Messaggio numero 27680 del 17-10-2006

Attivazione del sistema ICON@ per gli avvisi bonari alle aziende

Il documento illustra l’avvio di ICON@, infrastruttura tecnologica sviluppata dall’INPS per utilizzare il canale e-mail come modalità di comunicazione con il cliente. La prima applicazione concreta del sistema consiste nell’invio ai consulenti del lavoro della copia dell’avviso bonario relativo alle aziende da essi assistite, con l’obiettivo di rendere più rapida ed efficace la comunicazione contributiva.

Contesto e finalità dell’iniziativa

L’iniziativa si inserisce nel quadro delineato dalla circolare n. 50 del 28 marzo 2006, dedicata all’estensione della metodologia di lavoro “Tempo Reale” a tutte le strutture territoriali. In tale contesto, lo scambio telematico di informazioni tra INPS, aziende e intermediari è considerato funzionale a:

• snellire i processi di comunicazione e produzione;
• aumentare le attività a valore aggiunto;
• ridurre le attività prive di valore nella gestione del Conto Azienda.

La scelta di inviare via e-mail la copia dell’avviso bonario ai consulenti del lavoro risponde all’esigenza di garantire maggiore celerità, efficacia e certezza del recapito, in modo da favorire la rapida regolarizzazione di eventuali situazioni debitorie.

Rapporti con la comunicazione cartacea e con la PEC

Il documento precisa che, in attesa dell’imminente attivazione del canale INPS di Posta Elettronica Certificata, le e-mail inviate dal sistema ICON@:

• affiancano l’avviso bonario cartaceo;
• non lo sostituiscono.

Resta quindi confermato l’invio dell’avviso bonario alle aziende tramite raccomandata A.R., mentre la comunicazione elettronica è diretta ai consulenti del lavoro per assicurare una circolazione più tempestiva dell’informazione.

Modalità di invio e presidio operativo delle sedi

Le e-mail sono inviate dalle caselle di posta elettronica delle Sedi INPS, individuate nel formato aziende.nomesede@inps.it. Tali caselle devono essere adeguatamente presidiate, così da garantire risposte tempestive nel caso in cui pervengano richieste di chiarimento tramite e-mail.

Il documento richiama inoltre la necessità di considerare che le richieste di supporto possono arrivare anche attraverso il Contact Center 803.164. In tali casi, le Sedi possono essere chiamate a fornire un supporto di secondo livello secondo le ordinarie procedure di gestione dei quesiti di back-office.

Monitoraggio e strumenti operativi

Per consentire alle Sedi un’attività di monitoraggio e di rilevazione statistica sugli invii e-mail, è stata predisposta un’apposita sezione del cruscotto denominata “Invio E-mail ai consulenti”, accessibile dal menù Soggetto Contribuente dell’intranet aziendale.

È inoltre segnalato che è allegato il manuale operativo relativo al cruscotto, destinato a supportare le attività di gestione e controllo del nuovo canale comunicativo.

Allegati e documentazione richiamata

Il messaggio indica la presenza dei seguenti allegati:

• fac-simile della comunicazione e-mail;
• avviso bonario in formato PDF da allegare alla e-mail;
• manuale operativo del cruscotto “Invio E-mail ai consulenti”.

È inoltre specificato che il messaggio sarà pubblicato su internet.