Parere del Garante n. 366 del 20/06/2024

Accesso civico a documenti su rimborso spese legali del Sindaco e polizza assicurativa del Comune

Il Garante si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 8, del d.lgs. 33/2013, su richiesta del Difensore civico della Regione Piemonte, in merito al riesame del diniego opposto da un Comune a una domanda di accesso civico generalizzato presentata da un’associazione di consumatori. L’istanza riguardava l’istanza di rimborso delle spese legali presentata dal Sindaco dopo l’archiviazione di un procedimento penale, nonché la polizza assicurativa dell’ente e la documentazione scambiata con la compagnia assicuratrice.

Contesto dell’istanza e criticità della motivazione comunale

Il Comune aveva negato integralmente l’accesso richiamando in modo generico l’art. 5-bis, comma 2, lett. a) e b), d.lgs. 33/2013, per il solo fatto che i documenti concernevano un procedimento giudiziario che aveva coinvolto il Sindaco. Il Garante osserva che una motivazione siffatta non è conforme alle Linee guida ANAC in materia di accesso civico, le quali richiedono una motivazione congrua e completa, idonea a consentire la valutazione dei limiti all’accesso e il successivo eventuale sindacato.

Polizza assicurativa e atti contrattuali con la compagnia

Per la polizza di assicurazione della responsabilità civile patrimoniale della pubblica amministrazione, comprensiva di allegati, scheda di copertura, condizioni di garanzia, estensioni, scheda tecnica e questionario compilato dal Comune, il Garante esclude che l’accesso possa essere negato per ragioni di protezione dei dati personali. Tali documenti attengono ai rapporti contrattuali tra il Comune e una società di assicurazione e i dati in essi contenuti non rientrano, in quanto tali, nella nozione di dato personale dell’art. 4, par. 1, n. 1, GDPR, riferita alle sole persone fisiche.

Resta fermo che il Comune dovrà valutare autonomamente l’eventuale sussistenza di altri limiti previsti dall’art. 5-bis, ad esempio quelli relativi a interessi economici e commerciali di soggetti giuridici.

Atti del procedimento penale: accesso escluso

Quanto agli atti del procedimento penale e ai relativi allegati, come decreti giudiziari, avvisi, relate di notifica, richieste del pubblico ministero, denuncia/querela e ricevute di deposito, il Garante richiama l’art. 5-bis, comma 3, d.lgs. 33/2013, secondo cui l’accesso civico è escluso nei casi di divieti di accesso o divulgazione previsti dalla legge. Tali documenti restano conoscibili secondo le regole processuali proprie, tra cui l’art. 116 c.p.p. e l’art. 51 del Codice privacy, che non possono essere derogati dalla disciplina dell’accesso civico.

L’Autorità richiama inoltre le Linee guida ANAC, secondo cui gli atti giudiziari e gli atti espressione della funzione giurisdizionale restano disciplinati da regole autonome. In più, gli atti in questione contengono informazioni relative a reati, ex art. 10 GDPR, e dati concernenti un procedimento penale archiviato: la loro ostensione tramite accesso civico può quindi determinare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali, con possibili ricadute negative sul piano personale e sociale del controinteressato.

Dati eccedenti: certificati, documento di identità e tessera sanitaria

Il Garante ritiene non ostensibili i certificati penali e anagrafici, il documento di riconoscimento e la tessera sanitaria del Sindaco, benché allegati alla documentazione trasmessa. Si tratta di dati personali eccedenti e sproporzionati rispetto all’oggetto della richiesta, la cui divulgazione, tenuto conto del regime di pubblicità dell’accesso civico, può comportare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali e anche esporre il soggetto interessato a rischi di furto di identità.

Corrispondenza e messaggistica: tutela della segretezza

Per le email, la corrispondenza tra Sindaco, Comune, dipendenti, assicurazione, difensore e uffici giudiziari, nonché per gli screenshot di chat di messaggistica istantanea, il Garante conferma la correttezza del richiamo all’art. 5-bis, comma 2, lett. b), d.lgs. 33/2013. La corrispondenza è infatti protetta anche dall’art. 15 Cost. e dagli artt. 616 ss. c.p., che tutelano la libertà e segretezza della corrispondenza, compresa quella informatica o telematica.

L’Autorità richiama le Linee guida ANAC, secondo cui la nozione di corrispondenza comprende non solo il contenuto dei messaggi ma anche i relativi allegati e i dati esteriori della comunicazione. Nel caso concreto, l’accesso determinerebbe un’interferenza ingiustificata nei diritti e nelle libertà dei soggetti coinvolti, anche perché la corrispondenza contiene riferimenti a un procedimento penale archiviato e vi è una legittima aspettativa di confidenzialità. Non è ritenuto praticabile nemmeno un accesso parziale, poiché l’oscuramento del solo nominativo del Sindaco non eviterebbe la sua indiretta identificazione.

Istanza di rimborso: conoscibile l’entità, non i dettagli eccedenti

Quanto all’istanza di rimborso delle spese legali, il Garante compie una distinzione rilevante. Da un lato, ritiene che in linea generale non possano opporsi motivi di protezione dei dati personali per negare la conoscibilità dell’entità del rimborso a carico del Comune e liquidato dalla compagnia assicurativa, tenuto conto del ruolo pubblico del Sindaco, del regime di trasparenza rafforzata per chi riveste incarichi politici e della minore aspettativa di riservatezza degli amministratori locali.

Dall’altro lato, restano non ostensibili le dichiarazioni rese dal Sindaco ai sensi del d.P.R. 445/2000 e l’atto di quietanza di pagamento dell’assicurazione, nella parte in cui contiene dati relativi al procedimento penale, codice fiscale e dati bancari con IBAN. Tali elementi sono considerati inconferenti rispetto alla domanda e la loro divulgazione sarebbe sproporzionata, in contrasto con l’art. 5, par. 1, lett. c), GDPR, oltre che idonea a determinare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali ex art. 5-bis, comma 2, lett. a), d.lgs. 33/2013.

Quanto alla parcella del difensore, il Garante osserva che, pur non essendo stato formalmente coinvolto il controinteressato nel procedimento di accesso, l’ostensione dei dettagli delle spese incontra comunque il limite della minimizzazione dei dati e della ragionevole aspettativa di riservatezza nel rapporto tra avvocato e assistito. Non viene quindi ammessa la divulgazione dei dettagli delle spese legali.

Esito del parere e indicazioni al Comune

Il Garante invita il Comune a rivalutare la richiesta di accesso civico, coinvolgendo i soggetti controinteressati, e a riesaminare il diniego integrale con una motivazione puntuale e distinta per ciascun documento o categoria di documenti. Le conclusioni del parere possono essere riassunte così:

• la polizza assicurativa e i documenti contrattuali con l’assicurazione non possono essere negati per protezione dei dati personali;
• gli atti del procedimento penale restano sottratti all’accesso civico;
• certificati, documento di identità e tessera sanitaria del Sindaco non sono ostensibili;
• email, chat e corrispondenza non sono ostensibili per tutela della corrispondenza e dei dati personali;
• è conoscibile, in linea generale, l’entità del rimborso riconosciuto al Sindaco;
• non sono ostensibili dichiarazioni, quietanze con dati bancari e fiscali, né la parcella nei suoi dettagli.

Resta ferma, secondo il Garante, la possibilità di valutare l’eventuale accesso documentale ai sensi degli artt. 22 ss. della l. 241/1990, se ne sussistono i presupposti di interesse diretto, concreto e attuale.