Circolare numero 278 del 9-12-1992

DATA BASE VIGILANZA e istruzioni operative

La circolare disciplina l’avvio e l’utilizzo del "DATA BASE VIGILANZA", strumento informatico destinato a registrare in modo completo l’attività ispettiva, dalla programmazione iniziale fino all’esito dell’azione di recupero delle omissioni accertate. Il sistema è pensato come archivio automatizzato e come supporto alla programmazione, al controllo dei risultati e alla produzione di elaborazioni statistiche.

Finalità e contesto della procedura

L’obiettivo dichiarato è quello di rafforzare le attività di contrasto all’evasione e all’elusione contributive, consentendo una conoscenza organica delle verifiche svolte e dei loro esiti. La procedura non si limita alla mera conservazione dei dati, ma consente anche consultazioni e predisposizione di reports statistici. La circolare richiama, quale base operativa già consolidata, le precedenti disposizioni contenute nella circolare n. 21 dell’8.1.91, nel messaggio n. 36235 del 3.7.91 e nelle circolari n. 213 del 10.8.91, n. 245 del 15.10.91, n. 59 del 28.2.92 e n. 168 del 7.7.92.

Alimentazione del database e fonti informative

Il sistema viene alimentato dagli operatori di Sede e da altre procedure già in esercizio, in particolare:

• data base degli agricoli;
• procedura di confronto monti retributivi INPS-ISTAT;
• successivamente, data base dei controlli incrociati in corso di definizione.

La circolare precisa che il manuale operativo, contenente le caratteristiche delle maschere di inserimento, è inviato separatamente alle Sedi Regionali per ulteriore distribuzione alle SAP competenti.

Maschere per identificazione del soggetto, costituzione della pratica e avvio dell’ispezione

Le prime maschere consentono di identificare il soggetto da ispezionare e di creare la pratica ispettiva. Devono essere inseriti i dati anagrafici e identificativi ricavabili dagli archivi di Sede, in particolare:

• ragione sociale;
• nome del titolare o del contribuente;
• matricola;
• codice fiscale.

La procedura permette di verificare l’eventuale esistenza di precedenti accertamenti già svolti o ancora da svolgere. Se gli elementi identificativi non sono completi, il sistema propone una lista di sinonimi per agevolare l’individuazione del soggetto nell’archivio vigilanza. Qualora il soggetto non sia noto all’Istituto, la pratica può comunque essere aperta con i soli dati disponibili, rinviando all’ispezione gli adempimenti necessari per l’aggiornamento dell’archivio.

Devono inoltre essere inseriti i dati relativi alla codifica delle cause dell’indagine, secondo l’allegato A del manuale operativo. Per i soggetti individuati attraverso i data base agricoli, il confronto INPS-ISTAT o i controlli incrociati, le maschere appaiono già complete delle informazioni previste.

Maschere relative all’esito dell’indagine

Rispetto alle precedenti istruzioni, la procedura introduce nuove informazioni da rilevare in sede di esito dell’indagine. In particolare sono stati inseriti:

• i dati sugli atti formali da compiersi in stretta relazione con la redazione del verbale di accertamento;
• i dati relativi alle "materie di irregolarità riscontrate";
• i dati relativi al "lavoro nero".

La circolare chiarisce anche il significato di alcune voci nuove. Le date di inizio e fine ispezione devono coincidere con quelle indicate sulla prima pagina del verbale di accertamento. L’"accertamento negativo" viene distinto in due ipotesi:

• codice 1: accertamenti che, dopo tutte le verifiche del caso, si chiudono senza rilevare irregolarità o omissioni, con conseguente qualificazione della ditta come regolare;
• codice 2: accertamenti che non hanno potuto aver luogo per irreperibilità dell’azienda e/o della documentazione necessaria.

Materie di irregolarità e lavoro nero

Le voci sulle materie di irregolarità hanno la funzione di evidenziare in modo dettagliato gli elementi emersi dall’accertamento che non sono direttamente desumibili dagli importi addebitati. Esse contribuiscono a rappresentare compiutamente il risultato dell’azione ispettiva.

La sezione sul lavoro nero ha analoghe finalità conoscitive, ma è tenuta separata per consentire alle Sedi di estrarre direttamente la statistica trimestrale da trasmettere all’Ispettorato del Lavoro.

Fasi successive alla definizione dell’indagine

La nuova maschera dedicata alle fasi successive alla definizione dell’indagine serve a collegare l’accertamento delle singole inadempienze con l’attività successiva svolta dagli uffici di Sede fino alla completa chiusura della pratica. La circolare sottolinea che la conoscenza di tali passaggi è rilevante sia per valutare l’efficacia della vigilanza già svolta sia per programmare le azioni successive.

È in progettazione un collegamento automatizzato con gli archivi che gestiscono il recupero crediti e le attività degli uffici legali. Nell’attesa, le Sedi devono adottare iniziative organizzative idonee a garantire un flusso informativo rapido e tempestivo, così da mantenere costantemente aggiornato il data base.

Cancellazione delle pratiche inserite erroneamente

È introdotta anche una maschera di cancellazione, pensata per eliminare dalla programmazione le segnalazioni che, a verifica più attenta, risultino inserite per errore nel data base. La cancellazione non comporta la rimozione dei dati anagrafici del soggetto: la pratica resta infatti visibile nella lista degli accertamenti relativi a quel soggetto, con codice stato di lavorazione 3, indicativo di "cancellata".

Per ragioni di delicatezza dell’operazione, la cancellazione è riservata al responsabile dell’unità funzionale, al fine di tutelare la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.

Adempimenti immediati delle Sedi

La circolare dispone che le Sedi utilizzino la procedura con effetto immediato, acquisendo tutte le informazioni relative alle diverse fasi delle visite ispettive e mantenendo sempre aggiornata la situazione della vigilanza in corso.

Inoltre, le Sedi devono alimentare il data base con almeno 50 ispezioni già chiuse alla data del 30.11.1992, selezionate tra quelle più significative per qualità e quantità delle omissioni accertate.

Criteri di selezione delle ispezioni da inserire inizialmente

Le ispezioni da acquisire devono essere scelte prioritariamente tra:

• ispezioni che hanno portato a rilevanti addebiti contributivi;
• ispezioni effettuate come indagini mirate a sorpresa;
• ispezioni effettuate a seguito del confronto monti retributivi con dati ISTAT.

Tra le ispezioni con rilevanti addebiti contributivi è opportuno selezionare quelle che hanno evidenziato:

• consistenti fenomeni di lavoro nero;
• rapporti di lavoro subordinato mascherati da rapporti di lavoro autonomo;
• consistenti fringe benefits;
• casi per i quali sono state effettuate segnalazioni all’autorità giudiziaria;
• casi segnalati alla Guardia di Finanza ai sensi dell’art. 19 della legge n. 413/91.

Per tutte queste ispezioni, in coerenza con le finalità del sistema, deve essere curata anche l’acquisizione dei dati relativi alle fasi successive alla definizione dell’accertamento, così da permettere una valutazione completa dell’efficacia dell’azione di vigilanza.