Determinazione AGID n. 128/2021 del 03/07/2020

Archiviazione della segnalazione n. 64/2020 al Difensore civico per il digitale

La determinazione approva la trattazione e la comunicazione di archiviazione relative alla segnalazione n. 64/2020. L’atto chiude il procedimento interno dell’AgID con una valutazione di non ricevibilità della segnalazione, poiché la questione prospettata non attiene a una violazione del CAD ma a un tema di accesso agli atti di un consigliere comunale.

Oggetto della segnalazione

Il segnalante chiedeva se fosse legittimo che un ente locale negasse a un consigliere comunale il rilascio di copie cartacee di atti e documenti necessari per l’esercizio delle funzioni istituzionali, imponendo invece l’uso del supporto digitale o della PEC. La segnalazione indicava come amministrazione coinvolta "TUTTE".

Valutazione di ricevibilità

L’istruttoria svolta dall’Ufficio del Difensore civico per il digitale conclude che non emerge una presunta violazione del Codice dell’amministrazione digitale o di altra normativa in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione. La questione riguarda, piuttosto, un possibile diniego del diritto di accesso agli atti riconosciuto al consigliere comunale, profilo che esula dall’ambito di competenza del Difensore civico per il digitale.

Inoltre, la segnalazione è considerata inidonea anche per un profilo formale e istruttorio: è formulata in modo generico, riferita indistintamente a più amministrazioni e priva di elementi informativi specifici. Il regolamento interno richiamato richiede infatti una distinta segnalazione per ciascuna amministrazione coinvolta.

Esito e contenuto della comunicazione

Sulla base della trattazione, il Direttore generale approva la proposta di archiviazione e la relativa comunicazione al segnalante. L’atto dispone quindi l’archiviazione della segnalazione come non ricevibile.

Indicazione informativa sul rilascio dei documenti

Nella comunicazione di archiviazione viene comunque richiamato, a fini informativi, un orientamento acquisito dall’AgID secondo cui il legislatore consente il rilascio dei documenti anche in formato cartaceo e non impone in via generale l’estrazione in formato elettronico. Un obbligo di garantire l’accesso telematico può invece configurarsi quando la documentazione è già disponibile in formato digitale e può essere trasmessa senza modifiche o secretazioni, anche tramite e-mail o PEC.