate.

La circolare introduce quindi una procedura organizzativa destinata a:

• non ritardare l’esecuzione degli adempimenti istituzionali sul territorio nazionale;
• consentire alla Sede di Bolzano e alla Sede regionale di svolgere tempestivamente le attività di rispettiva competenza;
• contenere l’eventuale ritardo rispetto ai tempi nazionali nel solo tempo tecnico strettamente necessario alla realizzazione delle versioni bilingui.

Resta inoltre ferma la competenza periferica per gli adempimenti decentrati previsti dalla circolare n. 167 del 27 luglio 1989, nonché la possibilità per le Sedi periferiche di eseguire, nei limiti delle somme annualmente assegnate, la stampa di circolari, opuscoli, manifesti e moduli a carattere locale previa autorizzazione della Sede centrale, e quella degli stampati per i quali risultino esaurite le scorte presso i magazzini centrali.

Modulistica manuale

Per i moduli manuali la soluzione organizzativa è considerata relativamente semplice. È sufficiente un collegamento diretto tra il responsabile amministrativo della Sede di Bolzano e il responsabile regionale o centrale, finalizzato alla verifica della coerenza grafica e dell’immagine delle versioni italiana e italo-tedesca dei moduli dell’Istituto.

La circolare osserva che la riproduzione locale di moduli "piani" non pone problemi di usabilità, poiché eventuali differenze dovute alla diversa impaginazione del testo bilingue rispetto al solo italiano possono essere superate senza difficoltà.

Modulistica automatizzata

Per i moduli automatizzati, a striscia continua e/o a lettura ottica, la circolare delinea una procedura più articolata, illustrata graficamente nell’allegato 3, finalizzata a eliminare i tempi morti tra la produzione della modulistica nazionale e l’avvio della versione bilingue.

La sequenza operativa prevede che:

• la Sede di Bolzano e la Sede regionale del Trentino-Alto Adige effettuino una ricognizione della modulistica in uso;
• esse comunichino alla Direzione centrale per la politica organizzativa quali moduli siano già stati modificati in passato e quali nuove esigenze siano emerse;
• la Direzione centrale per la politica organizzativa continui a ricevere dalle Direzioni centrali responsabili dei prodotti o dalle funzioni coinvolte le bozze della modulistica da predisporre;
• la stessa Direzione centrale coordini con la Direzione centrale per gli approvvigionamenti e il patrimonio le richieste locali e centrali per la stipula di un unico contratto relativo alla realizzazione della versione italiana e di quella italo-tedesca.

Successivamente:

• la Direzione centrale per la politica organizzativa inoltra il primo testo italiano sia alla Sede di Bolzano, che ne cura la traduzione in tedesco, sia alla tipografia prescelta, indicando anche l’ufficio destinatario delle bozze;
• la Direzione centrale responsabile della linea di prodotto o della funzione definisce il testo italiano e la grafica della modulistica, sia nella versione italiana sia in quella italo-tedesca;
• la Sede di Bolzano provvede alla traduzione del testo definitivo e alla verifica dei testi tedeschi nella versione finale bilingue;
• la Direzione centrale per la politica organizzativa consegna alla tipografia il visto per stampa, verifica la corretta esecuzione del contratto e informa la Direzione centrale approvvigionamenti e patrimonio.

In caso di esaurimento delle scorte e di necessità di ristampa, senza modifiche, della sola versione italo-tedesca di moduli automatizzati già in uso, tutte le attività connesse alla stipula del contratto sono affidate direttamente alla Sede di Bolzano.

Procedure automatizzate e gestione delle versioni poliglotte

La circolare sottolinea che la struttura delle moderne procedure automatizzate, integrate e collegate in rete al sistema informatico dell’Istituto, impone di pianificare sin dalla fase iniziale di progettazione i requisiti di flessibilità e le funzionalità da predisporre.

Nella fase di disegno delle nuove procedure deve quindi essere prevista la possibilità di gestire alternative poliglotte mediante soluzioni informatiche modulari. In tale ambito:

• la Direzione centrale tecnologia informatica e procedure ha la responsabilità complessiva della gestione dei processi automatizzati nella versione nazionale in lingua italiana e dei moduli di interfaccia per la versione italo-tedesca;
• la Sezione di programmazione in Bolzano della Sede regionale del Trentino-Alto Adige è responsabile delle sole funzioni di input/output delle parti delle procedure realizzate in forma bilingue.

La circolare evidenzia inoltre che l’art. 7 del DPR n. 574/1988 impone che tutte le procedure automatizzate prevedano la memorizzazione e la gestione dell’informazione relativa alla lingua, italiana o tedesca, utilizzata di volta in volta dai cittadini italiani residenti nella provincia di Bolzano nei rapporti con l’Istituto.

Coordinamento tra strutture centrali e locali

La Sezione di programmazione di Bolzano segnala, per il tramite della Sede regionale, alla Direzione centrale per la politica organizzativa, alla Direzione centrale tecnologia informatica e procedure e alle strutture centrali competenti gli interventi effettuati in sede locale, d’intesa e su richiesta della Sede di Bolzano o di altri uffici della Sede regionale. Le medesime strutture locali comunicano anche le nuove esigenze o quelle ancora non soddisfatte.

A loro volta, la Direzione centrale per la politica organizzativa, d’intesa con le strutture centrali responsabili dei diversi prodotti o delle funzioni coinvolte, comunica tempestivamente alla Sede regionale del Trentino-Alto Adige e alla Sede di Bolzano la decisione di predisporre nuove procedure o di rivedere la struttura di procedure già in esercizio.

Le strutture locali devono inoltre segnalare i nominativi del personale tecnico e amministrativo incaricato di fornire la consulenza necessaria, affinché le esigenze delle popolazioni italiane di lingua tedesca siano considerate fin dall’inizio del disegno delle procedure.

Allegati e messaggi richiamati

La circolare è accompagnata da due allegati richiamati nel testo:

• il messaggio n. 38191 del 2 novembre 1989, relativo alla costituzione della Sezione di Bolzano del Centro regionale di programmazione del Trentino-Alto Adige;
• il messaggio n. 5681 del 12 gennaio 1990, relativo all’adeguamento della procedura DM10/M-89 alle esigenze delle popolazioni italiane di lingua tedesca.

Nel messaggio del 12 gennaio 1990 vengono ribaditi gli orientamenti emersi in una riunione del 13 dicembre 1989. In sintesi:

• la società IBM avvia l’adeguamento dei programmi in forma poliglotta, partendo dal censimento degli output previsti nella nuova procedura;
• la Sede regionale Trentino-Alto Adige individua una referente della Sede di Bolzano per i rapporti tecnici con la società IBM e per il coordinamento della traduzione in tedesco;
• la predisposizione dei moduli a striscia continua in versione italo-tedesca deve essere affidata alla ditta aggiudicataria della stampa del modulo in lingua italiana, per ridurre tempi complessivi e favorire la coerenza grafica;
• i testi destinati agli utenti in forma generalizzata devono rispettare letteralmente il DPR n. 574/1988, con i due testi affiancati e di pari rilievo tipografico;
• nella progettazione delle nuove procedure automatizzate deve essere prevista la possibilità di gestire anche le versioni poliglotte con una sola versione di programma.