R.R. TAA 12/2001

Conservazione e contabilità dei beni mobili della Regione

Il provvedimento integra e modifica le istruzioni regionali per la conservazione e la contabilità dei beni mobili della Regione. La disciplina si applica ai beni mobili di proprietà regionale e regola consegna, inventariazione, movimentazione, scarico, controllo e passaggio di gestione negli uffici regionali del Trentino-Alto Adige.

Ambito soggettivo e consegna dei beni

Tutti i beni mobili di proprietà della Regione rientrano nel sistema contabile previsto dalle istruzioni. I beni degli uffici della Giunta regionale sono affidati all’Economato regionale, mentre quelli degli uffici periferici sono affidati a Consegnatari responsabili.

Inventari e beni esclusi

La consegna dei beni avviene mediante inventari, che servono a registrare la consistenza dei mobili, con l’ausilio dei giornali di entrata e di uscita per il movimento dei beni. Sono iscritti in inventario tutti i beni mobili regionali presenti in ciascun ufficio, ad eccezione di:

• oggetti fragili;
• oggetti di tenue valore;
• oggetti di precaria esistenza;
• beni destinati all’ordinario consumo. Questi ultimi vanno tenuti in evidenza in un apposito registro delle materie di facile consumo e degli oggetti fragili.

Dati da riportare negli inventari e classificazione dei beni

Gli inventari devono indicare:

• numero di inventario;
• descrizione dei beni e, per le macchine, marca e numero di matricola;
• condizione del bene: nuovo, usato o fuori uso;
• valore di carico.

I beni sono classificati nelle seguenti categorie:

• Categoria I/a: mobili, arredi, macchine da scrivere, calcolatrici, aspiratori, utensili d’ufficio e simili;
• Categoria I/b: suppellettili ed arredi domestici;
• Categoria II: biblioteche, inclusi libri, collezioni di leggi, decreti e regolamenti, pubblicazioni periodiche, opuscoli e simili;
• Categoria III: macchine, vetture, autocarri, moto, strumenti, materiale tecnico, oggetti di uso particolare, materiale di insegnamento e simili;
• Categoria IV: musei e collezioni. Per tali beni è prevista una contabilità distinta per ciascuna categoria o sottocategoria.

Valorizzazione dei beni

Per i beni già inventariati si assume il valore risultante dall’inventario precedente. I nuovi beni sono iscritti al prezzo di acquisto, comprensivo di tasse e bolli. I beni ricevuti in dono sono iscritti a valore approssimativo o di stima; quelli costruiti nei laboratori al costo dei materiali e della manodopera. Gli importi degli inventari devono essere addizionati per valore.

Compilazione, approvazione e conservazione degli inventari

Gli inventari possono essere fatti ogni volta che siano richiesti dall’Assessore per le Finanze. Sono compilati in triplice copia, firmati dal Direttore dell’ufficio e dal Consegnatario, e trasmessi all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio, che li inoltra alla Ragioneria regionale per il controllo. Una copia resta all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio, una al Consegnatario e una alla Ragioneria. Ogni bene inventariato deve riportare un numero progressivo per categoria o sottocategoria corrispondente al numero di iscrizione, da apporre materialmente sul bene.

Carico dei beni: acquisti, doni e altri incrementi

Ogni aumento del patrimonio mobile deve essere preceduto da un buono di carico. L’ufficio che dispone il pagamento dell’acquisto trasmette all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio una proposta di assunzione in carico, compilata sul modello AF/1, contenente per ciascun bene:

• categoria;
• descrizione dettagliata, con marca e matricola per le macchine;
• condizione;
• valore, pari al prezzo di acquisto comprensivo di imposte, tasse e bolli;
• ufficio di destinazione.

L’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio emette quindi il buono di carico, in tre parti e numerato progressivamente per ciascun esercizio finanziario:

• Parte I: trasmessa e trattenuta dal Consegnatario;
• Parte II: restituita all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio dopo l’annotazione del carico nel giornale di entrata;
• Parte III: trasmessa all’ufficio che ordina il pagamento della fattura e allegata al documento di spesa.

Ai soli fini della liquidazione, in luogo del modello AF/2c può essere allegata una dichiarazione del Responsabile della struttura che ordina il pagamento, o del Coordinatore EDP, attestante la consegna dei beni all’Amministrazione regionale, con indicazione degli uffici destinatari e copie delle bolle di consegna. Tale documentazione va comunque inviata all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio, che emetterà successivamente i buoni di carico; il modello AF/2c deve restare allegato al documento di spesa anche dopo la liquidazione. Il Consegnatario non può correggere i buoni di carico: in caso di errore li restituisce per rettifica o sostituzione.

Identificazione fisica dei beni e elenchi nei locali

Una volta preso in carico il bene, il Consegnatario deve far applicare il numero d’inventario relativo alla categoria di appartenenza, senza possibilità di sostituzione. Deve inoltre esporre in ogni locale, in modo visibile, l’elenco dei mobili esistenti nel locale, compilato in duplice copia: una resta esposta, l’altra, firmata dal Direttore dell’ufficio, è trattenuta dal Consegnatario e conservata in apposito schedario. L’elenco va costantemente aggiornato con aumenti e diminuzioni.

Scarico dei beni: eliminazione, vendita, furti e forza maggiore

Ogni diminuzione patrimoniale deve essere preceduta da un buono di scarico, rilasciato dall’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio su proposta di scarico dei Direttori d’ufficio, per i beni non più da conservare o divenuti inservibili. La proposta di scarico, distinta per categorie, deve contenere:

• numero di inventario;
• categoria;
• descrizione del bene;
• indicazione se il bene è da eliminare o da alienare;
• valore di carico;
• prezzo ricavabile dalla vendita, se alienabile;
• ragioni della proposta;
• eventuali verbali di fuori uso, furto o altri fatti rilevanti.

L’eliminazione dei materiali dichiarati fuori uso deve essere giustificata da un verbale di una commissione nominata dalla Giunta regionale. I beni da alienare restano in carico al Consegnatario fino alla vendita regolare.

Le mancanze o deteriorazioni per furto o forza maggiore devono essere documentate con verbali redatti in presenza di due testimoni, corredati dagli atti necessari a provare l’assenza di colpa del Consegnatario. Se il fatto costituisce reato, il verbale deve essere accompagnato dalla denuncia all’autorità di pubblica sicurezza competente. I verbali sono compilati dal Direttore dell’ufficio in contraddittorio con l’agente responsabile; se l’agente coincide con il Direttore, interviene un funzionario nominato dall’Assessore per le Finanze. Il buono di scarico è emesso in due parti: la Parte I resta al Consegnatario; la Parte II è restituita all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio dopo la dismissione e la registrazione nel giornale di uscita.

Giornali di entrata e di uscita

Per ciascuna categoria o sottocategoria di beni, il Consegnatario tiene aggiornati tanti giornali di entrata e di uscita quanti sono i relativi inventari. Nel giornale di entrata si annotano, tra l’altro, totale dei valori di carico, partite dei buoni di carico in ordine cronologico, descrizione dei beni, stato di conservazione, valore, ufficio di ubicazione, riferimento alle diminuzioni e annotazioni sulle cause dell’aumento. Nel giornale di uscita si annotano, in ordine cronologico, le partite dei buoni di scarico con numerazione progressiva, data e numero del buono, descrizione, stato di conservazione, numero di inventario e di entrata, valore, prezzo di vendita e cause della diminuzione.

Le registrazioni devono evitare correzioni e spazi bianchi; i beni vanno descritti singolarmente secondo il buono corrispondente. I giornali sono chiusi a fine esercizio finanziario o al passaggio di gestione, totalizzando le diminuzioni e riportando a nuovo la differenza tra carico iniziale, aumenti e diminuzioni.

Prospetti delle variazioni e rendicontazione annuale

Alla fine di ogni esercizio finanziario o della gestione, dopo la chiusura dei giornali e la verifica della corrispondenza con i buoni di carico e scarico, devono essere compilati:

• un prospetto delle variazioni per ciascuna categoria o sottocategoria, sul modello AF/10, con le variazioni in aumento e in diminuzione distinte per causa;
• un prospetto riassuntivo delle variazioni, sul modello AF/11, con consistenza iniziale, aumenti, diminuzioni e consistenza finale.

I prospetti sono compilati in triplice esemplare e trasmessi all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio entro il 15 marzo di ogni anno; in caso di cambio di Consegnatario, entro 15 giorni dalla consegna. L’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio li inoltra alla Ragioneria regionale per il controllo, che restituisce due esemplari vistati.

Passaggio di gestione tra Consegnatari

Quando cambia il Consegnatario, il Direttore dell’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio o un funzionario delegato, in contraddittorio con il Consegnatario cessante e con quello subentrante, deve chiudere i giornali di entrata e di uscita, accertarne l’esattezza e procedere alla ricognizione e alla riconsegna dei beni al nuovo gestore per lo stesso valore. I verbali di consegna, i prospetti di variazione e quelli riassuntivi devono essere trasmessi all’Ufficio Finanze, demanio e patrimonio entro 15 giorni dall’avvenuta consegna.

Rilievo pratico dell’atto

Il testo consolidato disciplina una materia amministrativo-contabile interna della Regione e ha oggi rilevanza soprattutto storica e di archivio, pur restando il riferimento formale della contabilità dei beni mobili regionali nel testo coordinato richiamato.